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請求書の電子化とは? 発行側・受取側のメリットと導入時のポイントを解説

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「ビジネス書類のペーパーレス化」が進む中、取引に欠かせない“請求書などの書類の電子化”が注目されています。

特にここ数年は、電子帳簿保存法が改正され請求書の電子保存要件・導入手続きがしやすくなったこと、社員の働き方の多様化(テレワークの浸透など)といった背景もあり、請求書等の電子化を検討する企業が増加傾向にあります。請求書を電子化した場合、発行側・受取側それぞれにどのようなメリットがあるのでしょうか?

本記事では、請求書の電子化における発行側・受取側それぞれのメリット・デメリットや、導入時のポイントをご紹介します。

「バックオフィスのテレワークを実現させ、人員を確保したい」「経理業務を効率化したい」とお考えの企業様は、ぜひご一読ください。

請求書の電子化とは?

「請求書の電子化」とは、紙の請求書を電子データ(PDFなど)で作成することを指します。

作成した電子請求書はメール、Web、システムを用いて取引先へと送付するため、紙の請求書のように「印刷または記入した請求書」を郵送(または納品物と同封して送付)する必要はありません。

電子化された請求書は有効?印鑑は必要?

電子化された請求書(以下、電子請求書)には、紙の請求書と同様に法的な効力があります。

保管義務は紙の請求書と同じく7年間となっており、押印も不要です。

請求書には形態にかかわらず押印義務がありません。ただし日本においては、商習慣として「発行元の記載+社印または角印」で請求書を送付するケースが一般的となっています。電子請求書に押印をしたい場合は電子印鑑を使用するか、印影の画像を貼付する方法がポピュラーです。

電子化された請求書の送付方法

電子化された請求書の送付方法は主に以下の3つです。

  • メール送信(添付ファイルとして)
  • Webサイト上にアップロード
  • システム経由で送付

メール送信(添付ファイルとして)

チャットツール等が発達した現在においても、メールにて電子化した請求書(電子請求書)を添付して送付するケースが多く見られます。

メールはPCやスマートフォンなどの端末から手軽に送信できる点がメリットです。

その一方で、多数の宛先へ請求書を送付する際には宛先を誤って送信してしまうリスクがあり、徹底した確認と管理が必要です。またファイルサイズが大きいとそのまま送ることができない場合がある点も把握しておくべきでしょう。

