株式会社グローバルキッズ様

導入事例

子どもたちの未来のために。「ヒト」が支える保育事業をPCAクラウドで基盤強化！

首都圏に認可保育所を展開する株式会社グローバルキッズは、業務の基盤に『PCAクラウド』を採用した。その中でも優先的に立ち上げたのが給与・就業・人事管理といった「ヒト」の管理にまつわるシステムであったが、そこにこだわったのには大きな理由があった。急成長する企業がクラウドサービスを採用した理由とそのメリット、今後の展開方針を伺った。

導入の狙いと効果

導入の狙い

増加する職員の給与計算業務を短縮・効率化したい。
保育園の状況を本部から見えるようにしたい。
想像を超え急成長する事業のスピードに合うシステムを検討したい。

導入の効果

勤怠管理・Web給与明細書配信システムで時間短縮・業務効率の向上。
タイムレコーダを活用し、「職員と園児の登降園管理」で園の状況の「見える化」。
PCAクラウドの追加サービスを利用し、成長に併せて追加可能なシステムを構築。

導入システム

PCAクラウドプリペイドプラン (Type12 6CAL)^※
- PCA人事管理X クラウド
- PCA給与Xクラウド
- PCA会計Xクラウド
- PCA商魂X クラウド
- PCA商管Xクラウド
PCA eDOCX

※ 【プリペイドプラン】お客様のご希望のご利用期間でお選びいただけるプランです。 12・36・60ヶ月パックは、一括前払いの割引料金になります。

導入企業とプロフィール

株式会社グローバルキッズ

資本金	3,000万円	従業員数	813名
事業内容	保育施設の運営ベビーシッターの養成と派遣公共施設での託児サービスイベント等での託児ベビー用品・子供服の輸入及び販売
本社所在地	〒101-0054 東京都千代田区神田錦町3-21 JPRクレスト竹橋ビル6F
設立年月日	平成18年5月23日
企業理念	子ども達の未来のために
URL	http://www.gkids.co.jp
【会社のあゆみ】	グローバルキッズは、2006年5月より「子ども達の未来のために」という企業理念のもと、認証保育所の開所・運営を開始しました。 008年11月、東京都認可保育所「グローバルキッズ板橋園」の開所を期に横浜エリアでの認可保育所を展開。2013年4月現在、認可保育所18施設、認証保育所20施設、横浜保育室1施設、認可外保育所（板橋保育ルーム事業）1施設を運営しています。 2009年から導入した海外視察旅行制度では、現場職員を対象にドイツ・韓国・オーストラリアの保育現場を視察。現在はフィンランド・ハンガリー・デンマークといった北欧・中欧エリアの現場視察・文化交流を年4回程度、実施しています。渡航先では現地ガイドが安心・安全を確保し、充実した海外研修旅行となっています。 2010年4月より学童保育施設の運営受託を開始。板橋区では大山小学校あいキッズ・高島第六小学校あいキッズ、練馬区では石神井町学童クラブ・泉新小学童クラブといった4施設を運営。従来より行っている保育所運営と同様の志のもと、学童の保育を実践し、より多くの子ども達と関わっていきたいと考えています。 2013年現在、お預かりする子どもの数は2,000名を超え、現場職員においては約800名が在籍しています。

導入前の運用と課題

株式会社グローバルキッズは、2006年5月より「子ども達の未来のために」という企業理念のもと、認証保育所の開所・運営を開始した。現在（2013年4月）、認可保育所18施設、認証保育所20施設、横浜保育室1施設、認可外保育所（板橋保育ルーム事業）1施設、その他グループを含め48施設を開設し、預かっている子どもの数は2,000名を超え、現場職員においては約800名まで短期間で成長したが、さらなる成長が期待される優良企業である。

