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【基礎知識なども解説】必要なとき困らない領収書管理のポイント

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あなたの会社では、領収書を適切に管理できていますか?領収書の処理が毎日のように発生し、管理に追われている方も多いかもしれません。しかし適切に領収書の管理をしておかないと、後々トラブルの原因になります。

今回は領収書の保管の目的や保存期間などの基礎知識から、領収書の重要性を再確認するとともに、効率よく管理するためのポイントもご紹介していきます。「領収書がなぜそんなに重要なのか復習しておきたい」「領収書を効率よく管理する方法を知りたい」という方はぜひご覧ください。


領収書を取っておく目的

企業では業務を行う中でさまざまな経費が発生しますが、本当にその経費額や支出目的などが正しいのか判断しづらい面もあります。

領収書がないと、その経費が正当であることを証明できず、税務署から経費として認められない場合があります。また場合によっては税務署から税務調査などが入る可能性がありますが、その際きちんと領収書を保管・管理しておかないと信頼性の低下などにもつながります。
そのため、領収書は必ず保管しておく必要があります。


領収書の保管に関して知っておくべき基礎知識

ここからは領収書に関して、知っておいた方がよい基礎知識をご紹介していきます。

・保管期間が法律で定められている
・レシートも領収書として認められる
・光や外気などに弱い
・電子管理が可能である


保管期間が法律で定められている

領収書の保管期間については法律で義務づけられています。そのためどんな些細な領収書でも、処分しないように注意しましょう。

具体的な保管期間は、

・法人:確定申告書提出から7年間
・個人事業主:白色申告の場合は提出から5年間、青色申告の場合提出から7年間

となっています。

法人も個人事業主も、確定申告が終了しても領収書を破棄しないよう気をつけましょう。


レシートも領収書として認められる

「レシートも領収書として認められるのか」を知りたい方も多いのではないでしょうか。

基本的にレシートは店舗などから印刷されて発行された購入証明書、領収書は手書きで発行された購入証明書ということになります。発行方法は異なりますが、どちらも発行目的は変わりません。

そのためレシートも領収書として認められ、保存して経費の証拠として残しておくことが必要です。しかもレシートは手書きよりも不正の入る余地が減るので、経費の信ぴょう性が増す可能性もあります。

「今まで領収書ベースで経費管理していた」という場合は、ぜひレシートを活用した効率的な経費管理アプローチも検討してみてください。


光や外気などに弱い

領収書やレシートは、「感熱紙(サーマル紙)」に印刷されるものが多くなっています。

感熱紙は利用にかかるコストが抑えられ、さまざまな加工が施せるというメリットもありますが、光や外気など外部からの影響に弱いというデメリットもあります。

例えば光や外気に長期間さらされていた場合、印字部分が薄くなり読めなくなる可能性があります。また湿気や油脂などによっても劣化が起こる可能性があるので、業務上必要なものとして保管する場合は保管状況にも注意する必要があります。

保管に関しては乾燥していて日光の当たらない暗い場所がベストです。


電子管理が可能である

従来領収書は、必ず紙ベースで管理する必要がありましたが、2016年、2017年の二度に亘り行われた「電子帳簿保存法」改正により、領収書も電子化して保存できるようになりました。

具体的にはデジタルカメラやスキャナなどで領収書をデジタル保存し、システムに送信・管理を行うことで電子化が成立します。電子化を行えば、原本となった紙の領収書は破棄可能です。

ただし領収書など業務書類を電子保存する際は、実行開始3か月前に指定された申告書にどんなシステムを使うかなどを記載し、税務署に届出を行う必要があります。また電子化の際は画素数が一定数をクリアしていたり、第三者の目を通して電子データが不正できないかチェックしたりする必要性も出てくるので注意しておきましょう。電子データの正当性を証明するために、タイムスタンプ付与も必要になります。


領収書を効率よく管理するポイント

ここからは、領収書を効率よく管理するポイントをご紹介していきます。

・使用目的を具体的に記載する
・管理方法にあったまとめ方をする
・電子化を行い、一目でどんな経費がかかったのかわかるようにする


使用目的を具体的に記載にする

手書きの領収書ですと、使用目的に「飲食代」のように漠然と記載されている場合があります。しかし使用目的があいまいな領収書は正当性が疑わしいと判断され、証明書として機能しない可能性もあります。

領収書を受け取る際は宛名や金額だけでなく、具体的に何に使ったのかを明記してもらいましょう。例えば啓発本であれば「自己啓発用書籍代」など、何のために経費を使ったのかわかるような記載が重要です。


管理方法にあったまとめ方をする

紙の領収書やレシートを管理する場合、正しく分類し、すぐに探し出せるよう保管できるように管理するのが望ましい方法です。

オーソドックスな方法としてはA4用紙などに日付順に領収書やレシートを並べ、のりで貼りつけてファイリングする方法があります。この方法であればおおよその日付がわかれば、すぐに支払い履歴を探すことができます。

また出費の種類別に分類を行い、ファイリングを行う方法もあります。この方法であれば種類別に領収書やレシートが並んでいるので、どういった用途でどのくらいの経費が発生しているのかもわかりやすくなります。

バラバラにせずわかりやすい状態であれば、保管方法はどのようなものでも構いません。自社に適切な方法、保管場所で領収書やレシートを保管しましょう。


電子化を行い、一目でどんな経費がかかったのかわかるようにする

領収書やレシートの管理が最も楽になる方法が、電子化による保管です。

領収書やレシートを電子化して管理すればシステム内で検索を行えばすぐに必要な情報を表示することができます。そのため紙ベースできれいに保管するよりも、スピーディな経費確認が可能になります。

またデジタルベースで管理を行えば、紙の領収書やレシートの保管スペースを減らせます。さらに紙での管理が減る分、領収書やレシート整理や管理に必要な人員も必要なくなるので、コスト削減もできます。

デジタルベースで電子化した領収書やレシートを管理するには、電子帳簿保存法に対応したシステムや会計システムの導入が必要になります。「まだ領収書やレシートの電子データ管理システムを導入していない」という企業におすすめです。


【基礎知識なども解説】必要なとき困らない領収書管理のポイントのまとめ

【基礎知識なども解説】必要なとき困らない領収書管理のポイントのまとめ

今回は領収書の必要性や基礎知識、そして効率的な管理方法まで解説しました。

後で確認が必要になったときのためにも、領収書やレシートは捨てずに管理しておく必要があります。紙ベースでの管理に課題を感じている場合は、スマホやスキャナ、それに会計システムなどを組み合わせた電子化も検討してみてください。

ぜひ自社に合った方法で領収書やレシートを管理して、経費に関して何かあったときも困らない体制を作っておきましょう。