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【マンガ付き】人事・総務部の働き方改革は電子申請業務から

現在、スマートフォンやGPS機能に対応した様々なアプリやクラウドシステムが存在します。
従業員データや就業データをAPI連携ソフトと連携させることで、スマートに労務管理業務を行えるようになっているのをご存知でしょうか。

例えば、社会労働保険や所得税をはじめとする各届出書などは大変労力がかかる範囲です。管轄の年金事務所や税務署に届出をするにも移動時間や待ち時間がかかります。またこちらについては2020年4月から「大法人の電子申告義務化」が開始されることもあり、ぜひ電子申請から業務プロセスの効率化をはじめませんか。

電子申請以外の業務に関しても段階ごとに、システムで改善できる例がありますのでご紹介いたします。

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e-Gov電子申請とは?

e-Govは、各府省がインターネットを通じて提供する行政情報の総合的な検索・案内サービスの提供、各府省に対するオンライン申請・届出等の手続の窓口サービスの提供を行う行政のポータルサイトです。
2006年4月から『e-Gov電子申請システム』の運用が開始となっており、これまで紙によって行われていた各府省が所管する様々な行政手続をインターネットを利用して、自宅や会社のパソコンを使って申請・届出を行うことができるため、複数の府省へ申請・届出を行う場合に、まとめて申請・届出を行うことができるので便利です。

現在、政府では社会保険等の行政コスト削減や、手続きのオンライン化の推進をしており、大法人(資本金又は出資金の額が1億円超の法人等)については、2020 年4月1日以降に開始する事業年度又は年度より、電子申請の義務化が決定しています。(※社会保険労務士又は社 会保険労務士法人が大法人の事業所に代わって手続を行う場合も同様)

これまで電子化がなかなか進まなかった、または浸透していない理由として、e-Gov上の画面1枠ずつの手入力である、申請工程が多い、不備はやり直し(返戻)となり面倒・・・ということがありましたが、今現在はAPI連携対応の労務管理システムと組み合わせることで、固定業務効率化の期待ができる範囲として再び注目が集まっています。事前に電子申請証明書の取得を行えばすぐに始められるようになっていることや、クラウド対応であるため、保険料率変更、労働法改正、新たな法律の施行など最新情報への更新作業も不要といったメリットもあります。

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これからの総務・人事担当者の業務とは?業務改善モデルの例

【社会保険や労働保険関連の申請業務】

クラウド対応のAPI連携が可能な労務管理システムを導入すると、従業員が自らスマートフォンから身上申告できる環境になります。総務担当者は従業員情報のチェックと修正をするだけです。入社や退社、結婚や出産といったなどの従業員のライフイベントの度に発生する、雇用保険、社会保険の手続きはAPI連携することでe-Gov電子申請もスムーズになるため2重入力の必要がなくなります。
特に、「高年齢雇用継続給付支給申請書」や「育児休業給付金」といった継続給付は、前回申請したデータをそのままe-Gov側へ2次引用することができるため、申請書作成時間を大幅に削減。また、一度申請した内容が行政機関においてエラーとなっても前回の内容を再利用した再申請ができます。情報を有効活用し、重複業務のカットができます。
クラウド対応のAPI連携ソフトであれば、面倒なPCやブラウザの設定は不要です。事前の電子申請証明書は別途準備が必要ですが、URLをクリックすれば、すぐに電子申請が始められます。また他のメリットとして、保険料率変更、労働法改正、新たな法律の施行などの更新作業を行う必要もなくなることがあります。

【就業・勤怠管理】

タイムレーコーダーと連動する勤怠集計システムと承認ワークフローを併用すると、有休や残業申請などが部署内で承認されますので効率が上がります。また、残業時間が多い傾向にある従業員に対して、今月はあと何時間残業が可能か、勤務間インターバル制度に則した勤務は、何時間後の出社になるかなどの告知や全体の勤務状況チェックも瞬時に行えるため、事前の抑止に効果的です。

近年では、GPS対応の就業管理アプリも出てきており、スマホやタブレット端末を使用した休暇申請や労働時間管理が一般的になっており、多彩な打刻方法で労基対策も万全です。オフィスの外で勤務する営業職や、在宅勤務やサテライトオフィスの設置や出向先があるといった企業であれば、メリットはより大きくなります。これを前提とした就業規則の見直しなどの検討もおすすめです。

【給与計算・明細通知と振込】

クラウド対応の給与システムなら、マイナンバーを含む従業員情報を、データセンターで安全に管理ができます。給与計算は承認済の勤怠データを取り込み、給与システム側で計算された金額等をチェックするだけです。銀行への振込処理はFBシステム経由で支払依頼をし、明細書データはペーパーレス化で従業員へ通知できます。PDFファイルでのメール配信やアクセス権がついたフォルダでPCやスマートフォンから参照させる環境構築も可能です。

【年末調整】

年末調整の時期が近付いたら、従業員が自らの申告情報をスマートフォンにて登録。クラウド対応の労務管理システムに情報があがるため、担当者はチェックするだけです。クラウド対応だからこそ、期限までの申告書の回収や修正のやり直しが不要になることや、その年度の法改正による申告書の新様式もスムーズに適用され、リアルタイムな処理で情報を収集することができ、処理効率が上がります。また、「給与所得の源泉徴収票(法定調書合計表)」、「給与支払報告書(個人別明細・総括表)」の作成後は、そのまま給与システムからe-TAX、eL-TAXにて電子申告まで一貫して行うことが可能になっていますので、税務署や市区町村の窓口へ足を運ぶことや待ち時間もなくなります。

快刀麻子の「業務フローと連携イメージ」

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まとめ

このように、日々の従業員からの打刻データや承認データ、身上情報や申告情報がベースとなり、申請業務や支払業務がスムーズにできるようになっています。環境の構築さえしてしまえば、ハローワークや年金事務所、税務署などの窓口での手続きや郵送手配作業もほぼなしで進められるのです。これまで人手や日数をかけていた作業がたったの半日で終わるかもしれません。
また、企業の状況や担当者の業務の範囲によっては、支払業務や申請も在宅勤務でも充分に対応可能かもしれません。

ITは日々進歩しています。費用対効果の出ない業務は何でどんな効率化ができるのか?代わりにどんなコア業務に労力をシフトしなければいけないか?見直すべきところや優先順位があるはずです。是非チェックしてみてください。