雇用契約書って絶対に必要？記載事項や注意点・労働条件通知書との違い

人を雇う場合には、雇用に関する契約を結ぶことになりますが、このときに交わされる書面が雇用契約書です。経営者や担当者は、法律的に雇用契約書を必ず書面で取り交わす必要があるのかどうかについて知っておく必要があるでしょう。また、雇用契約書にはどのような内容を記載する必要があるかについて、正しく認識しておくことも大切です。本記事では、雇用契約書について解説します。

雇用契約書とは、雇用契約を交わした事実を記載する書面のことです。契約書となるため、契約内容が記載されることになります。雇用される者と企業との間に誤解が生じないようにするためには、書面で雇用条件を記載して取り交わすことが有効です。記載内容と合意した契約条件に相違がないことをお互い明確にするために、双方が署名・捺印をします。雇用契約書は、労働条件に関するトラブルが生じた際に重要になるため、紛失しないよう大切に保管しておくことも重要です。

雇用契約そのものは、書面の取り交わしがなくても成立します。そのため、雇用契約書は法律上、作成する義務はなく罰則もありません。しかし、書面で残していなければ労働条件に関するトラブルが発生した場合「言った」「言わない」の水掛け論になってしまう可能性もあります。そういったトラブルを未然に防ぐためにも、雇用契約書を作成することは重要です。

雇用に関する書類としては、「労働条件通知書」というものもあります。労働条件通知書は、労働基準法に規定されている書類です。雇用契約を締結した際に、労働条件を示した書面を交付することが、労働基準法で義務付けられています。書面を作成し交付しなければ、法律違反となり罰金は、30万円以下です。一般的な雇用契約書は、労働条件に関しても記載されています。そのため、「雇用契約書と労働条件通知書の違いがよくわからない」という人もいるのはないでしょうか。

雇用契約書は、「双方で取り交わす契約書」という位置づけです。一方で労働条件通知書は、「企業側が一方的に通知する目的で交付」する書類になります。一方的な通知では、雇用された側と雇用する側で認識の違いが生じる可能性も否定できません。トラブルを避けるためには、労働条件通知書だけでなく雇用契約書を作成して取り交わすことが有効です。また、労働条件通知書と雇用契約書を一体にして「雇用契約書兼労働条件通知書」とする方法もあります。

雇用契約書を作成する場合は、記載すべき事項をしっかりと網羅することが重要です。特に、労働条件通知書作成時、必ず記載することが求められている事項は、もれなく記載する必要があります。また、労働条件通知書には必須ではないが記載したほうがよい記載事項もあるため、正確に理解して作成することが大切です。雇用契約書や労働条件通知書、労働条件通知書兼雇用契約書などの記載事項はほとんど変わりません。

絶対的記載事項とは、必ず書面に記載して交付すべき事項のことです。この項目に関しては、口頭説明だけで済ませることは認められていません。絶対的記載事項は、以下の9つあります。

#1雇用期間
期間の定めや更新の有無、期間満了時期などを記載します。

#2給与の金額
月給や日給、時間給などについて明示します。

#3給与の支払い時期
給与は、その支払い方法だけでなく時期まで記載することが必要です。

#4退職の取り扱い
「定年があるかどうか」「自己都合退職は退職する何日前にまでに届ける必要があるか」などについて記載します。

#5休憩・休日
1日における休憩時間などを記載し、休日は毎週の休日や祝日の扱いなどについて明示します。

#6所定労働時間を超える労働の有無
残業の可能性や、所定外労働した場合の賃金割り増し率などを記載します。

#7就業場所
具体的に業務を行う就業場所について明示することが必要です。

#8従事する業務内容
「どのような内容の業務を行うのか」について具体的に内容を記載します。

#9始業・終業時間
始業時間と就業時間を明確に記載することが必要です。

相対的明示事項は、絶対的明示事項のように必ず記載しなければならない事項ではありません。該当する項目がある場合は、明示する必要がある事項です。必ずしも書面に記載する必要はないとされていますが、トラブルを避けるためにも記載しておいたほうがよいでしょう。相対的明示事項は、以下の8つあります。

#1賞与や各種手当
賞与や各種手当に関しては、基本賃金だけでなく賞与や手当がある場合も記載します。

#2退職手当
退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払方法、支払日などを明示します。

#3労働者の費用負担が発生するもの
食費や作業用品などに関する労働者の費用負担があれば、明示します。

#4安全衛生
安全衛生に関する事項の記載が必要です。

#5職業訓練
該当する場合があれば、職業訓練に関する事項を明示します。

#6災害補償・業務外の傷病扶助
災害補償や業務外の傷病扶助に関して該当する事項があれば記載します。

#7表彰・制裁
表彰や制裁に関する定めがある場合は、明示しておきましょう。

#8休職に関する事項
該当する場合は、記載します。

雇用契約書を作成するにあたっては、製本や押印などについてもしっかりと対応することが重要です。契約書は、2通作成して雇用される者と雇用する会社側がそれぞれに署名・捺印して双方で保管します。契約書の書類が1枚ではなく2枚以上になる場合は、契印を押したり、袋とじにしたりするようにしましょう。

雇用契約書は、一般的に紙で作成するものです。ただし、2019年4月から、「労働条件の明示は書面でなくてはならない」という条件が緩和されています。条件緩和によってFAXやメール、さらにはSNSなど受け取った側が書面として印刷できるものであればよいことになりました。業務効率向上や情報共有の即時性などの観点から、メールやSNSなどを利用したほうがよいケースもあるため、書面交付以外の方法を検討してみることも有効でしょう。

雇用契約書は、雇用形態によって記載内容が変わる可能性があります。ここでは、雇用形態別の雇用契約書作成に関する注意点について紹介します。

まず、雇用形態が正社員の場合です。正社員の場合は、転勤に関して明記する必要があることを認識しておきましょう。「転勤があるのか」「地域限定社員なのか」について記載します。また、勤めている間に業務内容が変更される可能性があることも記載しておくことが大切です。さらに、使用期間がある場合は、その期間中における労働時間制や年次有給休暇などについての条件も記載するようにしましょう。これらを記載することによって、トラブルを防ぐことが期待できます。

続いて、雇用形態がパートやアルバイトである場合における雇用契約書作成の注意点です。まず、雇用期間に関することはしっかりと記載しましょう。「無期契約か」「有期契約か」「契約更新はどのような取り扱いになるか」などについて明記します。また、パートタイム労働法第6条の定めにより、昇給、賞与、退職手当の有無、さらには「短時間就労者の雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口」が求められます。これらの項目を記載しない場合は、10万円以下の罰金が科されることになるため注意しましょう。

雇用契約書作成は、義務ではありませんがトラブル防止のため作成して取り交わすことは有効です。一方、労働条件の明示は罰則規定もある義務となるため、書面や定められた方法での明示が必要となります。「知らなかった」では済まないため、経営陣や担当者は正確な知識を持ち、常に最新の情報を取得したうえで正しい対応をすることが求められるでしょう。正確で最新の情報を受け取るために、メールマガジン購読をおすすめします。