システム導入にあたり重要なテーマは「ヒト」

創業者である代表取締役中正雄一氏は、大手パンメーカーに勤務し店舗開発業務を経験した後、保育業界へ参入した。3年ほど共同事業を行っていたが、2006年、正式に個人事業主として独立開業し、その後4か月で株式会社へ移行させた。その後は7年間でグループ計48施設を展開、職員に至っては前年度の2倍になっている。

成功の秘訣を中正氏は「運が良かったんです。タイミングよく自治体様が依頼をしてくれたり、職員の募集をしたら良い人が来てくれたり、本当についてますよ。」とニッコリ微笑む。しかし、自治体からの信頼を得るためには、常日頃から良い物件がないか調査したり、それを目利きする前職で培ったノウハウも必要である。採用に関しても、職員が働きやすい環境を整備し、会社の理念を実現しているからこそ同じ思いのヒトが集まるのであって、普段からの準備や保育に対する強い熱意が成功の要因であると感じる。

そんな同社においてのシステム導入時の重要なテーマが、「ヒトに関すること」であった。

「子どもに一番近い場所にいる職員には業務的な負担や金銭的な心配をかけずに保育だけに取り組んで欲しい。そのため、職員との信頼関係は重要であると考えています。」と中正氏は語る。

「例えば、給与振込みが遅れることで信頼関係に悪い影響が出たり、生活や職場に不安を感じてもらうことはしたくないので、従業員が300人くらいまでは私が給与計算を行って、振込み処理までやっていました。」というほどのこだわりぶりだ。「月の1/3くらいが給与関係の仕事になっていて、まだまだ従業員も増える予定でしたので、システム化の必要性を考えだしました。」その思いを引きつぎ、システム化プロジェクトの中核になったのが、執行役員総務部長宇田川三郎氏である。「社長の方針を踏襲しましたが、管理する人数が多くなったということで書類の管理方法や情報の伝達方法などの新たな業務プロセスを構築していくという要件も出てきました。」とおっしゃる宇田川氏。

「職員への給与支払いは、末日締め、10日払いと規定されていますが、当時の業務は全く時間に余裕がありませんでした。そのボトルネックになっている部分を探しだしたところ、勤怠実績の集計と給与明細書の配布、ゆうちょ振込データの作成、に関する処理でした。システム化の際には、これら３つの課題を解決してもらえるベンダーを探しだしました。」と宇田川氏は振り返る。

ベンダー選定のポイントは、課題をクリアできる機能を有することにもあったが、宇田川氏はまた、こうも語った。「私たちも想像がつかないくらいの成長スピードであったので、一緒に業務やシステムを考えてもらえるパートナーとして考えられるかという点も考慮しました。」

株式会社グローバルキッズ代表取締役中正雄一氏 — 株式会社グローバルキッズ
代表取締役中正雄一氏

[左]
株式会社グローバルキッズ
執行役員総務部長
宇田川三郎氏

[中央]
株式会社グローバルキッズ
総務部広報課課長
庄司勝也氏

[右]
株式会社グローバルキッズ
総務部経理課課長
齋藤祐靖氏

導入後の効果

施設ごとのローカルルールを標準化、メール配信を活用して効率アップ

導入後、運用が軌道に乗るまでには苦労もあったとのことだが、結果的には予想以上の効果ももたらしている。

「就業と給与業務といった切り口で1年くらいベンダーさんを探しましたが、最終的にはクラウドサービスも持っているPCA・クロノス社製品を提案いただいたベンダーさんに選定いたしました。半年後には稼働予定であったので、かなりタイトなスケジュールではありましたが、予定通りの4月に稼働は行いました。ただ、就業規則やシフトパターンなど想定以上のローカルルールが多く、業務の標準化を行うのに時間がかかりました。中でもシフトパターンは想定していた３．５倍以上の７００種類のシフトが洗い出されました。稼働後、3ケ月はマスタや設定の修正を行いながら進めておりましたので現場も大変でしたが、6ケ月も経過する頃には、施設長からの問合せもなく、運用していただけるようになっていました。最終的には、パッケージシステムの機能をベースに業務を併せていきましたが、見えていなかった業務の洗い出しもできてよかったと思います。今では随分ノウハウも貯まりましたので、今年から施設長になる職員へのレクチャーを事前にできるまでになりましたよ。」と宇田川氏。

