クラウド会計ソフト中小企業の会計業務に最適な『PCAクラウド 会計』のご紹介

「クラウド会計ソフト」。どのようなソフトなのか、これまでのオンプレミス型（オフラインの自社サーバーに接続、パソコンにデータを置く型）の会計ソフトと何が違うのか、なんとなくはわかっていてもあまり明確になっていないという方もいらっしゃるのではないでしょうか？この項目では、クラウド会計ソフトとはそもそもどのようなものなのか、導入で得られるメリット、知っておきたいデメリットなどについてご説明します。

クラウド会計ソフトとは？

会計ソフトとは、会計業務を効率化するための専門的なソフトのことを言います。かつて会計業務と言えば、手作業や一般的な表計算ソフトを用いた作業が当たり前でした。しかし1980年代後半頃から会計業務に特化した専用のソフトが登場しはじめ、企業の会計業務に徐々に取り入れられ、一般的に使われるようになっていきました。

企業が起業し、規模が小さいうちは会計業務自体は紙や表計算ソフトなどでも代用できますが、企業規模が大きくなるに従い仕訳や決算書の作成など会計業務の自動化を進める必要性が出てくるため、多くの企業では自社の会計業務には会計ソフトを導入しています。その導入により、作業にかかる労力や時間を軽減し、また、人為的ミスを減らすことにも役立っていきます。

そしてクラウドコンピューティングが浸透してきた近年では、会計ソフトにもクラウドサービスとして提供されるソフトが増えてきました。これがクラウド会計ソフトです。クラウド会計ソフトは、従来のようにオフラインのパソコンに会計ソフトをインストールして使用するのではなく、クラウド上にあるアプリケーションやデータを使用するタイプの会計ソフトです。会計ソフトが動作する箇所は個人のクライアント上や、Webサーバー上の2つに分かれますが、そのデータ自体はクラウド上で保存・管理されるのが特徴になっています。

クラウド会計ソフトを導入して得られるメリット

これから新しく会計ソフトを導入する、もしくは現在会計ソフトを使っているが新しくしたいとお考えであれば、クラウド会計ソフトがおすすめです。現在、オンプレミス型の会計ソフトを導入している企業は、クラウド型の会計ソフトに切り替えることでさらに会計業務を効率化できる部分が多いでしょう。それではクラウド会計ソフト導入で得られる、主なメリットを見ていきましょう。

導入メリット１：導入コストを抑えて使用開始できる

オンプレミス型の会計ソフトの場合、導入時に使用するパソコンの台数分パッケージを購入する必要があるため、導入する際にはまとまった金額の初期費用がかかることになります。

一方、クラウド会計ソフトは月額料金などで利用を開始することができるため、導入時の初期コストを抑えることが可能です。

オンプレミス型の会計ソフトを導入して、常に最新版に買い換え、保守の契約を結んで利用する場合と比較すると、クラウド型のほうが割安に利用できるケースも多いでしょう。特に中小企業や事業開始直後の個人事業主であれば、大きなメリットとなります。

また、PCAのクラウド会計ソフトの場合は、月額料金が「契約時のサーバー利用ライセンス数」を基準としています。クラウド会計ソフトの場合、使うユーザー1人ごとに1つのIDを発行するため、使う人数分の費用がかかってしまう場合があります。しかし、PCAの場合「サーバーセンターへの最大同時接続数」になるため、ログオンするIDの数やソフトをインストールする台数に関わらず「その時使っている人数分」の契約になります。そのため、複数の担当者で最小限の契約IDで利用できるため、最低限のコストで運用ができます。

導入メリット２：常に最新のソフトと機能を使用できる

クラウド会計ソフトはアプリケーション自体がクラウドで提供されているため、常に最新版の機能を使用することができます。

オンプレミス型の会計ソフトはバージョンアップなどがあるたび費用が必要な場合があります。会計ソフトなど業務にかかるソフトウェアは法改正などが発生すると、結局バージョンアップして最新の機能を利用する必要な場合がほとんどです。そのため、常に最新版の機能を使えるクラウド会計ソフトの方が煩わしいことは減ります。

導入メリット３：操作がわかりやすく使いやすいため、時間短縮ができる

クラウド会計ソフトは、誰でも直感的に操作しやすいように作られているものが多いです。

専門用語が少なく、操作方法がわかりやすいので、パソコンの扱いにあまり慣れていない人や、初めて会計ソフトを使う人、会計や簿記の知識があまりない人でもすぐに使いこなしやすいという特長があります。ヘルプやサポート体制が充実しているサービスが多い点も魅力です。決算書や確定申告書類なども簡単に作成することができますので、会計業務にかける時間を大幅に短縮できる効果が期待できます。

