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企業担当者が知っておきたい!就業規則の作成・運用の要点(労働時間管理、テレワーク)

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労働時間管理は、①時間外労働の罰則付き上限規制の問題、②残業代の問題、及び③健康管理の問題と、様々な分野において問題になります。
コンプライアンスの観点からも、これを遵守していく仕組みを作ることが重要です。

では、その仕組みとしての就業管理はどのように作成すればよいのでしょうか?
企業側労働法弁護士が、就業規則の基礎知識と実務のポイントを解説します。

1 就業規則の基礎知識

⑴ 就業規則を作成・運用する重要性

事業場単位で常時10人以上の労働者を使用する使用者(企業)は、労基法上、就業規則の作成義務と行政官庁(労基署)への届出義務が課されています。
企業担当者の中には、「当社の従業員数は10名未満であり、就業規則を作成する必要がないので、就業規則はありません」という誤解をされている方がいますが、就業規則を作成する義務と必要性は、分けて考える必要があります。
就業規則は、合理的な労働条件を定め、かつ、これを従業員に周知している場合、当該就業規則の内容が労働契約の内容になります。他方、懲戒処分のように、就業規則に定めがなければ、有効に行うことはできないものもあります。
そのため、就業規則は、労働契約書等とともに、従業員の労働条件を定める重要なものであり、従業員が10人未満であったとしても、作成することが重要です。

⑵ 就業規則と他の規定との優先関係

従業員の労働条件は、就業規則だけではなく、労働契約書、(労働組合員である場合は)労働協約でも定められることがあります。
各規定間で、齟齬がある場合の優先関係は、原則として、以下のとおりです。

労働契約<就業規則<労働協約<法令

ただし、例外として、以下のルールがあります(労働協約に関するものは省略します)。

  • 就業規則を下回る労働条件を規定した労働契約→就業規則の内容を優先(労働契約の当該定めは無効)
  • 就業規則を上回る労働条件を規定した労働契約→労働契約の内容を優先

このように、就業規則は、企業における労働条件の最低ラインを設定するものですので、企業担当者としては、就業規則と労働契約書の整合性をチェックすることが重要です(顧問先から相談を受ける際、まずは就業規則や労働契約書の記載内容を確認することから始めることが多いです)。

⑶ 各企業の特色(規模、業種)に沿った就業規則を作成・運用することの重要性

以上は、就業規則に関する基礎知識ですが、就業規則は、企業の規模(大企業か中小企業か)や業種等によって、バリエーションが出てくるものです。

そのため、企業担当者としては、就業規則の内容が当該企業の実態に沿っているかを確認し、運用していくことが重要です。
また、スタートアップにより、就業規則の作成を行う企業担当者の場合、当該企業の働き方に沿った、オーダーメードの就業規則を作成していくことが重要です。
次項からは、労働時間(テレワーク)に関する、就業規則にまつわるポイントを説明します。

2 労働時間とは何か

(労基法上の)労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。これに該当するかは、労働者の行為が使用者の指揮命令下に置かれたものと評価できるか否かにより、客観的に決まります。そして、使用者による指示は、明示だけではなく、黙示の指示も肯定されます。

例えば、研修の受講も、(明示または黙示に)参加が義務付けられている場合、当該時間は使用者の指揮命令下に置かれていると評価され、労働時間となります。

3 就業規則の作成・運用の要点(その1:基礎知識)

⑴ 労働時間管理の原則的な方法

実務上、企業担当者として、労働時間をどのような方法で把握(管理)するかが問題となります。
この問題について、厚労省による「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(2017年1月20日策定)(以下、「適正把握ガイドライン」)が参考になります。
適正把握ガイドラインによると、始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法として、

ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
イ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

が挙げられています。自己申告制は、例外的な方法とされています。
なお、適正把握ガイドラインの対象に、管理監督者やみなし労働時間性が適用される労働者は含まれていませんが、労働安全衛生法上、これらの労働者も含め(ただし、高プロ適用者は除く)、労働時間の状況を把握する義務が課せられました(2019年4月施行)。なお、高プロ適用者に対しては、健康管理時間を把握する義務が課せられています。

⑵ 就業規則の規定例

新型コロナウイルスの影響、及び、2030年に向けて導入が予定されている5G(超高速、超低遅延、同時多数接続)により、働き方が多様化されることから、今後、テレワークを導入する企業が増えていくことが予想されます。
そこで、労働時間管理に関する就業規則例について、厚労省が公表している、「テレワークモデル就業規則〜作成の手引き〜」を参考にします。
なお、テレワークを導入する場合、就業規則と一体になるものとして、別途、テレワーク就業規則(テレワーク規程)を作成し、始業・終業時刻、休憩時間(中抜け時間)、情報管理、通勤費や通信費の負担に関する規定等を定めておくことが重要です。
以下は、フレックスタイム制、事業場外労働のみなし制、及び裁量労働制の適用はないことを前提にします。

