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請求書の種類

請求書の種類を確認しましょう。具体的な書き方は別の章でお伝えします。

適格請求書（インボイス）

適格請求書（インボイス）は、インボイス制度に則り、仕入税額控除を受けるために必要な記載事項が盛り込まれた請求書です。

具体的には以下の項目を記載する必要があります。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号（Tから始まる13桁の番号）
• 取引年月日（納品日）
• 取引内容（軽減税率の対象であれば、その旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称（宛名）

適格請求書を発行できるのは、消費税の課税事業者であり、かつ適格請求書発行事業者の登録を受けた事業者のみです。

なお、インボイス制度の開始に伴い、区分記載請求書は廃止されています。

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適格簡易請求書（簡易インボイス）

インボイスを発行できる事業者が以下の業種にあてはまる場合、適格簡易請求書（簡易インボイス）を発行することもできます。

• 小売業
• 飲食店業
• 写真業
• 旅行業
• タクシー業
• 駐車場業（不特定かつ多数の者に対するものに限る）
• その他これらの事業に準ずる事業で不特定かつ多数の者に資産の譲渡等を行う事業

その他の請求書

適格請求書以外の請求書には、以下のような種類があります。取引の内容や状況に応じて使い分けられます。

請求明細書

複数の取引をまとめて請求する場合に用いられることが多い請求書です。 個々の取引内容を明細として記載し、合計金額を請求します。請求明細書は、請求書と併用して発行される場合もあります。

請求書兼領収書

請求と同時に支払いが完了するような、主に個人に対する請求の際に用いられる形式です。適格請求書の形式を満たしていれば適格請求書として利用できます。領収書を兼ねているため、気をつけなければならないポイントもあります。

請求書の記載事項

請求書に記載する項目を押さえていきましょう。

宛名

請求書の送付先となる企業名または個人名を記載します。法人格も省略せずに正確に記載しましょう。担当者名もわかれば併記するとスムーズです。

なお、宛名（書類の交付を受ける事業者の氏名または名称）は、適格請求書（インボイス）では記載必須事項ですが、適格簡易請求書（簡易インボイス）では省略できます。

件名

「請求書」「御請求書」など、この書類が請求書であるとわかる件名を大きく書きます。

また、請求内容がひと目でわかるように、何に対する請求書なのかを簡潔に記載する欄を設けても良いでしょう。案件名や契約IDなどを併記することで、相手が請求内容を特定しやすくなります。

発行者情報

請求書の発行者である企業（事業者）名、所在地、電話番号、メールアドレスなどを記載します。店舗名だけでなく、正式な会社名を記載しましょう。

適格請求書等発行事業者登録番号

適格請求書を発行する場合、登録番号を記載する必要があります。登録番号は、税務署から交付される13桁の番号です。適格請求書発行事業者は必ず登録番号を記載しましょう。

事業者名と登録番号は、適格請求書（インボイス）と適格簡易請求書（簡易インボイス）いずれにも記載しなければなりません。

【関連記事：インボイス制度Q&A Vol.2】

請求日

請求書を作成した日付を記載します。請求日は、請求の効力が発生した日付を示します。

請求書番号

請求書を識別するための番号です。発行するごとに異なる番号を割り振ります。一連の番号で管理する場合のほかに、取引内容やカテゴリーごとに区分するなどのパターンがあります。

品目・単価

提供した商品やサービスの内容、数量、単価を記載します。品目は具体的に記載し、どのような商品・サービスを提供したのかが明確にわかるようにしましょう。

納品日

商品を納品した日、またはサービスを提供した日を記載します。一定期間の代金をまとめて1枚の請求書で記す場合、同じ商品を複数回納品したときは、納品日ごとにわけて記載します。

納品日（取引年月日）は、適格請求書（インボイス）と適格簡易請求書（簡易インボイス）いずれにも記載しなければなりません。

小計・消費税・合計金額

適用税率ごとに、商品・サービスの金額を合計した小計と消費税額を記載します。そして小計と消費税額の合計金額を記載します。消費税額が適用税率ごとに記載されていれば、小計は税抜・税込いずれで記載してもかまいません。