Webサイト上にアップロード

請求書の送付には、Webの共有クラウドストレージ等へファイルをアップロードする方法もあります。

この場合、アップロード先のURLを送付相手に共有するだけですので、ファイル数が大きくとも受け渡しができます。

一方で、ファイルの保存期間が短いケースがあるため、長期保管には向きません。

どちらかというと即時~1週間以内のリアルタイムでのやり取りに向いている方法といってよいでしょう。

システム経由で送付

3つ目は請求書作成・共有システム等を使う方法です。

これは請求書の作成、送付を自動化できるシステムで、あらかじめ登録した送付先を選んで送付するため誤送付のリスクが低減できます。

請求書の作成・送信ログもシステム内で一元管理できるので、検索・修正・再発行も楽に実行できます。

請求書の電子化によるメリット

請求書を電子化した場合、発行側・受取側の双方にメリットがあります。

発行側のメリット

電子化によって請求書を発行する側が得られるメリットは以下の4つです。

  • 印刷、封入、発送作業を削減できる
  • コスト削減につながる
  • 請求書送受信の確認が容易になる
  • オフィス外でも請求書の発行ができる

印刷、封入、発送作業を削減できる

請求書電子化による大きなメリットとして、印刷~発送までの業務フローを簡略化できる点が挙げられます。

紙の請求書の場合、請求書作成・印刷・封入・発送という4ステップで送付を行う必要がありました。

こうした作業は時間も手間もかかりますし、宛名の書き間違い・ラベルの貼り間違い等による請求書の誤送付のリスクがあります。

こうした作業も、請求書を電子化すれば「請求書作成・送信」の2ステップで済みます。

特に請求書発行システムを利用する場合は、あらかじめ登録した送付先へ数クリックで送付できることもあり、かなりの負担減につながります。

請求書送付にかかる手間と時間が省けると、担当社員が他のコア業務に注力できるようになるのも大きな利点です。

コスト削減につながる

紙の請求書発行にはコピー用紙代や印刷トナー代、封筒・切手代といったコスト(経費)がかかります。

こうしたコストは取引先の数が増えるほどに負担が大きくなりますし、一連の作業に伴う人件費も必要です。

電子請求書へ切り替えれば、印刷や封入・発送にかかるコストを大幅に削減できます。

コストのうち大きなウェイトを占める人件費についても削減が期待できるでしょう。

請求書送受信の確認が容易になる

請求書を電子化した場合、送受信した履歴が残るためあとから確認しやすくなることも利点といってよいでしょう。特に請求書発行システムを利用している場合は、システム内の検索機能を使って該当の請求書の閲覧・修正・再発行などが容易にできます。

取引先からの問い合わせ時やトラブル時の対応がスムーズにできるようになれば早期解決ができますし、自社の信用を高めることにもつながるでしょう。

オフィス外でも請求書の発行ができる

バックオフィスにおけるお悩みの一つに「バックオフィスにもリモート勤務を適用したいが、請求業務等の出社が必須の作業があり導入が難しい」という点が挙げられます。

請求業務に関しては、電子化をすることが直接的な解決方法となります。

電子化することでオフィス以外の場所(自宅やコワーキングスペースなど)からも請求書を作成・送付できるようになるので、「出社して印刷・封入・発送手続きをする」といった作業を削減できるからです。

請求書をはじめとする証憑の電子化により多様な働き方が実現できれば、人員が確保しやすくなる、社員のワークライフバランスの改善といった恩恵も得やすくなるでしょう。

受取側のメリット

請求書を受け取る側のメリットは以下の4つです。

  • 発行された日に確認できる
  • 複数人で確認できる
  • 在宅勤務でも確認できる
  • 物理的な保管スペースを取らない

発行された日に確認できる

郵送の場合、請求書が届くまでに少なくとも24日程度の日数が必要です。

一方、電子化した請求書は即日送信が可能なため、郵送と異なり発行日当日に受け取って確認をすることができます。

請求書の到着するタイミングが締め日ギリギリだと支払処理の心配が生じますが、電子請求書であれば即時確認ができ、万が一誤りがあったとしてもすぐに修正版を送付してもらえます。

複数人で確認できる

請求書を電子データとして送付すると、複数の経理担当者で確認がしやすくなります。

情報共有がスムーズになれば作業を分担・分散でき、効率化が実現します。いわゆる“業務の属人化”も防ぎやすくなるでしょう。

在宅勤務でも確認できる

請求書を電子化して共有フォルダや請求書作成システム等で管理することで、在宅勤務社員でも請求書の確認ができるようになります。請求書の確認のためにわざわざ出社する必要もなく、社員の負担減・作業効率の向上につながります。

物理的な保管スペースを取らない

請求書は法律によって7年間の保管義務が定められています。しかし、紙の請求書の場合は保管スペースが必要になりますし、請求書の枚数が多すぎる場合には思いのほかかさばるものです。

請求書を電子化してしまえば、物理的な保管スペースは必要なくなります。

またファイル名や日付等で検索もしやすくなるので、後から確認する際にも便利です。

請求書の電子化によるデメリット

請求書を電子化するとさまざまなメリットがありますが、その一方でデメリットも生じます。

考えられるデメリットは以下のとおりです。

発行側のデメリット

発行側のデメリットは以下の3つです。

  • 全取引先が電子化に対応しているとは限らない
  • 業務フローの見直しやルールの作成が必要になる
  • 導入と運用のコストが必要

全取引先が電子化に対応しているとは限らない

メリットの多い電子請求書ですが、現時点では電子データではなく紙やFAXでの送付を希望する事例も珍しくありません。そのような場合すべての請求書を電子化することは難しいですが、アナログ送付を希望している取引先以外には電子請求書で対応するなどの方法もあります。