(業務の開始及び終了の報告)
第10条 在宅勤務者は就業規則第○条の規定にかかわらず、勤務の開始及び終了について次のいずれかの方法により報告しなければならない。
⑴ 電話
⑵ 電子メール
⑶ 勤怠管理ツール

(時間外及び休日労働等)
第8条 在宅勤務者が時間外労働、休日労働及び深夜労働をする場合は所定の手続を経て所属長の許可を受けなければならない。
2 以下略

⑶ 就業規則の内容

第10条は、勤務の開始及び終了時刻の把握方法を規定したものです。
第8条は、残業の許可制を採用する規定です。

4 就業規則の作成・運用の要点(その2:実践)

⑴ 労働時間管理の運用の要点

運用の要点は、勤怠管理ツール等により把握した労働時間数が実態(実労働時間数)と合致しているかについて、実態調査をし、必要に応じて労働時間を補正することです。
特に、テレワークのように、オフィス以外で勤務する場合、上司が部下の働きぶりを直接確認することは容易ではありません。
そのため、当該従業員の労働時間の実態を調査できるよう、勤怠管理ツール等以外の、他の客観的な方法(例えば、会社貸与のパソコンのログ記録等)を保存しておくべきといえます。また、定期的に、勤怠管理ツールに登録された労働時間数が実態(実労働時間数)と合致しているかについて、確認してもらい、誤りがあれば修正してもらう(誤りがなければその旨報告してもらう)ことも検討に値します。
なお、企業として効率化を求めるあまり、従業員が(これを忖度する等して)過少申告(いわゆるサービス残業)をしないよう、社内周知を徹底しておくことも重要です(実労働時間数を把握していない場合、残業代不払等の訴訟リスクが高まります)。

⑵ 残業の許可制の運用の要点

残業代請求リスクを下げるために、就業規則例第8条のように、残業の許可制を導入することが考えられます。
もっとも、企業においては、就業規則上、このような制度はあるものの、実務上、運用が厳格になされていないケースが散見されます。
この場合、裁判所は、従業員が実際に残業していた場合、従業員からの残業申請がなかったことをもって、残業がなかった(残業代は発生していない)と判断することは、ほとんどありません。
企業担当者から、「当該従業員は、所定終業時刻後も残業申請をせずに、勝手に残業していたのであるから、残業代を支払う必要はないのではないですか」という質問を受けることがあります。
しかし、労働時間に該当するかは客観的に決まることからすると、このような反論は難しいことが分かります。すなわち、企業担当者又は当該従業員の直属の上司は、当該従業員が所定終業時刻後も仕事を続けていたことを認識したにもかかわらず、これを放置していたのですから、少なくとも使用者による黙示の指示があったと認められることになります。
なお、テレワークの場合の残業時間について、厚労省による、「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」(平成30年2月22日策定)が参考になりますので、ご参照下さい。

⑶ 実務対応

では、企業担当者として、何をすべきだったのでしょうか。
それは、所定終業時刻後も会社に残って仕事をしていることに気付いた時点で、当該従業員に対して、①在社理由を聞いた上で、②当該業務を残業してやるべきものかについて、確認し、③必要であれば残業をさせ、不必要であれば残業をさせない(退勤させる)、という運用をするべきでした(仮に、在社の理由が業務以外のものであれば、退勤させます)。
もっとも、単に残業を禁止すれば良いかというと、簡単な話ではありません。仮に、従業員数に比べ、業務量が過大、又は納期が不適切な企業では、構造的に長時間労働の原因があると評価せざるを得ません。この場合、全社的に業務内容及び業務効率を見直すことも検討すべきです(構造的に長時間労働の原因の有無を知るためにも、客観的に労働時間を把握することが重要です)。

5 企業担当者が就業規則の作成・運用を再点検することの重要性

労働時間管理は、①時間外労働の罰則付き上限規制の問題、②残業代の問題、及び③健康管理の問題と、様々な分野において問題になります。この重要性は、オフィスに出社する従業員、テレワークを行う従業員、外回りが多い従業員等、いずれも共通です。
また、労基法違反の場合、刑事罰を科される可能性がありますので、コンプライアンスの観点からも、これを遵守していく仕組みを作ることが重要です。
企業担当者におかれましては、労働時間管理に関する就業規則の作成・運用について、再点検をする機会になりましたら幸いです。

弁護士 飯島 潤(いいじまじゅん)

  • 多湖・岩田・田村法律事務所。第一東京弁護士会労働法制委員会委員。経営法曹会議会員。使用者側から労働問題を取り扱う。労働法務に関するセミナー講師も務める。
  • 著書に、『詳解 働き方改革関連法』(共著、労働開発研究会、2019年)、『Q&A労働時間・休日・休暇・休業トラブル予防・対応の実務と書式』(共著、新日本法規、2020年)。
  • URL:http://www.tamura-law.com/

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