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経理業務の改めて押さえておきたい基礎知識

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経理の仕事は説明の難しいものです。入金処理や支払手続など多岐にわたるため、新人教育するインストラクターが苦労しているのを毎年のようにみます。この記事では経理の仕事の基礎知識について詳しく解説します。

経理部に新入社員が配属された場合、まずは彼らに仕事内容の説明をしなければいけません。簿記の資格を取得して入社してくる社員もいますが実際の仕事は簿記の知識だけではこなせませんので、しっかり教育する必要があります。

会計の種類や目的、携わる仕事の意味を知っていれば体系的に仕事を理解でき成長スピードも速まります。

経理に関する基礎用語

まずは、経理の業務をするうえで欠かすことのできない基本的な用語について把握しておきましょう。

  • 仕訳
    借方(帳簿の左側)、貸方(帳簿の右側)に分けた取引を、勘定科目に定め帳簿に記録することです。基本的にお金の移動があるたびに伝票を作ったうえで仕訳を行います。経理の業務で最も基本的な業務のひとつです。
  • 帳簿
    会計や事務に必要なことについて書き入れる帳面のことです。経理では、仕訳帳、総勘定元帳などの「主要簿」と、小口現金出納帳、預金出納帳、買掛元帳、売掛元帳などの「補助簿」を扱います。
  • 勘定科目
    資産、負債、資本の増減やコスト、収益の発生などを記録する際の内容を表すものです。
  • 伝票
    お金の出納や取引内容、それらにかかわった関係者や責任者などを簡単にまとめた書類のことです。経理が主に扱う伝票には、仕入れ伝票、売り上げ伝票、振替伝票、入金伝票、出金伝票、仮払い伝票などがあります。
  • 貸借対照表
    期末の資産、資本、負債を記録した表で、バランスシートとも呼ばれます。
  • 総勘定元帳
    年間の勘定科目の、それぞれの明細のことです。
  • 損益計算書
    年間の収益、費用、利益、損失などの明細のことです。
  • 源泉徴収
    従業員の所得にかかる税金を給与や報酬から予め差し引くことです。
  • 小口現金
    社内に用意している少額の現金のことです。交通費精算やオフィスの備品購入などに使われます。
  • 売掛金
    後払いで販売した商品やサービスの売上金額のことです。
  • 買掛金
    後払いで購入した商品やサービスの支払金額のことです。
  • 決算
    年間の収入や支出から、損益を算出することをいいます。
  • 負債
    会社が抱えている借金のことです。支払い義務のあるお金全般を指します。
  • 未払い金
    現段階でまだ支払っていない経費のことを指します。
  • 未収金
    メインの営業活動以外の取引より発生した、後払いによる販売について、まだ支払いを受けていないものから売掛金を差し引いたものを指します。ただし、決算期後から1年以内に回収する予定があるものに限られます。
  • 立替金
    会社が一時的に立て替えているお金のことです。
  • 財務諸表
    決算報告書(決算書)とも呼ばれ、企業の財政状態をレポートするために作る報告書全般のことを指します。


経理があつかう会計の種類

経理があつかう会計の種類は複数あります。会社の規模によっては担当分けされていたり、境界があいまいな場合もあると思いますが、それぞれの特性と目的を知っておきましょう。

  1. 財務会計
    投資家や銀行など社外へ向けて情報を提供するための会計です。会社の財政状態や経営成績を示す決算書類を作成します。定められた会計基準に則して処理します。
  2. 税務会計
    税法に従って処理する会計で税務申告を主目的とします。財務会計とも密接に関係しています。会計と税務では認められる経費がちがいますし、税効果など決算処理の一連の流れで行う会社もあります。
  3. 管理会計
    会社の内部に向けた情報を提供するための会計です。その情報をもとに会社の上層部が経営判断をしたり業績予測を修正したりします。原価低減や業績改善の検討資料ともなり、予算の進捗や部門別の損益など会社ごとに管理方法は異なります。

通常の経理担当は「1.財務会計」からスタートします。財務会計は日常の入金や支払などの処理をルールに従い進めていくことが第一歩です。


財務三表とは

財務三表とは決算書類のうち「賃借対照表(B/S)」「損益計算書(P/L)」「キャッシュフロー計算書(C/F)」の3つを指します。財務会計はこの計算書類を会計基準に従って適正に作成することを目的としています。

  • 賃借対照表(B/S):資産状況がわかります。
  • 損益計算書(P/L):会計期間の利益がわかります。
  • キャッシュフロー計算書(C/F):資金状況がわかります。

経理の仕事はこれらの書類を正しく作成するための作業です。

財務三表についてより詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考にしてください。

しっかり押さえておこう!財務諸表とは



債権債務とは

経理の仕事に債権債務の管理があります。債権債務の管理は正しい決算の数字を出すうえでとても重要です。債権債務の管理に付随する仕事を確認しましょう。

債権

自社が他社に対して有する金銭要求の権利を管理することで、いわゆる売掛金の管理です。
売掛金の管理に付随する業務は次のようなものがあります。

  • 売上の計上
  • 請求書の作成
  • 請求債権の管理、未回収債権の把握
  • 入金処理
  • 受取手形やファクタリング、電子債権の管理と現金化
  • 領収書の発行

売上の計上・請求書の作成・入金処理などは本来営業の仕事ですが、規模の大きな会社でないと明確な線引きは難しく、経理担当の仕事となっている会社もあります。

債務

自社が他社に対して有する金銭支払いの義務を管理することで、いわゆる買掛金の管理です。

買掛金の支払いに付随する業務は次のようなものがあります。

  • 仕入れ先から交付された請求書の検収や支払
  • 締日に検収した買掛金の支払手続
  • 支払手形やファクタリング、電子債権の管理
  • 支払通知書の発行
  • 支払代金の領収書の回収

買掛金の検収は各部門が行い、支払処理は経理担当という会社もあります。仕入検収システムを導入している会社では各部門は検収作業までということも多々あります。

企業によっては取引先のマスタ管理や定期的な信用調査なども経理が管轄していることもあります。

例にあげた業務はすべて債権債務の管理にかかわる仕事で経理のルーチンの多くを占めます。債権債務の管理ができるようになると資金繰りも理解できるようになります。

月次決算と月間のスケジュール

財務会計では年次決算と月次決算があります。年次決算は決算書類を作成しますが、月単位でも資産状況や損益計算を行います。これを月次決算といいます。月次決算を行うために多くの業務があります。

例えば25日締翌20日払い、給与末日払いの会社の月間スケジュールをみてみましょう。


月間スケジュール

月初:小払い補充
10日:源泉徴収税と特別徴収の住民税の納付 
中旬:定時払いの振込手続(データ伝送)
20日:定時払い支払日(前月の定時払いにもとづいて支払)
25日:定時払いの締日
下旬:給与振込手続(データ伝送)
末日:給与振込 *月次締日

※小払いの精算・一般払いと入金処理は日々の業務です。

このスケジュールで進められるように支払手形を準備したり、逆に期日が到来する受取手形を取り立てたり、電子債権を現金化して支払資金を準備します。


まとめ

経理の仕事は多岐にわたり一通りのことができるようになるまでには覚えることが山のようにあります。

規模の大きな会社ですと分業が進んでいることもありますが、できれば月次決算を一人で組めるくらいの担当者が数人いると本決算もスムーズに進んでいき、安心です。


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