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賃金台帳の書き方とは？給与明細との違いを説明
賃金台帳は会社に備え付けなければならない法定書類です。正社員だけでなく短時間労働を含む常時労働者が記載対象です。
この賃金台帳は基準監督署の調査だけでなく年金事務所などの調査でも必要となります。作成していないと、調査で過去2年分の全労働者分などと指定された場合の対応が困難になります。
この記事では賃金台帳の基本と書き方を詳しく解説します。
賃金台帳とは？目的は？
賃金台帳は労働基準法第108条法定で定められている法定書類で必ず作成しなければならないものです。
賃金台帳は労働者名簿・出勤簿とあわせて「法定三帳簿」とよばれ、労働者を雇用する事業主が必ず整えておかなければならない重要な帳簿です。
法定三帳簿は簡単にいうと次のような特徴があります。
- 労働者名簿：労働者の氏名や生年月日などの個人情報を記載した名簿
- 賃金台帳：労働者の労働時間や賃金に関する事項を記載した帳簿
- 出勤簿：労働者の出退勤時刻や休憩時間などの勤怠が記録された帳簿
これらは会社の労務管理において非常に重要になります。
賃金台帳とは？給与明細のちがいは？
賃金台帳に似たものに給与明細があります。賃金台帳は給与明細で代用できるのでないかと思われるかもしれませんが、賃金台帳は支給額や控除額が記載されていればよいわけではありません。
労務管理上、細かな残業時間や休日労働時間などの記載が必要となります。そのため、賃金台帳を給与明細で代用することは困難です。しかし記載項目が要件をみたせば給与明細で代用できることもありますので、まずは自社の様式を確認してみるとよいでしょう。
賃金台帳の書き方！記載すべき項目は？
賃金台帳には「絶対記載事項」とよばれる必ず記載しなければならない項目があります。この項目をみたしていない賃金台帳は法定書類として不備となりますので注意しましょう。
賃金台帳の絶対記載事項
- 氏名
賃金を支払った従業員の法定氏名を記載します。 - 性別
性別を記載します。 - 賃金の計算期間
常時労働者は継続的に働いていますので、賃金がいつ支払われたものであるかを明確にしなければなりません。日々雇入れられる者の場合は記載が不要です。 - 出勤日数
賃金計算期間に実際に労働した日を記載します。会社カレンダーで定められている所定日数ではないので注意しましょう。 - 現物給与
報奨金や社宅家賃など現金で負担したものは課税対象のものを記載します。社宅は家賃の半額以上を会社が負担すると課税対象ですのでモレのないようにしましょう。 - 労働時間
賃金計算期間に実際に労働した時間を集計します。タイムカードや出勤簿などの根拠書類を確認して相違のないようにしましょう。 - 残業時間・休日出勤時間・深夜労働時間数
賃金計算期間に実際に行った残業・休日出勤・深夜労働時間を集計します。深夜労働は午後10時から翌日午前5時までです。通常の残業とは割増率がちがいますので入り繰りのないようにしましょう。 - 基本賃金
月給で働く労働者の場合は基本賃金を記入します。
時給で働く労働者の場合は時給単価×労働時間で算出した割増率のない額を月給者と別枠にして記載するなどわかるように管理していることが多いです。 - 所定時間外割増賃金
所定労働時間を超えた・休日出勤時間・深夜労働時間数にそれぞれの割貸率を加算した割増賃金を記載します。会社規模によっては月間残業時間が60時間を超えると割増率が加算されますので注意しましょう。 - 各種手当（通勤費も含む）
役職手当・地域手当・扶養手当など各種手当を記載します。通勤費も通勤手当として記載が必要です。6カ月定期を支給している場合は社会保険の算定時に月額を按分計算しますので単月支給とは別枠で管理するなどの対応をしたほうがよいでしょう。賃金台帳としては同じ枠でも問題ありませんが、年金事務所の調査では支払内容について質疑を受ける場合があります。 - 臨時の給与
慰労金などです。コロナ禍で病院勤務者などに支給される例をみることがあります。国から支給されるものは賃金ではありませんので記載は不要です。 - 賞与
賞与は単独の台帳にしている場合もあると思います。別の台帳になっていても問題ありません。
賃金台帳は絶対記載事項が記載されていれば手書きでもエクセルで作成しても問題ありません。市販の給与計算ソフトや勤怠管理ソフトには様式が設定されているものもあり、その帳票フォームを利用することも可能です。
自社で手書きやエクセルで作成する場合は様式をイメージしにくいこともあると思います。そういった場合の参考に厚生労働省が賃金台帳の様式を掲げています。「常時労働者」と「日々雇い入れられる者」のそれぞれに様式がありますので参考にするとよいのではないでしょうか。
常時労働者の賃金台帳の様式をダウンロードはこちらのサイトからできます。
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/pdf/d.pdf
日々雇い入れられる者用の賃金台帳の様式のダウンロードはこちらできます。
https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/pdf/e.pdf
アルバイトやパートも賃金台帳が必要？会社役員はどうする？
賃金台帳を作成する対象者は正社員やパート、アルバイトに関係なく賃金を支払った者です。これらの常時労働者以外に日々雇い入れられる者に賃金を支払った場合も賃金台帳を作成しなければなりません。
正社員やパート、アルバイトなどの常時労働者と日々雇い入れられる者では様式がちがいますので注意しましょう。
また、労働者ではありませんが社長や取締役などの役員へ払った報酬も台帳を作成しなければなりません。役員は残業や休日出勤など労働時間の管理の対象外ですが、支払っている報酬により健康保険や厚生年金の標準報酬月額が決定されるためです。
賃金台帳の保存期間は？2020年4月から延長しているって本当？
賃金台帳の保存期間と罰則について確認しておきましょう。2020年4月より民法改正で未払賃金の請求期間が3年から5年に延びています。
現在は経過措置の期間中で3年保存ですので注意しましょう。延長のスタートは4月勤怠に対応する期間の賃金からです。通常は賃金台帳を「最後の記入をした日」を起算日としますのであわせて覚えておきましょう。
引用：厚生労働省｜未払賃金が請求できる期間などが延長されますリーフレット
https://www.mhlw.go.jp/content/000617974.pdf
まとめ
賃金台帳は労働基準法で作成が義務付けられている法定書類です。給与明細と記載内容が重複している項目もありますが、給与明細よりも記載する事項も細かく決まっていますので実務的に代用するのは難しいことが多いです。
記載事項にモレがあると、せっかく作成しても不備となりますので注意しましょう。
※本記事の内容についての個別のお問い合わせは承っておりません。予めご了承ください。
