導入事例
東海ビジネスサービス株式会社 様
ソリューションの幅を柔軟に拡げていける『PCAクラウド Web-API』。リモートワークも実現し、期せずして部署の一体感醸成のきっかけにも
監査法人の指摘をきっかけに、『PCAクラウド』を選んだ東海ビジネスサービス株式会社。様々なソリューションを、『PCAクラウド Web-API』連携の拡張性を生かして運用することで、在宅勤務でも基幹業務を遂行できるリモートワークを実現。このシステムリプレイスが社員のエンゲージメント向上のきっかけとなり、ITインフラの構築というますます重要性が高まる同社の事業を、一体感を持って推進できている。
導入の狙いと効果
- 導入の狙い
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- 請求管理や顧客管理などの業務を確実に取り扱いたい。
- 会計、給与、販売管理などの一連の基幹業務を連携させ効率化を図りたい。
- 社員が自宅から基幹業務を遂行できるリモートワーク環境が欲しい。
- 導入の効果
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- 『PCA会計hyperクラウド』と『売上原価Pro』の連携で、顧客情報を軸にした確実な数字の管理を実現。
- 会計、給与、販売管理など基幹業務のすべてを、希望の条件でクラウド管理できるのは『PCAクラウド』のみ。データ連携も容易にでき、業務効率化に一役買ってくれた。
- 基幹業務をクラウドで利用できる『PCAクラウド』によりリモートワークが実現できた。
- システムリプレイスをきっかけに、管理部の一体感、エンゲージメントの向上につながった。
導入システム
- PCAクラウド プリペイドプラン (Type6 3CAL)
- PCA会計hyper クラウド
- PCA給与 クラウド
- PCA人事管理 クラウド
- PCA固定資産 クラウド
- PCAクラウド Web-API※1
- 売上原価Pro※2
- Web給金帳Cloud※3
- オフィスステーション年末調整※4
※1)『PCAクラウド Web-API』は、『PCAクラウド』と他のクラウドサービス等をシームレスに連携させることが可能なサービスです。
※2)『売上原価Pro』は、株式会社アイ・ジェイ・エスの提供するサービスです。
※3)『Web給金帳Cloud』は、株式会社インターコムの提供するサービスです。
※4)『オフィスステーション年末調整』は、株式会社エフアンドエムの提供する『オフィスステーションシリーズ』のラインナップです。
導入企業とプロフィール
東海ビジネスサービス株式会社
資本金 | 42,000,000円 | 従業員数 | 263名 |
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事業内容 | IT関連業務全般 (システム開発/保守、運用マネジメント、運用オペレーション、基盤構築、クラウドサービス、ITコンサルティングなど) | ||
所在地 | 〒104-0033 東京都中央区新川1丁目3−3 グリーンオーク茅場町6F | ||
設立年月日 | 1976年5月8日 | ||
URL | https://www.tokai-bs.co.jp/ | ||
幅広い技術力でトータルソリューションを |
導入前の運用と課題
一部の数字は紙の台帳が頼り。時代にあう新しい管理システムにしたい
東海ビジネスサービス株式会社はITインフラの設計のほか、システムエンジニアやプログラマーなどのIT人材の派遣、ITコンサルティングなどを提供している。顧客には中小企業から大学、金融機関など多種多様な規模や業種の法人が名を連ねており、経験に裏付けられた同社の技術力や人材を必要としている顧客は多い。
同社では以前、他社の会計・給与ソフトを利用していたが、その保守契約の満期が近づいておりシステムの入れ替えを検討し始めていた。
「以前は他社のソフトをオンプレミスで利用し会計や給与計算を行っていましたが、クラウド化は頭の片隅で常に意識はしていました。そんな折、監査法人のショートレビュー(上場準備に向けた課題抽出のために実施する調査)にて“各部門の部分最適を求める結果、全体最適が害されている”と指摘を受け、社内の管理体制をあらためて見直すことになりました」(代表取締役社長 田中亮宇氏)
「確かに指摘の通り、当社の管理部門の運用体制はやや旧式だったといえます。会計、給与、販売管理がそれぞれ別に動いており、データ連携ができていませんでした。そもそもデータ連携以前に紙による管理も一部で続けている状況でした。例えば顧客管理については各営業担当者がExcel®などで個別に管理している一方、顧客管理台帳への記入も行うようにしていました。しかしExcel®などの管理も、各自でデータ管理していることもあり、形骸化していたのです。そのため各顧客の請求残高を調べるには、結局紙の顧客管理台帳を引っ張り出してきて、そこから数字を拾うこともありました。二重入力の多発により、起票に相当な時間を要し非効率であることも感じていました」(経理部)
