IT化が加速していく中、さまざまな部門の業務がITによって効率化されています。特に定型的な事務処理が多い経理とITの相性はよく、IT化により劇的な業務効率化も狙えます。

経理をIT化する上で欠かせないのが、会計ソフトの導入です。会計ソフトにはさまざまな種類があり、選定には時間と労力を割く必要がありますが、正しい選び方を知っておくとスムーズに導入できるでしょう。

今回は会計ソフトとはそもそも何か、そして導入メリットや種類、選定時に気をつけておきたい比較ポイントまでをわかりやすく解説していきます。「会計ソフトを間違いなく確実に選定したい」という方は、ぜひご覧ください。

経理が行う会計業務は、

• 管理会計・・・自社の経理状況をまとめて、経営判断に活かすための会計
• 財務会計・・・自社の経営状況を利害関係者へ公開するための会計

の2種類に分かれます。そしてどちらの会計業務にも、さまざまな業務工程があります。

例えば管理会計では債権・債務の管理、従業員数や顧客数などのデータ化といった作業が必要になります。また財務会計では仕訳伝票の作成、原価計算、決算書作成などのフローが発生します。

管理会計も財務会計も事業規模が大きくなればなるほど煩雑化し、処理に時間がかかる上にミスも増えがちになるのが課題です。

会計ソフトは、上記課題を解決するために開発されたソフトです。会計ソフトを導入すると管理会計や財務会計における各業務工程を自動化・可視化などすることができるようになり、さまざまなメリットを受けられます。

会計ソフトを利用すると、次のようなメリットがあります。

• 会計業務が効率化される
• 会計に関する書類をペーパーレスで管理できる
• データに基づいたスピーディーな経営判断が可能になる

会計業務では前述の通り、複数の業務工程が発生します。その多くが同じような作業の繰り返しで、人間による手作業で行うと膨大な時間がかかってしまいます。また手書きやExcelなどで会計業務を行っていると作業が属人化し、経理担当者が何をやっているかわからず引継ぎ時などに問題が発生するなどのデメリットがあります。

会計ソフトを活用すれば、例えばクレジットカードなどと連携して仕訳を自動化したり、データを元にわかりやすいグラフつきのレポートを簡単に作成できるようになります。結果的に会計業務にかかる時間が大幅に削減されます。

また会計ソフトは操作方法が決まっているので、「AさんとBさんで会計業務のやり方が違う」といった状況をなくせます。そして属人的な会計作業がなくなり、スムーズに引継ぎなどを行えるようになるでしょう。

さらにソフト導入前に発生していた数値入力ミスなどの人的エラーも、ソフトでの自動化部分が増えることで減少します。

政府が「電子帳簿保存法」を改正するなどの変化もあり、ペーパーレスの流れが広がりつつあります。

会計ソフトで会計に関する書類を電子化して管理しておけば、紙の書類のように保管スペースを取られるデメリットもなくせますし、検索して簡単にほしい書類を取り出せるようになります。また印刷代など、紙の書類管理でかかっていたコスト削減も狙えます。

企業を取り巻く環境は刻々と変化しています。そこで経営陣はその流れを敏感に感じ取りつつ、適切に、そしてスピーディーに経営判断をすることが求められています。

会計ソフトで会計業務にかかる時間が削減され、経営に関わる会計データを簡単に可視化できるようになれば、経営陣も自社の経営状況を素早く判断できます。これから先、安定して成長できるようになるためにも、会計ソフトを活用した迅速な経営判断が重要です。

会計ソフトには、次のような種類がありますので、自社に合った形態を選ぶようにしましょう。

• サーバーインストール型
• PCインストール型
• クラウド型

自社専用のサーバーを用意し、専用の会計システムをインストールするタイプです。

細かい機能カスタマイズが可能で、「人事管理システムなどと連携して、データを共有できるようにしたい」といった希望にも対応可能です。ただしサーバー代やシステム代など各コストがかかり、導入費・管理費が高額になってしまうのがデメリットです。

自社で用意したPCに、会計ソフトをインストールして利用するタイプです。

サーバーインストール型と比較して導入コストが抑えられますし、導入後は追加料金も不要なので手軽に利用できるのがメリットです。ただし税制改正やソフトのバージョンアップなどがあると、その都度費用がかかるなどのデメリットが考えられます。

他社が用意したクラウドサーバーにアクセスし、会計ソフトを利用するタイプです。

月額費用が安いところも多く、会計ソフト導入をスモールスタートできるのがメリットです。また更新やサーバーの管理はソフトウェア提供企業側が行ってくれるので、メンテナンスの手間がありません。

ただしセキュリティ面では他の導入タイプと比べてさらに注意が必要な場合があります。また事業規模によっては返って総合的な費用が高額になる可能性もあることなどが注意点として挙げられます。

ここからは、会計ソフトを適切に選ぶための比較ポイントを解説していきます。

• 事業規模や利用目的を考えて比較する
• 無料トライアルで操作性を確認する
• サポートの質を比較する

前述の通り、クラウド型では従業員数が多いと複数アカウントを契約する必要が出てきて、返って高額なコストがかかる可能性などもあります。また会計ソフトには管理会計に強いもの、財務会計に強いものなどさまざまな種類があり、何のために利用するのかあいまいな状態で導入しようとすると間違ったソフトを選ぶ可能性があり危険です。

まずは事業規模や利用目的から適切な会計ソフトをいくつか比較してピックアップし、それぞれどのくらい導入コストがかかるか、自社に適しているかを事前に把握した上で適切なソフトを選びましょう。

会計ソフトは、さまざまな企業から発売されている分、操作性にも違いがあります。例えば昔ながらの会計ソフト画面を踏襲しているものもあれば、売掛などの会計用語を噛み砕いて分かりやすく説明しながら、従来の会計ソフトにはない操作のシンプルさを追求したソフトなどもあります。

多くの会計ソフトで無料トライアルが利用できるので、まずは無料トライアルでソフトの試験導入を行い操作性に問題がないか確かめてみましょう。

会計ソフトでトラブルが発生した場合、迅速なサポート対応が必要になります。提供企業側のサポート体制が整っているかも重要な選定ポイントです。企業によっては導入コストが安い分サポートが脆弱な企業もあり、トラブルが発生した際心配です。

会計ソフト選定の際はサポート面がどのくらいしっかりしているのかもしっかり比較し、自社の会計ソフトに関するスキルに応じた適切なサポートを受けられるようにしておきましょう。

今回は会計ソフトとは何か、そして導入のメリットやタイプ、選定時のポイントなどを解説しました。

会計ソフトを導入すれば、会計業務の効率化だけでなく経営判断の迅速化などさまざまなメリットを受けられます。ただし会計ソフトをフルに活用するには、自社事業規模や目的などに応じた適切な会計ソフトを比較して選ぶことが重要です。

ぜひこの記事も参考にしながら、あなたの会社に合った会計ソフトを選べるようになってください。