【法人向け】クラウド会計ソフトの選び方と導入前に確認すべき4つのポイント

インストール型はオフライン環境でも動作する利点がありますが、特定のパソコンでしか作業できないという制限が伴います。一方、クラウド型はインターネット環境さえあれば、OS（WindowsやMac）を問わずどの端末からでもログインして作業できるという決定的な違いがあります。

【関連記事：インストール型の会計ソフトとは？　クラウド型との違いやメリット・デメリットを比較】

法人がクラウド会計ソフトを導入するメリット

法人がクラウド型の会計ソフトを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。とくに日々の経理業務の効率化において、以下の点が大きな強みとなります。

第一に、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携による自動仕訳機能です。利用明細をシステムが自動で取得し、勘定科目を推測して仕訳を提案してくれるため、手入力による手間と入力ミスを大幅に削減できます。

第二に、税制改正や法令変更への迅速な対応が挙げられます。消費税率の変更や新しい税制が施行された際も、クラウド型であれば自動的にシステムがアップデートされるため、ユーザー側で特別な更新作業や追加パッケージの購入を行う必要がありません。

第三に、データ共有の容易さとデータ消失リスクの低減です。データは強固なセキュリティが施されたクラウドサーバー上に保存され、自動でバックアップが行われます。そのため、社内のパソコンが故障したり紛失したりしても、会計データを失う心配がありません。また、顧問税理士や公認会計士にアカウントの権限を付与するだけで、リアルタイムに同じ会計データを共有できるため、月次決算や確定申告時のデータのやり取りが非常にスムーズになります。

料金体系とコストパフォーマンス

クラウド会計ソフトの料金体系は、主に月額払いまたは年額払いとなっており、初期費用は無料であることが一般的です。しかし、基本料金だけで判断するのは危険です。利用するユーザー数（ID数）の追加や、オプション機能の利用によって追加費用が発生する場合があるため、トータルコストで比較する必要があります。

たとえば、基本料金が安くても「3名以上の利用から1IDごとに課金される」といった従量課金制を採用しているソフトもあります。自社でシステムを利用する人数と、将来的な増員予定を踏まえたうえで、費用対効果（コストパフォーマンス）が最も高いプランを選択しましょう。

セキュリティ対策は万全か

企業の財務データや従業員の個人情報、取引先の情報など、機密性の高いデータをクラウド上に保存するため、セキュリティ対策の強固さは絶対に妥協できないポイントです。通信データの暗号化、ファイアウォールの設置、2段階認証の導入、定期的な自動バックアップ機能などが標準装備されているかを確認してください。

また、クラウドサービスを選定する際は、サービス提供事業者が適切な情報セキュリティ管理体制（ISMS認証の取得など）を構築しているかをチェックすると安心です。

日々の業務が円滑化されるか

実際にシステムを操作する経理担当者にとって、画面の見やすさ（UI）や操作性（UX）は非常に重要です。どんなに多機能であっても、入力画面が複雑で使いにくければ、かえって作業時間が長引いてしまいます。多くのクラウド会計ソフトでは無料トライアル期間が設けられているため、本格導入の前に必ずテスト利用を行い、実際の画面の動きやレスポンスの速さを経理担当者自身に体感してもらうことをおすすめします。

AI機能をチェック

日々の入力業務をどれだけ削減できるかは、クラウド会計ソフトに搭載されているAI（人工知能）機能の精度に大きく依存します。銀行口座やクレジットカードの明細データを自動取得した際、AIが過去の仕訳履歴やビッグデータから適切な勘定科目を推測し、自動で仕訳を提案してくれるものもあります。

さらに、スマートフォンで撮影したレシートや領収書の画像をOCR（光学式文字認識）技術とAIで解析し、日付や金額、取引先を自動入力する機能も普及しています。AIによる学習機能が優れているソフトほど、使い込むにつれて手入力の手間が限りなくゼロに近づき、経理業務の大幅な時短を実現できます。AIの推測精度や学習のスピードも、比較検討の重要な要素としてチェックしておきましょう。

AIアシスタントが質問に答えてくれるサービスを備えているものもあります。ソフトの使い方で困ったときに気兼ねなく相談できるため、これからはAIサポートの機能があることも選択基準に入ってくるでしょう。