「情報システム部からは、オンプレミスでの運用をしている中で感じたこととして、事業継続計画、いわゆるBCPの観点からもリスクに対して堅牢な基幹系システムを導入するべきだと提言もしました」(情報システム部 桑原浩司氏)
このような公認会計士からの指摘をきっかけに管理方法の見直しを検討する中で、従来利用していたソフトの保守サービスも一区切りつくことから、システム全般の見直しに踏み切った。
選定のポイント
会計、給与、販売管理、人事など幅広くクラウド利用できるのが『PCAクラウド』
新しいシステムを導入するうえでこだわったのが以下のポイントだ。人事・給与、会計、固定資産、販売管理の各システムをクラウドで利用できること。利用者の使い勝手がいいシステムを選択すること。そして、業務効率アップを目指すためシステム同士の連携も重視することだった。
「PCA含め数社のシステムを比較しましたが、他社の場合は人事・給与、会計、固定資産、販売管理のすべてをクラウド化できておらず、機能が限定的なものも多くありました。検討当時、唯一PCAだけが私たちが求める条件を満たしていました」(経理部)
業務効率を重視していたため、API連携による拡張性も大きな決め手となった。
「『PCAクラウド』はPCA製品同士の連携ができるのはもちろんのこと、『PCAクラウド Web-API』によってPCA以外の様々なソリューションと連携させられます。会計、給与、販売管理、就業管理などそれぞれの領域で連携させられるソリューションの数がとても多く、自分たちの業務にフィットした使い方ができるのではないかと考えました」(桑原氏)
そしてもう一つ大きな採用ポイントがある。それは、在宅でのリモートワークができることだった。
「以前はオンプレミスのためリモートワークの実施は難しかったのですが、『PCAクラウド』ならそれが可能です。人事・給与、会計、固定資産、販売管理とまんべんなくクラウド化できている『PCAクラウド』なら、リモートワークの実現性が高まると考えました」(田中氏)
導入後の効果
『PCAクラウド』を選んだことで、リモートワークによる業務継続が可能に
2019年12月に『PCAクラウド』をはじめ、各種システムを正式契約し、2020年3月からまずは『PCA人事管理DXクラウド』『PCA給与DXクラウド』を本稼働させた同社だが、折しも本稼働させた2020年3月は、新型コロナウイルスの第一波が始まった頃で、多くの企業が社員の働き方を見直さなければならない時期だった。同社の場合は『PCAクラウド』を選択していたことで在宅勤務を可能にした。
「業務の遂行に欠かせない基幹系システムを『PCAクラウド』にすることで、社員は通勤困難な状況下でも、自宅からリモートワークによって業務を止めることなく進めることができました。また他システムより一足早く本稼働させた『PCA給与DXクラウド』と『Web給金帳Cloud』を連携した運用は、この状況下で早速効率化の効果を発揮しました。当社は、社員が社内にいる事業形態ではなく、現場と自宅の直行直帰となっている業務形態ですので、以前は給与明細を手書きで封書して各社員の自宅に郵送しており、その数は毎月200名分以上で、1日作業でした。それが、『Web給金帳』との連携で、それらの明細書を郵送するための業務はなくなったのです。その手間・コストが大幅に削減できただけでなく、その作業のためだけの出社時間、というのも削減できました」(経理部)
「システムの入れ替えを検討し始めたのは2019年3月ごろ。そのときに現在のような状況になりうるとは思いもしませんでしたが、あのとき『PCAクラウド』を選んだことが、結果的にコロナ禍における業務継続にも大きなメリットをもたらしました」(田中氏)
単なる請求書発行システムからの脱却。「案件・プロジェクト」ごとの一元管理を実現。
同社は『PCA会計hyper クラウド』と『売上原価Pro』をAPI連携させている。
『売上原価Pro』にて案件・プロジェクトごとの原価管理を実現し、『PCA会計hyper クラウド』にて会計情報を確認することで、単なる請求書発行システムと化してしまっていた以前の販売管理システムの運用の問題点を解決した。
「以前のシステムは、販売管理も会計も案件やプロジェクトごとの管理ができず、別途Excel®を駆使する状態でした。弊社は、システム開発やITコンサルティングなどを業務としていますので、案件・プロジェクトごとの管理は必須事項、管理できるシステムを導入しただけでも効果はあったと実感します。
もちろん管理ができるゆえに、担当者の運用を変える点は苦労しました。そもそも請求書発行のみ使用していたシステムから、在庫管理、顧客ごとの債権債務の管理、入金消込といった業務フローを担当に理解してもらい、そのうえで業務フローに応じたマスター登録をする点は苦労しました。しかし苦労の甲斐あり、手書き、二重入力などの不要な業務を減らし、システムに合わせて業務フローをこれまでより格段によい流れに整備できました」(田中氏)
業務効率化への強い意識づけが管理部としての一体感、エンゲージメントの向上につながった
システム選定時にこだわった業務効率アップも、システムを変更するだけでは実現できない。形から入っても、人は納得しなければ新しいプロセスへ踏み出してくれないと考えた同社は、導入時に以下のことを心掛けた。