この点は中小企業や個人事業主が会計ソフトの導入を検討する際は、大きなメリットとなります。

また、PCAのクラウド会計ソフトは、40年以上培ってきた経理担当者に使いやすいオンプレミス型の会計ソフトインターフェイスそのままに利用できるため、現在PCAソフトをご利用中の方はよりスムーズにPCAのクラウド会計ソフトに移行できます。 PCAのクラウド会計ソフトはwebブラウザ上で動作するソフトではなく、 クライアントのパソコン上のソフトを利用しますので、ブラウザで動くサービスにありがちな高速で入力している際に「BackSpace」や「F9更新」などを 押して入力情報が一気に消えるなどのストレスもありません。

導入メリット４：銀行口座やクレジットカードとのデータ連携でき、手入力のミスを防ぐ

多くのクラウド会計ソフトで、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携に対応しています。連携によって銀行口座の入出金やクレジットカードの利用履歴が自動で反映されるため、手作業での入力が不要です。

これまで入力のためにかかっていた時間や手間を削減できるうえに、手入力によるミスを防ぐ効果も期待できるでしょう。

また勤怠管理やPOSシステム、ハンディターミナルなど他のクラウドサービスとの連携ができる機能も増えています。

導入メリット５：クラウド上にデータがあるため安心

クラウド会計ソフトで使用するデータや作成した書類データは、クラウド上に保存、管理されます。そのため、パソコンの故障などの事態が起きても、クラウド上にあるデータは無事なので安心です。

PCAのクラウド会計ソフトはすでに15年以上継続しているサービスで、25,000法人を超えるお客様にご利用いただいております。PCAでは過去の稼働率をサービスインよりすべて記載しており、半数以上の年度で99.99%以上の稼働率を維持しており極めて高い安定性のあるサービスになります。 他社クラウドサービスの場合、5分以内の停止は停止回数に数えない例や、過去の停止を記載しない例もありますが、弊社では全ての停止を含めて記載しており、安定的にサービスを提供続けております。

導入メリット６：税理士とのデータ共有がしやすい

同じクラウド会計ソフトを使用している税理士とのデータ共有がしやすいのもメリットです。

データがクラウド上にあるため、データ共有する際にデータのやりとりのためにアップロードやダウンロードをしたり、外部メディアを使用したりする必要がありません。

会計ソフトをクラウド化する際におさえておくべきデメリット

メリットの多いクラウド会計ソフトですが、導入の際には注意すべきデメリットもあります。以下のような点を理解しておきましょう。

デメリット１：ランニングコストがかかる

オフラインのインストール型会計ソフトを導入する場合は購入時のみ費用がかかりますが、クラウド会計ソフトを導入する場合は初期費用を抑えられる代わりに月額などの利用料金がかかります。

低価格のソフトを購入して、バージョンアップごとの買い替えを頻繁に行わないような場合と比較すると、合計でかかる費用は割高になりますが、PCAのクラウド会計ソフトの費用はソフトの保守契約やバージョンアップ料金込みになっており、サーバーの購入・保守費用なども含めた同じソフトをオンプレミス型で導入した場合に比べると、コストを削減できます。

デメリット２：インターネットに接続できないと使えない

クラウドサービスなので、プロバイダによるインターネット障害など、何らかの理由でインターネットに接続できなくなったときには、復旧するまで会計ソフトを使用できなくなるというリスクがあります。

PCAのクラウド会計ソフトは、インターネット接続できない間でもオフラインでサービス継続できるので、データをオフラインにバックアップしておくことで万が一の場合でも対応できます。

また、クラウドサービスはインターネットを利用するサービスのため、契約いただいているプロバイダのインターネットの速度によっては、オンプレミス型に比べてソフトの動作が遅く感じられる場合があります。サービスの動作スピードは環境差もありますので、 PCAのクラウド会計ソフトでは、利用申込前に無料体験を行って頂き、動作スピードをご確認いただけます。

デメリット３：「バージョンアップしない」という選択肢がなく自動でアップデートされてしまう

クラウド会計ソフトの中でもWebブラウザ上で動作するソフトは、基本的に自動で更新されるため、バージョンアップに際して細かい機能や使い勝手などが変わってしまったり、今まで他のサービスと連携できていた部分ができなくなる可能性があります。

PCAのクラウド会計ソフトは、会計ソフトが動作する部分はクライアントのパソコンなので、バージョンアップでどのような変更が加えられたのかを調べてバージョンアップを行うかどうかを自分で判断できます。

まとめ

クラウド会計ソフトの導入によって得られる主なメリットと、導入前に知っておきたいデメリットなどについてご説明しました。PCAのクラウド会計ソフトは2ヶ月の無料体験ができますので、まずは体験版をご利用いただき、実際に操作頂けますと幸いです。