職場環境改善の鍵！ストレスチェックで高ストレス者に対応するための3ステップ

ストレスチェックで高ストレス者と判定された従業員がいる場合、対応の仕方に不安を感じることもあるでしょう。

本記事では、ストレスチェックでわかることや高ストレス者の特徴を解説し、企業が取るべき具体的な対応を３ステップで分かりやすく解説します。メンタルヘルス不調者の発生を未然に防ぎ、従業員が安心して働ける職場づくりに役立つ内容です。従業員のメンタルヘルス対策、生産性向上、離職率低下を目指したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

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ストレスチェックは、従業員のストレス状態を把握するだけでなく、メンタルヘルス不調を未然に防ぐための有益なツールです。ここでは、ストレスチェックで何がわかるのか、高ストレス者にはどのような特徴があるのかを解説します。

ストレスチェックは、従業員のストレス状態を把握し、メンタルヘルス不調を未然に防ぐことを目的としています。具体的には、以下の項目について評価を行います。

• 仕事のストレス要因：仕事の量、質、人間関係など、ストレスの原因となる要素を評価します。
• 心身のストレス反応：ストレスによって現れる心身の症状（イライラ、不安、疲労感、睡眠障害など）を評価します。
• 周囲のサポート体制：上司や同僚からのサポートの程度を評価します。
• 職場環境：職場の雰囲気、人間関係、設備などがストレスに与える影響を評価します。
• 個人の特性：ストレスへの感じやすさや対処能力など、個人の特性を評価します。

【関連記事：ストレスチェックは意味がない？　そもそもの目的と効果的な使い方は？ 】

ストレスチェックで高ストレス者と判定された従業員には、以下のような傾向が見られます。

高ストレス者を放置すると、従業員のメンタルヘルス不調による休職や離職、生産性低下、職場環境の悪化など、企業と従業員双方に悪影響を及ぼす可能性があります。

ひとりの従業員が高ストレス状態に陥り、パフォーマンスが低下したり休職が必要になったりすると、他の従業員の業務負担が増え、新たな高ストレス者を生む可能性があります。高ストレス者が発生しやすい組織では、このような悪循環に陥り、離職や生産性低下につながるケースも少なくありません。そのため、早めに対処することが重要です。
【関連記事：職場のメンタルヘルスと生産性　~その相互関係と改善策は？】

ストレスチェックで高ストレス者と判定された場合、放置すると従業員のメンタルヘルス不調による休職や離職、生産性低下、職場環境の悪化などにつながることが懸念されます。

高ストレス者への具体的な対応は以下の3ステップに分かれます。

1. 面談による状況把握と要因分析
2. 適切な支援策の実施
3. 集団分析と職場環境の改善

参考：労働安全衛生法に基づくストレスチェック制度実施マニュアル ｜厚生労働省

高ストレス者と判定された従業員に対して、まずは面談を実施し、現状とストレス要因を分析しましょう。面談では一方的な状況聴取ではなく、従業員の話をじっくりと聴く姿勢が大切です。ストレスの原因や症状、現在の業務状況などを把握し、そのうえで、今後の対応策を検討していきます。

• プライバシーに配慮し、個室で行う
• 面談の目的を伝え、リラックスできる雰囲気をつくる
• 否定的な言葉遣いは避け、共感する姿勢を見せる
• 記録を取ることや人事への報告義務について事前に伝える

高ストレス状態にある従業員は、不安や緊張を抱えている場合が多いものです。心を開いて話せるように、傾聴と共感の姿勢で接することが重要です。相づちを打ったり、うなずいたりしながら、従業員の言葉に耳を傾け、「つらい気持ちを話してくれてありがとう」など、共感や感謝の言葉を伝えるようにしましょう。

また、なかなか言葉にならず沈黙の時間があったとしても問題ありません。無理に話を聞き出そうとせず、従業員のペースに合わせて会話をすることが大切です。

過去の事例などを交えながら具体的な解決策を提示することで、従業員の不安を軽減し、前向きな気持ちを引き出すことができます。たとえば、「以前、同じような悩みを抱えていた方が、部署異動をきっかけに症状が改善したケースがあります。部署異動も一つの選択肢として考えてみませんか」などと具体的な解決策を示すことが重要です。

解決策の例を見てみましょう。

ただし、解決策を押し付けるのではなく、あくまで選択肢として提示し、従業員自身に選択させるようにしましょう。具体的な進め方は次項で解説します。

面談で得られた情報に基づき、高ストレス者に対して、適切で具体的な支援策を実施します。支援策は従業員の状況や希望に応じて、個別に検討する必要があります。主な支援策としては、以下のものがあります。