なお、適格請求書（インボイス）では小計の時点で適用税率をそれぞれ記載しなければなりませんが、適格簡易請求書（簡易インボイス）では省略できます。

また、適格請求書（インボイス）では適用税率ごとに消費税額を記載しなければなりませんが、適格簡易請求書（簡易インボイス）では税額の代わりに適用税率を書いても問題ありません。

源泉徴収税額

法人からの請求では源泉徴収されることはほぼありませんが、源泉徴収の対象となる取引の場合は、源泉徴収税額を記載します。源泉徴収がある場合、合計金額から差し引いた金額を請求します。

振込先

請求金額の振込先となる金融機関名、支店名、口座の種類（普通預金、当座預金など）、口座番号、口座名義を記載します。

支払（振込）期日

請求金額の支払期限を記載します。トラブルを避けるためにも必ず記載しましょう。

備考

その他、必要な情報を記載します。たとえば、振込手数料の負担、割引の適用、追加の依頼事項などです。備考欄は、請求に関する補足情報を記載する際に活用しましょう。

請求書の発行時期

請求書の発行時期は、取引の内容や契約によって異なりますが、一般的には以下のタイミングで発行します。

商品の販売・サービスの提供

商品を販売したり、サービスを提供したりした後に請求書を発行するのが一般的です。具体的には、以下のタイミングが考えられます。

商品の場合

• 商品を発送した日
• 商品が納品された日

サービスの場合

• サービス提供が完了した日
• サービス提供期間の終了日

商品やサービスを提供した直後に請求書を発行することで、スムーズな入金につながります。 また、取引内容が鮮明なうちに請求書を作成すれば、記載漏れや誤りを防ぐことができます。

契約内容による発行時期

契約書に請求時期が明記されている場合は、契約内容に従って請求書を発行します。たとえば、「月末締め翌月末払い」と契約している場合は、月末に締め処理を行い、支払処理に余裕が持てるよう、翌月初旬を目処に請求書を発行します。

請求日と支払期日の関係

請求書には、請求日と支払期日を記載します。請求日は、請求書を発行した日付です。支払期日は、取引先が支払うべき期限です。支払期日は、請求日から1ヶ月後や2ヶ月後など、取引先との合意に基づいて設定します。

請求日と支払期日を明確にすることで、入金遅延を防ぐことができます。

早期入金のための工夫

早期入金を促すためには、以下のような工夫が有効です。

• 早期入金割引を設定する
• 支払方法を複数用意する（銀行振込、クレジットカード決済など）
• 請求書に振込先情報を明確に記載する

これらの工夫をすることで、取引先にとって支払いがしやすい環境を整えることができます。

手書き請求書に必要なもの

手書きで請求書を作成するために必要なものは以下のとおりです。

• 請求書用紙（市販のもの、または自作のフォーマットを印刷したもの）
• ペン（黒または青色のインクを使用）
• 電卓（計算ミスを防ぐため）
• 印鑑（請求書に印鑑が必要な場合）
• 収入印紙（必要な場合）

