電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを探すのに知っておきたい、JIIMA認証とは？

経理担当者の中には国税関係の証憑の管理が膨大で、手間がかかり、探すのも大変だと、負担に感じている方もいるのではないでしょうか。

電子帳簿保存法が改正され、電子保存を導入するハードルがさがったことをご存知ですか。電子帳簿保存法の要件に対応した会計ソフトを活用すれば、経理担当者の負担も軽減できます。

この記事では電子帳簿保存法の概要とJIIMA認証について、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを探すときのポイント、実際に導入する際の手続きについても詳しく解説します。

電子帳簿保存法は、納税者の国税関係帳簿書類の保存に係る負担の軽減等を図るために、電磁的記録等による保存等を容認するものです。

平成17年に創設され、以降、改正を繰り返しており、電子帳簿保存法で認められている書面をスキャナ保存する要件も変化しています。 直近の令和3年度の改正では、令和4年1月1日以降に保存を行う国税関係書類について承認制度が廃止されたほか、スキャナ保存する際のタイムスタンプ要件が緩和されています。

電子帳簿保存の対象となる書類はどのようなものでしょうか。確認しておきましょう。

対象となるのは「取引相手から受け取った書類」と「自己が作成し取引相手に交付する書類の写し」です。書類の区分が「重要書類」と「一般書類」の2種類にわかれています。具体的には次のようなものが、それぞれの書類に該当します。

重要書類

• 契約書
  
• 納品書
  
• 請求書
  
• 領収書　など

一般書類

• 見積書
  
• 注文書
  
• 検収書　など

これらの書類区分により電子帳簿保存の要件に異なります。

例えば、重要書類はカラー保存だが一般書類はグレースケールでよいなどです。それぞれの書類の区分を覚えておくとよいでしょう。

電子帳簿保存法では、書類を電子データで保存する場合とスキャナ保存する場合でそれぞれの要件があります。

電子帳簿保存法に対応している会計ソフトは機能的にこれらの要件を満たしていますが、実際に使用していくうえで電子帳簿保存の要件を確認しておきましょう。

スキャナ保存には重要書類と一般書類でそれぞれの要件が別々に設定されている項目があります。重要書類の要件をクリアすれば一般書類の要件は満たしますので、ここでは重要書類の要件をご紹介します。

入力期間の制限

受領後、7日以内に入力すること。規定を定めている場合は業務の処理に係る通常の期間(2カ月以内)を経過後、7日以内に入力すること

解像度及び読み取り

解像度200dpi以上で、赤・緑・青の解像度が256階調以上、24ビットカラーで保存。要件を満たせばスマホのカメラでの保存も可能。

タイムスタンプの付与

一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを付与していること。保存期間を通じて記録事項が変更されていないことを確認できること。任意の期間を指定して一括検証が可能であることなど

読み取り情報の保存

読み取った際の解像度、階調及び大きさに関する情報を保持していること。受領者が読み取ったA4サイズ以下のスキャンの情報は不要

バージョン 管理

訂正・削除の行った際は履歴の事実と内容を確認できること

入力者等情報の確認

入力者または入力者を直接監督する者に関する情報を確認できること

適正事務処理要件

相互牽制や定期的な検査、再発防止の受領から入力までを規程に定めて行うこと（税務代理人が定期的な検査を行う小規模事業者については相互牽制の要件は不要）

帳簿との相互関係性の確保

国税関係書類の記録と関連する帳簿の記録で相互にその関連性を確認できること

見読可能装置の備え付け等

14インチ以上のカラーディスプレイやカラープリンタなどの操作説明書を備え付けていること。電磁的記録を拡大縮小して印刷でき、4ポイントサイズの文字を認識できる画像であること

システム開発関係書類等の備え付け

電子計算機処理システムの概要・操作説明書・開発時の書類などを常備し、保存に関する事務手続書類も備え付けること

検索機能の確保

取引年月日・勘定科目・取引金額その他の主要な記録項目を検索条件として設定できること。また、金額範囲を指定して条件設定でき、複数の任意項目を組み合わせた条件の設定もできること

以上が、スキャナ保存の重要書類の要件です。一般書類の要件はこちらの国税庁パンフレットで確認できます。

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_02.pdf

訂正・削除履歴の確保（帳簿）

記録事項について訂正又は削除を行った履歴やその内容を確認することができる電子計算機処理システムを使用すること。

相互関連性の確保（帳簿）

帳簿間で関連性を確認できること

関係書類等の備え付け

システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等のシステム関係書類を備え付けること

見読可能性の確保

保存する場所でパソコンやプリンターの操作説明書を備え、電磁的記録をディスプレイの画面や書面で速やかに印刷できること

検索機能の確保

主要な記録項目である取引年月日・勘定科目・取引金額などの検索が可能であり、金額の指定や複数項目の組み合わせによる検索条件を設定できること

 これらの詳しい要件が定められていることを覚えておきましょう。

JIIMA認証とは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（通称：JIIMA）が実施している「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証制度」のことです。

市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものを認証します。認証されたソフトにはJIIMA認証の表示が認められています。

画像の右下がJIIMA認証表示の例になります。

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトはどのようなものかをご説明してきました。それはカンタンにいえば「JIIMA認証をうけた製品」ということになります。

導入を検討している製品に必ずJIIMA認証ロゴが記載されているとは限りません。探すときは、JIIMAのホームページで公表されているJIIMA認証の製品一覧で確認することができます。

JIIMAが認証した製品は、JIIMAから国税庁に届出されます。国税庁のサイトでも確認することができますので、これらのリストを参考にするとよいでしょう。

電子帳簿保存法は令和4年1月に改正されて、スキャナ保存を開始するための事前申請が不要になります。電子帳簿保存法で必要な機能をもっているスキャナやJIIMA認証されている会計ソフトを利用することで、導入後すぐに電子帳簿保存を開始することできます。

しかし、電子帳簿保存法改正以前に電子帳簿保存を開始するためには事前申請が必要になります。事前申請するためには、次の2つの書類を用意して、所轄の税務署などに承認を受ける必要があります。申請期限もあるため、一定の期間が必要になってきます。

1. 承認申請書
   
2. システムの概要、操作説明書等、電子計算機処理に関する事務手続きの概要などの添付資料

事前申請の場合でも、JIIMA認証されている会計ソフトを利用する場合は、１の承認申請書は一部の記載を省略した簡易な様式の申請書で申請することができます。２の操作説明書等の添付も不要です。

保存を開始する日の3カ月前の日までになります。

電子帳簿保存法は改正されるたびに要件のハードルが緩和され、スタート時に比べて導入しやすくなっています。対応した会計ソフトも多数あります。

電子帳簿保存法の要件を満たすJIIMA認証を受けた会計ソフトを活用すれば、請求書や領収証などを管理する経理部門の負担も軽減できるのではないでしょうか。