• 産業医・専門機関への相談窓口の設置
• 就業時間の調整や休暇取得の推奨
• 業務内容の見直しや配置転換

ステップ1で行った提案をより深め、実行に移しましょう。

必要に応じて、産業医や専門機関への相談を勧奨します。ただし、医療機関への受診を強制することはできません。あくまでも従業員自身の意思を尊重し、相談するかどうかは本人に判断してもらいましょう。

企業によっては、外部の相談窓口を設け、従業員がより気軽に相談しやすい環境を整えているケースもあります。外部相談窓口は、電話相談やメール相談、対面相談など、さまざまな形態があります。外部の専門機関を利用することで、従業員は、社内の人間関係に気を遣うことなく、安心して相談することができるでしょう。

産業医や専門機関等への橋渡しをする際には、「一人で抱え込まずに、専門家の意見も聞いてみませんか」といったように、従業員を励ますような言葉をかけることが重要です。

高ストレス状態の従業員に対しては、就業時間の短縮やフレックスタイム制の導入、休暇取得の推奨など、柔軟な働き方を検討しましょう。業務量を減らす、勤務時間を調整するなど、従業員の負担を軽減することで、ストレスを緩和できる可能性があります。

高ストレス者は、休暇を取得することに対して罪悪感を抱き、なかなか休暇を取れないケースも見られます。そのため、上司や同僚が積極的に休暇を取得するよう促すなど、休暇を取得しやすい雰囲気づくりをすることが大切です。また、年次有給休暇とは別に、リフレッシュ休暇制度など、従業員が心身ともにリフレッシュできるような休暇制度を導入することも効果的です。

「まずは、休暇を取って、ゆっくり休んでみてはどうでしょうか」と、具体的な提案をすることも効果的です。

ストレスの原因が業務内容にある場合は、業務内容の見直しや配置転換を検討します。業務の負担を軽減したり、ストレスの少ない業務へ変更したりすることで、従業員の負担を軽減できる可能性があります。

配置転換を行う場合は、従業員のキャリアプランや希望を考慮し、納得のいく形で進めることが重要です。たとえば、「営業部でのお客様対応がストレスになっているようであれば、事務職への配置転換も検討できますが、いかがでしょうか」といったように、具体的な提案を行いましょう。

ただし、合意のもと配置転換や業務量の調整を行ったとしても、その対応が本質的な問題解決につながらないというケースもあります。根本的な問題解決を行うには、ストレスチェックの結果の分析方法・PDCAの回し方を見直すことも一案です。

ストレスチェックの結果は、個人単位だけでなく、職場環境の改善にも役立ちます。集団分析を行い、職場全体の問題点を把握することで、より効果的な改善策を講じましょう。

集団分析を職場改善に役立てる具体的なポイントとして、以下が挙げられます。

• 集団分析で職場改善の的を絞る
• 風通しの良い職場環境の整備
• 業務負担の軽減と役割分担の見直し
• ストレスマネジメント教育の実施

ストレスチェックの結果から、部署や職種ごとに、ストレス要因となっている項目を分析します。たとえば、若手社員は「業務の難しさ」に、管理職は「長時間労働」にストレスを感じている、といった分析結果から、職場環境改善の的を絞り込むことができます。

集団分析の結果を従業員にフィードバックすることで、職場全体で問題意識を共有できるのも利点です。ただし、個人が特定できるような情報を開示することは避け、プライバシーに配慮する必要があります。集団分析の活用法については後述します。

高ストレス者を生み出さないためには、風通しの良い職場環境をつくる必要があります。日頃から上司と部下が気軽にコミュニケーションを取れるような機会を設けたり、従業員同士が相談しやすい雰囲気づくりを心掛けたりすることが大切です。

たとえば、定期的なチームミーティングやランチミーティングなどを開催することで、コミュニケーションの活性化を図れます。

業務負担の軽減と役割分担の見直しも、職場環境改善には欠かせません。たとえば、以下のような改善活動が考えられます。

• 業務の棚卸しと優先順位の見直し
• ITツール導入による業務効率化
• 業務の標準化・マニュアル化
• 柔軟な働き方の導入

本当に必要な業務、効率化できる業務を見極め、業務量そのものを減らす努力が必要です。業務の優先順位を明確化し、緊急度の低い業務は後回しにする、あるいは思い切ってやめることも検討しましょう。RPA（Robotic Process Automation）などのITツールを導入することで、定型業務を自動化し、従業員がより創造的な業務に集中できる環境を整えることもおすすめです。

業務内容を標準化し、マニュアルを作成することで、担当者以外でも業務に対応できる体制を整え、属人化による業務過多を防ぎます。業務の可視化にもつながり、業務量の適正化を図るうえでも有効です。