手書き請求書の書き方手順

具体的な書き方の手順を以下に示します。

日付の書き方

請求書を発行した日付を西暦で記載します。

例：2025年1月1日

取引先情報（宛名）の書き方

取引先の正式名称と部署名、担当者名を記載します。「株式会社」などの法人格も省略せずに記載します。

発行者情報の書き方

自身の会社名、住所、電話番号、代表者名などを記載します。適格請求書・適格簡易請求書の場合は登録番号を忘れずに記載しましょう。

件名の書き方

「請求書」「御請求書」などのほかに、請求内容が簡潔にわかるように記載します。

例：「〇〇制作費」

品目・金額の書き方

提供した商品やサービスの内容、数量、単価、金額を明記します。品目や金額が複数ある場合は、それぞれを明確に区別して記載することが重要です。

記載事項の章も再度確認しながら、適切に記載してください。

消費税・源泉徴収税の書き方

消費税額と源泉徴収税額を計算し、それぞれを明記します。消費税の計算を間違えないように注意しましょう。

振込先の書き方

振込先の金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を正確に記載します。

印鑑は必要なのか

法的に印鑑は必須ではありませんが、取引先によっては印鑑を求められる場合があります。取引先の慣習に合わせて対応しましょう。

印紙の取り扱い

請求書には、基本的に印紙は不要です。請求書兼領収書の形を取る場合に、印紙が必要となることがあります。

収入印紙が必要な場合は、所定の金額の印紙を貼付します。

なお、デジタルデータで請求書を発行する場合は印紙は不要です。記載ミスや金額・消費税額等の計算の手間を考え、デジタルデータの請求書を作成することが主流になっていますが、紙ではなくデジタルデータで発行するメリットは印紙の必要性にも関係しているといえるでしょう。

請求書の書き方 パソコン（デジタル）編

パソコンで請求書を作成するほうが、現代では一般的な方法となっています。効率化だけでなく、正確性も向上するため、積極的に活用していくべきでしょう。

記載事項は手書きと同じ

デジタルで請求書を作成する場合でも、記載事項は手書きの場合と基本的に変わりません。宛名、件名、発行者情報、請求日、請求書番号、品目・単価、納品日、小計・消費税・合計金額、源泉徴収税額、振込先、支払期日、備考など、必要な情報を漏れなく記載しましょう。

とくに、適格請求書（インボイス）を発行する場合は、登録番号の記載が必須となります。記載漏れがあると、受け取ったお客さまが仕入税額控除の適用が受けられない可能性があるため、注意が必要です。

デジタルの場合収入印紙は必要ない

デジタルデータで請求書兼領収書を発行する場合、収入印紙は不要です。印紙税法の基本通達において、電子計算機を使用して作成された請求書については印紙税が非課税とされています。

ただし、作成した請求書を印刷して相手に渡す場合は、印紙税の課税対象となるため、印紙を貼付する必要があります。

デジタル請求書を作成するメリット・デメリット

デジタル請求書には、多くのメリットがあります。たとえば、修正が容易であること、データで管理できるため検索性が高いこと、郵送コストがかからないことなどが挙げられます。また、テンプレートを利用することで、作成時間を大幅に短縮できる点も大きなメリットです。

一方で、デメリットも存在します。デジタル請求書を作成する場合、セキュリティ対策に注意する必要があります。また、取引先によってはデジタルデータでの請求書を受け付けていない場合もあるため、事前に確認が必要です。

請求書作成ツールの種類

デジタル請求書を作成するためのツールは、さまざまな種類があります。

Excel・Wordなどオフィスソフト

Microsoft ExcelやWordなどのオフィスソフトは、比較的簡単に請求書を作成できるため、広く利用されています。テンプレートも豊富に用意されているため、初心者でも手軽に始めることができます。

無料の請求書作成ツール

インターネット上には、無料で利用できる請求書作成ツールが多数公開されています。これらのツールは、基本的な機能を備えているため、コストを抑えたい場合に利用すると良いでしょう。機能が限定的な場合もあり、注意が必要です。

クラウド請求書作成サービス

クラウド型の請求書作成サービスは、インターネット上で請求書の作成・管理・送付までを一元的に行えるサービスです。データのバックアップやセキュリティ対策も万全であるため、安心して利用できます。インボイスを発行する場合はサービスを導入するのが現実的です。

