離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）の書き方や注意点について解説 | 離職票や退職証明書との違いは？

従業員が退職する際には会社が「離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）」を発行する必要があります。離職証明書には記載必須事項が複数あり、正しく記載して期限内に提出することが求められます。

本記事では従業員の退職手続きをご担当される企業側の皆様へ向け、離職証明書の書き方や注意点、離職票や退職証明書の違いについて解説します。

離職証明書（雇用保険被保険者離職証明書）とは、従業員が会社を退職したことをハローワークへ証明するための文書です。

いわば「従業員が正式に退職したこと」を証明する公的書類であり、退職決定時に必要事項を記載して発行すると、ハローワークで「離職票」の請求ができます。

またこの離職票を退職者に渡すことで、退職者は失業給付（失業手当）の手続きができるようになります。

退職者が離職票交付を請求した場合、会社は離職証明書を発行する義務があります。

離職証明書は他の関連書類と混同されがちですが、それぞれ発行の目的・役割が異なります。

まず離職票は失業給付の申請に必要な書類で、ハローワークが発行、会社が受け取ったあと退職者へ渡すものです。そして離職証明書は、この離職票を発行するために会社がハローワークへ提出する書類です。

退職証明書は一般的な退職証明に使用される書類で、離職証明書・離職票とは異なり会社が任意で発行します。公的な書類ではありませんが、退職者の転職活動などに用いられます。

離職証明書は退職者が離職票交付を請求した場合に必ず発行する必要があります。先述のとおり離職票の発行には会社が発行した離職証明書の提出が必須となるからです。

また、退職時の従業員の年齢が59歳以上であるときも離職証明書の発行が必要になります。

退職者が失業給付を受給するための手続きには、離職証明書に含まれる「離職証明書-2」という書類が必須です。

よって会社側は、退職日の翌々日（＝雇用保険の被保険者ではなくなった日の翌日）から起算して10日以内に、管轄のハローワークへ以下の書類を提出しなくてはなりません。

• 雇用保険被保険者資格喪失届
• 雇用保険被保険者離職証明書
• 退職者の賃金支払い状況、勤務状況を把握できる資料（※）
  ※該当退職者の状況が把握できる出勤簿、労働者名簿、賃金台帳など

なお、請求に応じなかったときや期日内（退職日の翌々日から10日以内）にハローワークへの手続きをしなかった場合、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられるため注意が必要です。

また会社にとっての不利益が生じるだけでなく、退職者側は必要書類である離職証明書が受け取れないままだと失業給付の手続きが滞ってしまいます。

離職票の交付請求があった場合は、遅滞なく速やかに手続きを行いましょう。

会社は定年または継続雇用制度で契約期間を満了した従業員の退職時年齢が59歳以上であった場合、本人の希望にかかわらず離職証明書を発行する必要があると法律で定められています（改正高年齢者雇用安定法）。

このことには「高年齢雇用継続給付」が関係しています。

条件に該当する60～64歳の方を再就職として雇用する場合、原則として会社が高年齢雇用継続給付の手続きを行うことになります。（※被保険者本人が申請をすることも可能です）

その際「60歳以降の賃金が60歳時点に比べ75％未満に低下したこと」を証明するためには、60歳時点における賃金証明書（正式名称は『雇用保険被保険者六十歳到達時賃金証明書』）の提出が必須です。

賃金証明書の提出時には退職前の賃金支払い状況を証明する離職票-2が必要なため、必然的に離職証明書の発行が求められます。

従業員の退職においても離職証明書の発行が不要なケースがあります。

• 退職者が離職票を不要とする場合（転職先が決まっている場合など）
• 従業員が死亡した場合

退職後の転職先が決定しておりすぐに働き始める場合には失業給付の受給対象とならないため、離職証明書および離職票の発行・送付等は不要です。

また従業員が死亡した場合も離職証明書の作成・提出は不要とされています。

ただし、いずれの場合も雇用保険被保険者資格喪失届の提出は必要ですので、期限内に提出を行いましょう。

離職証明書には、被保険者番号や事業所番号のほか、従業員の氏名、住所、生年月日、退職日などの基本情報を記入します。

離職証明書の作成・提出については書面（紙）または電子申請（e-Gov）が選べます。事業主控、ハローワーク提出用、離職票-2の3枚つづりの複写式の書類となっていますので、紙で作成する場合は3枚を重ねて記入しましょう。

