年末が近づく秋頃から給与担当者は年末調整の準備を始めます。各種の申告書を自社で給与を支払っている従業員に配付して、回収し、12月に年末調整をして源泉徴収した所得税の還付や徴収をします。

近年は副業やダブルワークを認める風潮が広がり、従来の年末調整だけでは所得税の申告作業が完了しない従業員が増えている印象です。
従業員から受ける問い合わせも年末調整だけでなく、確定申告についての内容も増えています。

確定申告は個人で申告するもので会社が手続きを行うものではありませんが、所得税の仕組みに詳しくない従業員にとっては同じ税金のことという感覚のようです。そのため、給与担当者には年末調整だけでなく確定申告や所得税全般の基礎知識が必要だと感じています。

この記事では年末調整の目的や対象者、確定申告との違いなどを詳しく解説します。

年末調整はその年の1月1日から12月31日までに会社が給与や賞与から天引きしている源泉所得税と、生命保険料控除や地震保険料控除、配偶者控除、配偶者特別控除、扶養控除、基礎控除などに寡婦控除、ひとり親控除、勤労学生控除などを反映して計算した所得税との差額を調整する作業です。

納付済みの源泉徴収税と年末調整の差額をみたときに、源泉徴収額が多ければ「還付」、少なければ「徴収」が発生します。

年末調整といえば所得税の還付金が返ってくるものと思っている会社員の方も多いようですが、給与計算を担当していると一定の割合で徴収が発生します。

冬のボーナスが多く税率区分がかわった場合や配偶者が扶養上限を超えてパートとして働いた場合や離婚、子供の就職で扶養状況に変更があった場合に発生しやすく、給与計算の担当として説明を求められることもあります。

各種の控除を受けるには次の書類を会社に提出しなければなりません。

• 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得⾦額調整控除申告書
  
• 配偶者控除等申告書
  
• 所得金額調整控除申告書
• 扶養控除等（異動）申告書
• 保険料控除申告書
  
• 住宅借入金等特別控除申告書

未提出の場合や保険などの控除証明書などの添付書類が整っていない場合は、控除を受けられませんので注意しましょう。

年末調整と確定申告はどちらも所得税の申告作業です。年末調整は会社が源泉徴収している従業員の所得税を正しく計算して納付する作業であり、確定申告は個人が行う所得税の申告作業です。
会社から給与を受け取っているだけの会社員であれば、年末調整で納付手続きが完了し、確定申告は不要になります。

一方、会社が行った年末調整の結果である源泉徴収票をもとに、3月の申告期限までに自分で確定申告が必要なケースがあります。

確定申告しなければならない例として、副業やダブルワークしている場合があります。会社が自社の給与以外の所得を知ることはないので、自分で確定申告する必要が出てくるためです。副業やダブルワークの所得が基礎控除申告書の給与以外の欄に記入されていれば年末調整で対応しますが、そうでない場合の確定申告は個人で行うため会社は関与せず、また従業員の確定申告を代理で行うこともありません。

年末調整の対象者は原則、給与や報酬を支払っているすべての従業員です。正社員や役員だけでなく、契約社員やパートタイマー、アルバイトも対象です。が、対象外となるケースもあり、以下の場合は対象外となります。

• (1)年収が2,000万円以上の従業員や役員
• (2)災害減免によって所得税の支払い猶予や還付をすでに受け取っている人
• (3)2カ所以上から給与を受け取っている人で、他の給与支払者に「扶養控除等（異動）申告書」を提出している場合や、年末調整を行うときまでに「扶養控除等（異動）申告書」を提出していない人（月額表又は日額表の乙欄適用者）
• (4)年の中途で退職した人
• (5)非居住者
  

(3)については、毎月の源泉所得税を徴収する際に使う源泉徴収税額表には甲乙丙の区分があることが前提となっています。メイン勤務先である「主たる給与」は甲、「従たる給与」を支払っている勤務先は乙、日払いの日雇賃金を支払っており2カ月を超えない期間雇う従業員は丙の税額で源泉徴収します。