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応

近年の法改正に伴い、会計業務のデジタル化は避けて通れません。とくに、インボイス制度（適格請求書等保存方式）と改正電子帳簿保存法への対応は、法人にとって必須の確認事項です。

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応においては、会計ソフトそのものだけではなく、販売管理や文書・証憑管理などの周辺システムとの連携が鍵を握ります。

会計ソフトを選ぶうえで、

• 周辺システムとシームレスにデータ連携できるか
• 会計から販売、証憑管理までをシリーズで提供しているか

という点を意識しておくと、法令対応と業務効率化を同時に実現できておすすめです。

顧問税理士・会計士とのデータ共有方法

法人の決算や税務申告を税理士に依頼している場合、会計ソフトのデータをどのように共有するかが業務効率に大きく影響します。顧問税理士がすでに利用している、あるいは推奨しているクラウド会計ソフトを選ぶのが最もスムーズな方法です。

クラウド会計ソフトであれば、税理士に専用のアカウントを付与するだけで、リアルタイムに帳簿の共有が可能になります。導入前に、顧問税理士がそのソフトの操作に慣れているか、また税理士向けの無料アカウント招待機能が備わっているかを必ず確認してください。

アップデート・サポート体制

クラウド会計ソフトは、税制改正や機能改善に合わせて自動でアップデートされるのが特徴ですが、その頻度や対応スピードは提供会社によって異なります。また、導入直後や決算期など、操作に迷った際のサポート体制も重要です。

自社の経理担当者のITリテラシーに合わせて、必要なサポートが受けられるプランを選択することが大切です。主なサポート手段とその特徴を以下の表にまとめました。

電話サポートは上位プランのみの提供となっているケースも多いため、料金プランごとのサポート内容の違いを事前にしっかりと比較検討しましょう。

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よくある質問

会計ソフトを選ぶうえでよく寄せられる質問をまとめました。

簿記の知識や経理の経験がどこまで必要？

簿記の専門知識や経理の経験が浅い方でも直感的に操作できるように設計されているソフトを選びましょう。ツールによっては銀行口座やクレジットカードとのAPI連携により、明細データが自動で取得され、AIが過去のデータから勘定科目を推測して提案してくれるため、手入力の手間や仕訳のミスを大幅に減らすことが可能です。

ただし、最終的な決算書の確認や複雑な税務処理においては、基本的な簿記の知識があるに越したことはありません。社内に経理の専任担当者がいない場合は、初心者向けの画面設計が採用されているソフトを選ぶか、チャットや電話でのサポート体制が充実しているプランを選択することをおすすめします。

自社に必要な機能がわからないが、使いこなせる？

導入前に自社に必要な機能が明確でない場合でも、まずは基本的な経理業務をカバーする標準プランからスモールスタートすることが可能です。多くのクラウド会計ソフトは、事業の成長や従業員数の増加に合わせて、後からプランをアップグレードしたり、給与計算や経費精算などの関連システムを追加したりできる拡張性を備えています。

また、どの機能が必要か迷った際は、各ベンダーが提供している導入相談窓口を活用することで、自社の企業規模や業務フローに最適なプランの提案を受けることができます。

現在の会計ソフトからの切り替えはどうすればいい？

既存のインストール型ソフトや他社のクラウド会計ソフトからの乗り換えでは、CSVファイルや専用の移行ツールを利用することで、過去の仕訳データや勘定科目残高をスムーズに引き継げるものを選ぶのがおすすめです。移行方法について各ソフトごとに異なるため、確認しましょう。

他社ソフトからのデータ移行手順をくわしく解説したマニュアルや、専任スタッフによる移行サポートオプションが用意されているケースもあります。決算期末や事業年度の変わり目など、区切りの良いタイミングで並行稼働期間を設けながら切り替えを行うと、日々の業務への影響を最小限に抑えることができます。

無料プランや無料体験はある？

多くの場合用意されています。導入前に実際の使い勝手を試すことができる無料トライアル期間を提供しているツールを選ぶと安心です。本格的な導入を決定する前に、自社の業務フローに合っているか、画面の操作性に違和感がないかを必ずテストしておくことが重要です。

体験の期間に、担当者とのコミュニケーションを十分にとり、不安を解消しておきましょう。