また、2枚目のハローワーク提出用については離職者の確認が必要な箇所が2ヶ所あります。

以下では、離職証明書・離職票-2の画像例をもとに記入項目と内容をまとめていますので、参考にしてみてください。

なお、離職証明書を作成する際には離職理由を具体的に記入することが求められます。

特に自己都合退職か会社都合退職かどうかについては基本手当の給付日数や給付開始のタイミングに大きな影響を及ぼしますので、適切な理由を明記しましょう。

例）
自己都合退職の場合……「2023年5月15日付で自己都合により退職」
会社都合退職の場合……「業績不振に伴い、2023年5月15日付で退職」

会社の業績不振や解雇など、再就職の準備をする時間的余裕のないまま退職した従業員については「特定受給資格者」に該当します。

またいわゆる“雇い止め”などで有期雇用契約の更新がされず退職した場合や、心身の不調や妊娠出産、介護・看護などの正当な理由で自己都合退職をした場合は「特定理由離職者」に該当します。

特定受給資格者または特定理由離職者に認定された場合、失業給付の受給に必要な被保険者期間の要件が「6ヶ月（離職以前1年間）以上」に緩和されるほか、基本手当の所定給付日数が手厚くなる場合があります。

退職理由については正確に記入するとともに、退職者に誤りがないかを必ず確認してもらいましょう。

参考リンク：特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲と判断基準｜厚生労働省

休業手当を支払った期間がある場合は、⑬の「備考」欄へ記入します。

ひと月まるまる休業していた場合は「全休業」と記載し、休業手当の支払い額を記載しましょう。

育児や介護などで時短勤務をしていた期間がある退職者については、実際に支払われた賃金をベースにして基本手当を算定します。

ただし「特定受給資格者」に該当する時短勤務者の場合は、特例により時短勤務前の賃金日額をベースに算定が行われます（賃金日額特例措置対象予定者）。

この場合、離職証明書とともに「雇用保険被保険者短縮措置等適用時賃金証明書」の提出が必要です。

参考リンク：被保険者についての諸手続｜◎勤務時間短縮措置等適用時の賃金日額算定の特例について　厚生労働省

「4ヶ月以内の期間を定めて雇用される者」「一週間の所定労働時間が30時間未満である者」に該当しない季節雇用の労働者は「短期雇用特例被保険者」となり、離職月を含む月から被保険者となった時点まで遡って記載をします。

短期雇用特例被保険者であっても1年以上雇用していた場合は一般被保険者（65歳以上は高年齢被保険者）に該当するため要注意です。

退職者が高年齢被保険者（65歳以上で雇用保険に加入している者）の場合は、離職証明書内の⑧被保険者期間算定対象期間、⑨当該期間における賃金支払基礎日数に「退職前の6ヶ月以上にあたる期間・日数」を1ヶ月ごとに記載します。

離職証明書の提出は期限内に行うとともに、離職理由に応じた添付書類が必要です。また署名・押印が必要な箇所、提出方法についても把握しておきましょう。

離職証明書は従業員が退職した翌々日から10日以内に作成、提出します。提出が遅れると退職者の失業給付受給開始が遅れてしまうため速やかに提出しましょう。

離職証明書の提出時には以下を提出します。

• 離職証明書（3枚複写）
• 記載期間すべての賃金支給の内訳や交通費が確認できる賃金台帳（または給与明細書）
• 記載期間すべての出勤簿（またはタイムカード）
• 離職理由が確認できる書類のコピー

離職理由が確認できる書類のコピーの例は以下の通りです。

添付書類として離職証明書に添えて提出しましょう。

作成方法についての項で触れたとおり、離職証明書のハローワーク提出用には退職者の署名・押印が必要です。内容を確認してもらい⑮⑯欄へ署名押印をもらいましょう。

また、書き損じなどで訂正が必要な場合は左側の枠外に事業主印を押印します。退職者本人が署名できない場合は⑮⑯欄に事業主印の押印、または事業所名の記入が必要です。

抜け漏れがないよう必ず確認しましょう。

離職証明書の提出方法には直接提出、郵送、電子申請などがあります。

直接提出の場合はハローワークから専用用紙を取得し、記入して提出します。ハローワークによっては郵送で離職証明書を請求し、提出することができるケースもあります。

一方電子申請の場合は、e-Govから離職証明書の提出を行います。申請にはe-Govのアカウント登録および電子証明書の取得が必要ですが、紙の離職証明書を取りに行く手間がなく、24時間手続きが可能なため効率的に退職の手続きを進められます。

本記事では離職証明書の書き方や注意点について解説してまいりました。

離職証明書は離職票の発行、および退職者が失業給付を受給するうえで欠かせない書類です。正しい作成方法を把握したうえで速やかに提出しましょう。

また、提出方法については電子申請を選択することでより効率的かつ迅速に作成・提出ができるようになります。ペーパーレス化を進めていらっしゃる企業様は、今後の離職証明書の作成・提出においても電子化を検討されることをおすすめいたします。