【小計】

10％対象　10,000円

8％対象　10,000円

【消費税】

10％消費税　1,000円

8％消費税　800円

【合計金額】

21,800円

【振込先】

〇〇銀行 〇〇支店 普通 〇〇〇〇〇〇〇〇

株式会社△△

【支払期日】

2025年2月28日

【備考】

振込手数料は貴社負担でお願いいたします。

サービス提供の請求書

【宛名】

株式会社〇〇

〇〇様

【件名】

御請求書

（請求内容を取りまとめて書く欄を設ける場合：ランディングページ制作・管理費用　◯月分）

【発行者情報】

株式会社△△

〒100-0000 東京都千代田区〇〇

TEL：03-xxxx-xxxx

適格請求書発行事業者登録番号：Txxxxxxxxxxxxx

【請求日】

2025年1月31日

【請求書番号】

20250101-002

【納品日・品目・単価】

【小計】

10％対象　330,000円

8％対象　0円

【消費税】

10％消費税　33,000円

8％消費税　0円

【合計金額】

363,000円

【振込先】

〇〇銀行 〇〇支店 普通 〇〇〇〇〇〇〇〇

株式会社△△

【支払期日】

2025年2月28日

【備考】

振込手数料は貴社負担でお願いいたします。

品目・項目の書き方ポイント

品目や項目は、取引内容が明確にわかるように具体的に記載することが重要です。あいまいな表現は避け、誤解が生じないように注意しましょう。

似たような品目がある場合は区別できるように書く

似たような品目がある場合は、「商品A」と「商品B」といったシンプルな品名ではなく、「商品A（赤）」、「商品B（青）」のように、色やサイズなどの具体的な特徴を追記して区別しましょう。

セットの場合は含まれるものを書く（備考欄でも可）

セット商品を販売する場合は、セットに含まれる商品を具体的に記載することで、取引内容の透明性を高めます。たとえば、「商品セットA（商品C、商品D、商品Eを含む）」のように記載するか、備考欄に「商品セットAの内訳：商品C×1、商品D×2、商品E×1」のように記載しましょう。

サブスク形式の場合は対象の期間を書く

サブスクリプションサービスを提供する場合は、請求対象期間を明記しましょう。たとえば、「〇〇サービス利用料（2025年1月分）」のように記載します。

備考欄の例文集

備考欄には、請求書本文に記載しきれなかった補足事項や、取引先への連絡事項などを記載します。以下に、具体的な例文をいくつか紹介します。

振込手数料の取り扱いを備考欄に書く場合

「振込手数料は貴社負担でお願いいたします。」

「振込手数料は弊社にて負担いたします。」

セットの内訳や商品・サービスに含まれるものを備考欄に書く場合

「商品セットAの内訳：商品C×1、商品D×2、商品E×1」

「ランディングページ管理費には、セキュリティ管理および解析ツールの分析費用を含みます。」

これらの例文はあくまでも一例です。自社の状況に合わせて適宜修正してご利用ください。

請求書控えの保管期間

請求書控えの保管期間は、法律によって定められています。主な関連法規と保管期間は以下のとおりです。保管期間は、確定申告書の提出期限の翌日から起算します。

上記に加えて、法人の青色繰越欠損金は10年間繰り越しができるため、実際には10年保存が原則と覚えておくと良いでしょう。

これらの法規以外にも、個別の契約で保管期間が定められている場合もあります。保管期間が重複する場合は、最も長い期間を適用する必要があります。また、税務調査や訴訟などに備えて、必要に応じて保管期間を延長することも検討しましょう。

適格請求書発行事業者の場合、納品書や領収書にも登録番号の記載が必要？

適格請求書発行事業者の場合、適格請求書（インボイス）には登録番号の記載が必須です。しかし、納品書や領収書には登録番号の記載は必須ではありません。ただし、取引先が適格請求書発行事業者である場合は、登録番号を記載することで、相手方の仕入税額控除の手続きがスムーズになります。そのため、可能な限り登録番号を記載することが推奨されています。

なお、納品書に適格請求書の記載事項を記入している場合は、適格請求書として利用することが可能です。

スムーズ・適切な請求書作成で取引先との信頼関係UP

この記事では、請求書の書き方について、初心者の方にもわかりやすく解説しました。請求書の種類、必須記載事項、手書きとデジタルそれぞれでの作成方法、テンプレート、送り方、保管方法など、網羅的に説明しました。請求書はビジネスにおける重要な書類です。正しく効率的に作成し、取引先との信頼関係を築きましょう。