電子請求書発行システムの中には電子データ送付と郵送、FAXなどを使い分けられるものもあります。

取引先の要望に応じてこうしたシステムを活用するのも一つの対策法です。

業務フローの見直しやルールの作成が必要になる

請求書を電子化する際には既存の業務フローの見直し、ルールの作成が必要です。よって導入時の手間や労力が必要になります。

また電子請求書発行システムを新たに導入する際は、社員への研修・教育を行い、スムーズに運用できるような仕組みを整えることも必須です。

導入と運用のコストが必要

電子請求書作成システムやクラウドストレージサービス等を利用して請求書を電子化すると人件費や印刷・送付費用などの削減が期待できる一方で、導入には初期費用、および運用コストが必要です。

長期的視点で見ればコストの大幅な削減につながりますが、「導入を検討しているが思いのほかコストが高くつく」といったケースもあるため、あらかじめ試算したうえで検討されるとよいでしょう。

なお、初期費用の負担が大きい場合には「IT導入補助金」などの補助金・助成金を活用する方法もあります。申請・適用には要件を満たす必要があるため、確認のうえご検討してみてください。

参考:

受取側のデメリット

請求書を電子化した場合、受取側に生じるデメリットとしては以下の2つが考えられます。

  • 電子帳簿保存法への対応が必要になる
  • 保存に関する社員教育が必要

電子帳簿保存法への対応が必要になる

電子請求書を受け取ったときは、電子帳簿保存法の電子取引要件を満たしたうえで保存をしなくてはなりません。

保存要件を満たさないまま保存をしていて、それが国税調査にて指摘されてしまった場合、指導や罰則(青色申告の承認取り消し等)が適用される可能性があるため要注意です。

保存に関する社員教育が必要

先述のとおり、電子請求書を受け取った側は税法に則った保存が求められます。

これまで電子証憑を扱ったことがない企業の場合、社員に対する教育が必要になる点を知っておきましょう。

【電子帳簿保存法に基づいた保存のために必要な社員教育の例】

  • 電子請求書の添付、入力ルールの周知
  • 電子請求書の格納フォルダの設定と管理方法
  • 電子請求書のファイル名付け(およびリネーム)についての規則

紙の請求書とは勝手が違う部分もあるため、どのような教育が必要なのかを洗い出したうえで教育方法・プログラム等を組まれるとよいでしょう。

電子請求書を導入する際のポイント

これから電子請求書システムを導入する場合は、以下のポイントを押さえたシステムを選ぶとよいでしょう。

  • インボイス制度や電子帳簿保存法に対応している
  • セキュリティ対策がしっかりしている
  • サポート体制がしっかりしている
  • 導入&運用コストが適正である
  • 他ツールとの連携ができる

請求書の発行、原本控えの保管については税法で決められた要件を満たす必要があります。

よって電子請求書を導入・運用する際には、電子請求書作成システムが改正電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているかを必ず確認しましょう。

またWebで運用する仕組み上、電子請求書作成システム等を導入する際には「セキュリティ対策」についても確認が必要です。セキュリティ対策が万全なシステムを利用することで、不正アクセスによる被害のリスクを最小限に抑えられます。

その他、サポート体制が万全のシステムであれば導入がスムーズになりますし、万が一トラブルや不明点が生じた場合も早期解決しやすくなります。特に初めて電子請求書作成システム等を導入する場合は、サポートの手厚さを重視して選ぶことをおすすめします。

その他、導入時や運用時のコストが適正であること、会計システム・帳票作成システム等の別ツールとの連携ができるかといった点もチェックしておきたい部分です。

今後請求書の電子化をご検討される際には、5つのポイントを押さえたうえで複数のシステム・ツールを比較検討してみて下さい。

まとめ

本記事では請求書の電子化についてのメリット・デメリット、導入時のポイントをお伝えいたしました。

紙の請求書を電子化した場合、送付に伴う手間や負担・時間・費用といった“コスト”を削減できるメリットがあります。また電子化して管理することで、検索や修正・再発行などの手間も軽減されます。

取引先によっては請求書をはじめとする証憑・帳票類の電子化に対応していない企業があるのもまた事実ではあります。しかし少子高齢化による労働人口の減少などの影響もあり、今後はますます電子化が促進されると予想されます。

現時点で請求書等の電子化をご検討されている企業様は、できる限り早めにシステム等についての情報収集を行い、比較検討しつつ自社に合ったシステムの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

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