年末調整手続きの電子化とは？メリットを解説

2020年10月（令和2年10月）以降の年末調整から手続きの電子化が認められるようになりました。2020年度の年末調整は初年度であったこともあり、従来通りの方法で行った会社のなかにも、今後をみすえて電子化を検討している会社もあるのではないでしょうか。

年末調整を電子化すれば控除申告書類も電子データとなり、紙申告よりも転記ミスなどをチェックする時間が大幅に減少すると予測します。導入にあたってはシステム導入など初期投資が発生しますので、費用対効果を検証中の会社もあるかもしれません。

この記事では年末調整の電子化について、制度の概要や具体的な方法、メリットとデメリットなどを詳しく解説します。

年末調整は会社の義務です。給与支払者である会社は、「源泉徴収制度」により、給与の支払時に所得税を徴収し、本来納付すべき社員に代わって国に納付する義務を負っています。

この制度にのっとり、会社は社員に支払う毎月の給与や賞与から所得税を源泉徴収します。
源泉徴収税額は、毎年最初の給与支払日の前日までに従業員が会社に提出する「給与所得者の配偶者控除等申告書」と「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」をもとに、扶養する者の人数などから計算する仕組みです。

一年の間に子供が生まれたり、家族が就職して扶養からはずれるなどした場合は年末調整で所得税を計算し直します。同時に、支払保険料など所得控除が認められている支払いについても、支払額が証明できれば調整します。

これを年末調整といい、調整の内容次第では源泉徴収税が返金されるばかりでなく、追加で徴収されることもあります。

年末調整電子化とは、これまで会社が年末調整申告書の用紙を配付し、その用紙に従業員が手書きして提出することにより行われていた年末調整を、書面では行わず電子データを使い行うことです。

電子データが認められているのは所得控除の対象となる生命保険・地震保険・住宅借入金などの控除証明書です。次の2つを実施することで年末調整手続きのデータ処理が可能となります。

1. 従業員が控除証明書等を電子データで取得して、そのデータを利用し年末調整申告書データを作成する
   
2. 会社が従業員から1．で作成した年末調整申告書データおよび控除証明書等データの提供を受け、これを利用して年間の所得税額などの計算を行う

年末調整に関するデータを電子化することによって、会社と従業員双方の事務処理負担を軽減することができます。

年末調整の電子化による主な変更点は次の図のような点になります。手書きと手動の計算がなくなることが大きなポイントです。電子化導入に向けては国税庁が専用ソフトを無償提供しています。

年末調整の電子化に伴い電子提出および電子保管が認められた申告書や証明書がいくつかありますので確認しておきましょう。

• 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  
• 給与所得者の配偶者控除等申告書
  
• 給与所得者の保険料控除申告書
  
• 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書

• 生損保の保険料控除証明書
  
• 地震保険料控除証明書
  
• 寄附金の受領書
  
• 住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書
  
• 特定口座年間取引報告書

これだけの書類が紙からデータにかわれば管理方法も変化するでしょう。データ保存になれば、のちのち内容を確認したい時などの検索も容易となります。

年末調整を電子化するメリットを会社側と従業員側それぞれから詳しくみていきましょう。

●会社側のメリット

• 従業員への書類の配付や回収の手間が省ける
  
• 従業員が年末調整ソフトで作成した年末調整申告書データを利用するため、控除額の検算が不要となる
  
• 控除証明書等データを利用すれば添付書類の控除額と申告書への転記の確認が不要となる
  
• 年末調整の結果を給与システムへデータとして取り込むことができるので入力作業がなくなり、年末調整の結果を12月給与と連係する手間が削減できる
  
• データ保存のため申告用紙の保管が不要となり書類保管コストも削減できる

●従業員側のメリット

• 保険会社などから届く控除証明書を集めて管理する手間が省ける
  
• 保険会社などから必要な情報をデータで受け取るため、控除申告用紙に転記する手間がなくなる
  
• 自動計算のため記入例などを読み込む必要がなくなる
  
• 翌年度以降も前年データを利用できる

年末調整を電子化するデメリットを会社側と従業員側それぞれから詳しくみていきましょう。

●会社側のデメリット

• 給与計算システムの仕様変更や改修が必要となる場合がある
  
• 従業員へ年末調整を電子化することの周知が必要である
  
• 全社で統一した専用ソフトを利用するなどの調整が必要なこともある
  
• 不慣れな従業員のためのフォローが必要である
  
• 利用するには事前に税務署へ届出しなければならない

●従業員側のデメリット

• 保険会社や金融機関などの各会社・機関の取得方法に従って、控除証明書データを取得する必要がある
  
• 電子データの作成に必要な専用ソフトの利用方法を覚えなければならない

年末調整を電子化した場合の具体的な手順を確認してみましょう。会社と従業員双方で紙での処理とは手続きがちがってきます。

1. 従業員が保険会社などから控除証明書等を電子データで受領する
   
2. 従業員が、年末調整ソフトに、必要事項を入力して、保険会社などから受領した電子データをインポートして年末調整申告書の電子データを作成する
   
3. 従業員が作成した年末調整申告書データと保険会社などから受け取った控除証明書等データを会社に提出する
   
4. 会社が従業員から提出された電子データを給与システムなどにインポートして年間の所得税額を計算する
   
5. 会社が12月給与で今まで源泉徴収した額と、年末調整で計算した年間の所得税額の差額を還付もしくは徴収する
   

年末調整を電子化するには現行の給与計算システムとの連携を事前に確認する必要があります。国税庁が無償のソフトを提供していますが、給与計算システムのなかには独自に同様の機能をもっているものもあります。

従業員の使い勝手の良さや提出された電子データの連係のしやすさなどを考慮して事前準備をしましょう。
導入時の混乱をさけるためサポート機能のある専用のソフトを選択するのもひとつの手です。軌道にのれば年末調整業務の負担は大幅に軽減されますので、万全の準備をして進めましょう。

年末調整は給与計算の担当者にとって作業量も多いうえ、12月給与に反映しなければならないので時間との闘いです。申告書の内容と添付書類が不一致ならば従業員に確認しなければなりませんし、全従業員の申告書の検算もしなければなりません。

電子化をすすめるには社内の周知や不慣れな従業員のフォローなどの問題もあるかもしれませんが、軌道にのってしまえば会社側にも従業員にもメリットがあると思いますので検討してみてはいかがでしょうか。