年末調整は甲の「主たる給与」を支払っている勤務先で行うのが原則となっています。青色や白色専従者は専従先で年末調整しますので覚えておくとよいでしょう。
(4)年の中途で退職した人は退職時までの給与額や社会保険料、源泉徴収額を記載した通称「退職源泉」とよばれる源泉徴収票を発行しますので、各種控除を反映する年末調整は行いません。転職先で年末調整するか、自分で確定申告する必要があります。

逆に中途入社した従業員の前職の所得は自社で支払った給与と合わせて年末調整しますので漏れのないように注意しましょう。

また、年の中途で退職した場合でも下記の条件に当てはまる人は年末調整の対象となりますので、注意しましょう。

• （1） 海外支店等に転勤したことなどの理由により非居住者となった人
• （2） 死亡によって退職した人
• （3） 著しい心身の障害のために退職した人（退職した後に再就職をして、給与を受け取る見込みのある人は除きます。）
• （4） 12月に支給されるべき給与等の支払を受けた後に退職した人
• （5） いわゆるパートタイマーとして働いている人などが退職した場合で、本年中に支払を受ける給与の総額が103万円以下である人（退職後その年に他の勤務先から給与の支払を受ける見込みのある人は除きます。）
  

年末調整しても確定申告が必要な場合があります。年末調整で申告していない副業やダブルワークで収入を得ている場合などです。
確定申告のしかたは雇用契約か請負契約のどちらを結んでいるかがポイントです。

雇用契約では給与所得として確定申告をします。給与所得を得ている勤務先すべての源泉徴収票をもとに給与所得と、すでに源泉所得税として納付している所得税をもとに申告することになります。確定申告するとわかっている場合でも、勤務先は源泉徴収票を発行するために年末調整を行います。

請負契約とはフリーランスや個人事業主が結んでいる契約です。その際は勤務先の収入を「給与所得」、副業・兼業での収入を「雑収入」もしくは「事業所得」として確定申告を行います。給与所得は勤務先の源泉徴収票を、雑収入や事業所得は副業・兼業先が発行した支払調書を証明書とします。また、副業・兼業先での収入が年間20万円未満であれば、確定申告は不要ですので覚えておきましょう。

事業所得は事業的規模が必要です。開業届を提出するなどの手続きもあります。経費計上できるなど税制面の優遇だけをみて事業所得として申告することのないように注意しましょう。事業所得と認められず、税務署から是正の指導が入る場合があります。

給与担当をしていると毎年11月に年末調整の是正通知が税務署から届きます。申告している配偶者や扶養親族が上限を超える収入を得ている場合が多く、税務署が示した対象親族の所得証明を取り寄せて控除対象として正しかったか否かを確認し対応します。

配偶者の収入は知っていても、大学生の子供や親の年金額を知らない人は多く所得税を再計算して納付することもめずらしくありません。また、大学生の子供は税扶養だけでなく、社会保険の扶養の上限額を超えてアルバイトしている場合もあり、社会保険の手続きが発生することもありますので、年末調整の担当者は扶養関係の欄は注意してチェックしましょう。

年末調整は給与担当にとって作業量も多く負担となる仕事です。令和6年は定額減税の影響もあり、複雑になっていますので記入する従業員への注意事項の説明も大変になることが予想されます。

また、副業やダブルワークを認める風潮も拡大しており、年末調整だけでなく確定申告についての問い合わせを受けることも増えているのではないでしょうか。

従業員向け年末調整の書き方マニュアルを作成したり、年末調整電子化サービスを導入したりするなどして、効率化を検討することもおすすめです。

確定申告は個人で対応することで会社は関与しないことです。しかし、聞かれればむげにもできませんので、知識として年末調整と確定申告の違いや手続きは知っておくとよいでしょう。