さらにテレワークやフレックスタイム制を導入することで、従業員が自分のペースで仕事を進められる環境を整え、ワークライフバランスの向上を促進します。

制度やルーティーンの変更は従業員に大きな影響を与えます。業務分担を見直す際には、従業員に意見を聞きながら納得のいく形で進めましょう。

従業員が自身のストレスに適切に対処できるよう、ストレスマネジメント教育を実施することも効果的です。

ストレスマネジメントとは、ストレスを溜め込まないための方法を学ぶことであり、具体的な方法としては、リフレッシュ方法やリラックス方法、タイムマネジメント術などがあります。

ストレスマネジメント教育は、外部の専門機関に依頼したり、社内で研修を実施したりするなど、さまざまな方法があります。従業員がストレスマネジメントについて理解を深めることで、セルフケアの意識を高めることができます。

【関連記事：メンタルヘルスを健康に保つには運動がいい？企業による取り組み事例も解説！】

高ストレス者を減らし、健康的に働ける環境をつくるには、個別の対応だけでなく、職場全体の環境改善が不可欠です。

そのための有効な手段として、集団分析の結果を職場環境改善に活かすことが重要になります。

集団分析では、職場環境や仕事内容に関するアンケート調査やストレスチェックの結果を集計し、部署や職位などの属性ごとに分析します。これにより、以下のようなことが明らかになります。

• 職場全体のストレスレベルや傾向
• 部署・職種ごとのストレス要因の違い
• 高ストレス者の割合が高い部署・職種
• 職場環境の問題点や改善点

たとえば、営業部はノルマ達成へのプレッシャーが大きく、精神的なストレスを抱えている従業員が多い、といった傾向が分かります。また、残業時間の多い部署では、睡眠不足や疲労感が高ストレスにつながっている可能性も示唆されます。

集団分析の結果は、職場環境を改善するための具体的な対策を立てるために活用します。具体的な方法としては、以下の3つのステップで進めることが有効です。

1. 課題の明確化と優先順位付け
2. 具体的な対策の実施
3. 効果検証と改善

まずは集団分析の結果に基づき、職場環境における具体的な課題を明確化します。この際、重要なのは、課題の優先順位付けです。緊急性や重要性を考慮し、優先順位の高いものから取り組むことで、効果的な職場環境改善を実現できます。

たとえば、ある職場の集団分析から「長時間労働の是正」「コミュニケーション不足の解消」「ハラスメント対策」といった課題を抽出し、優先順位を付けた場合は、以下のようになります。

優先度は職場の状況によって異なるため、正確なデータ収集と分析が重要になります。

明確になった課題に対して、具体的な対策を立て、実行します。この際、従業員の声を反映したり、専門家の意見を参考にしたりすることが重要です。また、対策の効果を測定するために定期的にアンケート調査やストレスチェックを実施し、状況を把握することも必要です。 具体的な対策例としては、以下のようなものがあります。

• 業務の標準化やIT化による業務効率化
• フレックスタイム制やテレワーク制度の導入による柔軟な働き方の促進
• コミュニケーション研修やチームビルディング研修の実施によるコミュニケーションの活性化
• 相談しやすい雰囲気づくりや相談窓口の設置によるメンタルヘルス対策の強化
• リフレッシュルームの設置や社内イベントの実施によるストレス軽減環境の整備

実施した対策の効果を、ストレスチェックの結果や従業員アンケートなどを活用して検証し、必要に応じて改善を加えましょう。効果が見られない場合は、対策内容の見直しや新たな対策の検討が必要です。また、効果が見られた場合でも、状況の変化に応じて、継続的な改善を心掛けましょう。

集団分析を職場改善に活用するための注意点はおもに以下の3点です。

• データの回収率を高め、正しく分析する
• 特定の部署や個人を批判する材料として使用せず、あくまで職場環境改善のためのツールとして活用する
• プライバシーに配慮し、個人情報保護を徹底する

データを利活用したいのにもかかわらず、肝心なストレスチェックの受検率が低いのは問題です。また、分析の手間や正確性、客観性の担保や情報管理の面から、集団分析に対応したストレスチェックツールを活用すると良いでしょう。

ストレスチェックの結果、高ストレス者と判定された従業員にはいち早く対応しましょう。それと同時に、高ストレス者を出さない職場づくりも重要な課題です。集団分析を効果的に活用することで、問題点を可視化し、より的確な対策が可能となります。

従業員の心身の健康を守り、生産性を向上させるためにも、集団分析を活用した職場環境改善に積極的に取り組んでいく必要があります。ストレスチェック制度を義務としてではなく、従業員が安心して働き続けられる、より良い職場環境づくりのための機会として捉え、積極的に活用していきましょう。