「導入時に心掛けたことは、“現行を変えたくない”という声の払しょくです。現状の業務の流れは慣れていますし、作業が見えているので、業務フローは変えたくないものです。そこで、『PCA会計』であれば経理部門、『売上原価Pro』であれば営業事務の部門、と所管の部署がありますが、営業事務の部門を管理部門へ異動させ、バックオフィス作業を一元的に管理部門傘下に統合しました。統合後に業務プロセスのスタートからゴールまでを説明し、一気通貫業務を各業務の担当者にイメージさせることに努めました」(田中氏)
システムリプレイスをきっかけとして、各セクションの効率、能力をあげることを目標に据え、従来のやり方で非効率なオペレーションとなっていた部分は改善することが、社員それぞれ、そして部全体に強く意識づいたという。
「今までのシステムではないものを利用することで、皆のスタートラインが一緒になったことから、担当者に自分の業務が何のために必要なのかの理解が深まりました。また、細かな作業についても積極的に意見交換することで、コミュニケーションが活性化され、管理部としての一体感が生まれました。一体感の醸成はシステムリプレイスの主目的ではありませんでしたが、管理者としては嬉しい副産物でしたね」(田中氏)
社員それぞれのモチベーションが向上し、部全体に一体感が生まれた、つまり、結果的にエンゲージメントにつながったということである。システムリプレイスをしても、このような意識づけが足りないと業務フローは変わらず、結果的に組織の一体感がなく、効率化もままならないというケースもおこりうる。同社は全面的なシステムリプレイスを起爆剤にし、着実に新しい業務フロー確立への道を歩みだせているということが分かる。
今後の展望と課題
同社は、システムリプレイスのタイミングに合わせて人事給与制度の改定や会計方法の変更も同時に行った。システム操作が変わっただけでなく、新しい業務フローになったことは、やはり慣れるまでに時間を要するものだ。まだ慣れていない部分も残っていると語る田中氏だが、今後も意欲的にシステム構想を進めていきたいと考えている。
「ワークフローのシステム化、受注・請求のペーパーレス化、社会保険や税務申告の電子化など、管理面が多いですが、このような業務にも取り掛かっていきたいと考えています。今回のシステムリプレイスにて業務フローの改善も合わせた効率化を図れることは社員も実感できましたし、『PCAクラウド』による管理本部のリモートワークも促進できました。
今までの業務フローを変える際はもちろん生みの苦しみはあります。しかし、管理本部をはじめ関係する社員が一体となって取り組み、社内外にもいい効果を発揮する業務改善ができましたし、実体験に基づく顧客サービスの向上につなげていけると信じています」(田中氏)
同社はAPI連携によってシステムを柔軟に拡張させている。『PCAクラウド』の拡張性によって自社の管理業務の効率化が実現できただけでなく、社員のエンゲージメントにもつながる、というのは新たな視点ではないだろうか。昨今、人材不足やストレスチェック実施の義務化などをきっかけに社員のエンゲージメント向上に注目する企業も多い。システムの再構築を起爆剤としたこのような効果にもぜひ注目していただきたい。
この事例をご覧いただいた方へ
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様々な導入事例をまとめたガイドブックをはじめ
各製品の資料も是非ご覧ください。
ピー・シー・エーから一言
基幹システムを一新するにあたり、各部署の担当者様とお打ち合わせした際、
やはり現行のフローを変えたくないという言葉を多くいただきましたが、
田中様をはじめ、管理部門を主体として各部署へご説明いただいたおかげで、スムーズなシステムリプレイスが実現しました。
このシステムリプレイスを貴社の業務改善へつなげることができ、ご提案した側としても大変喜ばしく思います。
今後も、社会保険電子申請等、API連携を活用したご提案を通して、
貴社の業務改善の一助になるよう、精進致します。
引き続き何卒よろしくお願い致します
『PCA会計hyper クラウド』をご利用いただきましてありがとうございます。
プロジェクトごとの管理機能はPCA会計hyperにて搭載された機能となっており、導入の効果があったと感じていただけて非常に嬉しく思います。
また、使い勝手がいいシステムというポイントで選んでいただけた点も、大変ありがたく思います。
今後も製品間連携やAPI連携等を強化し、使い勝手を意識した製品づくりを心掛けていきたいと思っております。
引き続きPCA製品をご愛顧のほどよろしくお願いいたします。
『PCA給与DX クラウド』をご利用いただきありがとうございます。
リモートワークでの運用や、API連携によるペーパーレス化で業務効率向上に貢献でき、非常に嬉しく思います。
『PCA給与DX クラウド』は社会保険や税務の電子申告・電子申請にも対応しております。ぜひご活用ください。
引き続きPCA製品をご愛顧のほどよろしくお願いいたします。