クラウド会計ソフト導入のメリットとデメリット

近年、導入する企業が増えてきている「クラウド会計ソフト」。どのようなソフトなのか、これまでのオンプレミスの会計ソフトと何が違うのか、なんとなくはわかっていてもあまり明確になっていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか？

ここでは、クラウド会計ソフトとはどのようなものなのかと導入で得られるメリット、知っておきたいデメリットなどについてご説明します。

まず、クラウドとオンプレミスの違いや比較を知りたい方は、こちらの記事をご一読ください。

近年、インターネット関連で「クラウド」という言葉を耳にすることが多くなりました。一般に用いられている「クラウド」は、インターネットを経由して利用できる形のソフトウェアやサービスのことを意味しています。つまりオフラインのパソコンにソフトをインストールせず、ブラウザなどで利用することができるソフトという意味です。

従来コンピューターによる情報処理は、アプリケーションとデータが同一のコンピューターの中にある形が一般的でした。当然、それらのアプリケーションやデータを使用して作成した書類も、同じコンピューターの中に保存される形です。

しかしインターネットの普及や技術進化にともない、ネット経由で別のコンピューター上にあるアプリケーションやデータを利用することが可能になりました。こうした情報処理の形を「クラウドコンピューティング（Cloud Computing）」と言います。そして、クラウドコンピューティングを使って提供されるサービスは「クラウドサービス」と呼ばれています。

クラウド（Cloud）とは英語で「雲」「雲状のもの」を意味する言葉で、なぜネットワーク上にあるコンピューターを指す言葉として使われるようになったのかについては諸説あります。よく言われるのは、以前から技術者が図面上でネットワークを表現するときに雲形で描くことが多かったことに由来しているのではないかとする説。また、ネットワークを介した先にあるコンピューターは実際に目で見ることができないため、「雲の上」というイメージで表現するようになったという説もあります。

会計ソフトとは、会計業務を効率化するための専門ソフトのことを言います。仕訳や決算書の作成など会計業務の自動化を進めることで、作業にかかる労力や時間を軽減することができます。また、人為的ミスを減らすことにも役立つと言えるでしょう。

かつて会計業務と言えば、手作業や一般的な表計算ソフトを用いた作業が当たり前でした。しかし1980年代後半頃から会計業務に特化した専用のソフトが登場しはじめ、企業の会計業務に徐々に取り入れられ、一般的に使われるようになっていったのです。

そしてクラウドコンピューティングが浸透してきた近年では、会計ソフトにもクラウドサービスとして提供されるソフトが増えてきました。これがクラウド会計ソフトです。

クラウド会計ソフトは、従来のようにオフラインのパソコンに会計ソフトをインストールして使用するのではなく、クラウド上にあるアプリケーションやデータを使用するタイプの会計ソフトです。データもクラウド上で保存、管理されるのが特徴です。

これから新たに会計ソフトを導入するのであれば、クラウド会計ソフトがおすすめです。現在、オフラインのインストール型の会計ソフトを導入している企業は、クラウド型の会計ソフトに切り替えることでさらに会計業務を効率化できる部分が多いでしょう。クラウド会計ソフト導入で得られる、主なメリットを見ていきましょう。

オフラインのインストール型会計ソフトの場合、導入時に使用するパソコンの台数分パッケージを購入する必要があるため、導入する際にはまとまった金額の初期費用がかかることになります。

一方、クラウド会計ソフトの場合は月額料金などで利用を開始することができるため、導入時の初期コストを抑えることが可能です。

オフラインのインストール型会計ソフトを導入して常に最新版に買い換えて使用する場合と比較すると、クラウド型のほうが割安に利用できるケースも多いでしょう。特に中小企業や事業開始直後の個人事業主であれば、大きなメリットとなります。

クラウド会計ソフトはアプリケーション自体がクラウドで提供されているため、常に最新版の機能を使用することができます。

バージョンアップごとの買い替え費用がかかりません。法改正へ対応するためのプログラムもスムーズに提供されるため安心です。

クラウド会計ソフトは、誰でも直感的に操作しやすいように作られているものが多いです。

専門用語が少なく、操作方法がわかりやすいので、パソコンの扱いにあまり慣れていない人や、初めて会計ソフトを使う人、会計や簿記の知識があまりない人でもすぐに使いこなしやすいという特徴があります。ヘルプやサポート体制が充実しているサービスが多い点も魅力です。決算書や確定申告書類なども簡単に作成することができますので、会計業務にかける時間を大幅に短縮できる効果が期待できます。

この点は中小企業や個人事業主が会計ソフトの導入を検討する際は、大きなメリットとなります。

多くのクラウド会計ソフトで、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携に対応しています。連携によって銀行口座の入出金やクレジットカードの利用履歴が自動で反映されるため、手作業での入力が不要です。

これまで入力のためにかかっていた時間や手間を削減できるうえに、手入力によるミスを防ぐ効果も期待できるでしょう。

また勤怠管理やPOSシステム、ハンディターミナルなど他のクラウドサービスとの連携ができる機能も増えています。

クラウド会計ソフトで使用するデータや作成した書類データは、クラウド上に保存、管理されます。バックアップも自動で行われるため、万が一パソコンの故障、紛失などといった事態が起きても、クラウドにあるデータは無事なので安心です。

同じクラウド会計ソフトを使用している税理士とのデータ共有がしやすいのも利点点もメリットです。

データがクラウド上にあるため、データ共有する際にデータのやりとりのためにアップロードやダウンロードをしたり、外部メディアを使用したりする必要がありません。

メリットの多いクラウド会計ソフトですが、導入の際には注意すべき点もあります。以下のような点を理解しておきましょう。

オフラインのインストール型会計ソフトを導入する場合は購入時のみ費用がかかりますが、クラウド会計ソフトを導入する場合は初期費用を抑えられる代わりに月額で利用料金がかかります。

低価格のソフトを購入して、バージョンアップごとの買い替えを頻繁に行わないような場合と比較すると合計でかかる費用は割高になります。

クラウドサービスなので、インターネット障害など何らかの理由でインターネットに接続できなくなったときには、復旧するまで会計ソフトを使用できなくなるというリスクがあります。

ただしメーカーによっては、インターネット接続できない間でもオフラインでサービス継続できる場合もあるので、クラウド会計ソフトを選定する際の一つのポイントになります。

クラウド会計ソフトは、バージョンアップに際して細かい機能や使い勝手などが変わってしまう可能性があります。

オフラインのインストール型ソフトであればバージョンアップでどのような変更が加えられたのかを調べてバージョンアップを行うかどうかを自分で判断できますが、クラウドの場合は基本的に自動で更新されるためバージョンアップしないという選択肢はありません。

ただし大きな仕様変更の場合、古いバージョンの機能を一定期間使用し続けられるようなケースはあります。またメーカーによっては、クラウド形式のソフトであっても、プログラムはパソコンにインストールして、データをクラウドで保全させるタイプのものを提供している場合もあるので、確認しておくと良いでしょう。

クラウド会計ソフトの導入によって得られる主なメリットと、導入前に知っておきたいデメリットなどについてご説明しました。会計ソフトはクラウド型のサービスが年々シェアを伸ばしている調査結果が各社から出ております。

会計ソフトの導入や乗り換えを考える際は、基本的なメリットとデメリットについてしっかりと理解したうえで検討なさってください。