また、「給与明細書も毎月10日前にある施設長会議で印刷したものを配布しておりましたが、かなり準備時間も厳しかった。現状は、『Ｗeb給金帳』で職員に対し、メール配信を行うようになって、明細書を印刷して織り込んだりする作業も無くなり、スピーディに安心して給与明細書を届けることができるようになりました。」と、確実に業務効率が向上している。

導入後の課題と展望

人事管理システムのさらなる活用

「次は人事管理ですね。既に本稼働には入っていますが、職歴や異動履歴をメンテナンスしているところです。行政はこの職歴や異動履歴の提出を求めることもありますので、重要な項目になります。また、同じく行政の確認が入るものとして、書類の6点セットがあります。①履歴書、②雇用契約書、③資格者証、④健康診断書、⑤辞令、⑥労働者名簿、となりますが、各園に備え付けておく必要があります。「PCA eDOCX」を利用すれば、保存のルール化や本部と拠点の情報共有、問い合わせ時検索のスピード化につながるかと考えています。」と宇田川氏。

また、今年から人事評価制度を導入するとのことで、「賞与の査定からPCA人事管理を利用予定です。うまくいけば、来年度導入予定の目標管理の結果や研修の受講管理など今後の評価を行うのに必要な情報も管理対象にしていきたいと考えています。年次別の研修カリキュラムやキャリアプランを考えていく場合に参考にできれば良いかなと。」

さらに宇田川氏は、「行政によって、園に必要な有資格者や人数が異なります。通常であれば、保育士以外に、調理師、0歳児をお預かりする場合はプラス看護師・栄養士、など要件もありますが、チーム編成する際に検索条件として簡単に設定ができたら、人員・教育計画も立てやすくなるかと考えています。」と意欲的に語った。

総務部経理課課長斎藤祐靖氏は、「女性が90%くらいの職場ですから、苗字がよく変わります。この変更作業がグループウェアでスムースに職員からの自己申請で変更できればと考えています。あと、名前だけではわかりにくいので、写真があればどの施設の誰かだと思い出しやすいので、これから写真をアップしていく予定です。」

総務部広報課課長庄司勝也氏からも「毎年、新規で10施設を展開する予定ですので、新卒者や拠点採用も増えていきます。これらも人事管理で情報の共有化を図っていきたいですね。」「出産後も戻りやすい企業になっていますが、産前産後や育児休業のチェックがしやすいと助かりますね。」との要望をいただいた。

タイムレコーダで見える化を実現、「ヒト」の管理をさらに拡張

会計部分においては、斎藤氏より「予算や進捗管理はPCAクラウド会計で行っています。人件費にかかわる部分にベースアップ率をかけて来期の損益シミュレーションを行っていますが、園児への請求データや経費などの購買データが連携できれば、予算管理も精度が上がるのではと考えています。また、もうすぐ稼働予定ですが、タイムレコーダで園児の登降園情報を管理し、超過保育を請求データにまで反映できるカスタマイズを行っていただいています。このデータを見ながら、効率の良いシフト編成を組む材料になると考えています。」と第２次フェーズである「ヒト」の管理を拡張したアウトラインを語っていただいた。

第１次フェーズを終えて宇田川氏からは「予想がつかないことが起きるために実現案を一緒に考えてもらえて本当に良いパートナーとして選定できて良かったです。ただ、クラウドの運用時間についてはもう少し検討して欲しい。その日にやっておきたい作業があったときに、時間的猶予が欲しいです。あと、パートタイマーの有給付与についてシステムで比例付与ができれば助かります。また、今年退職者を含め、給与支払者が1,000人を超えます。来年からの電子申告の業務化においてのシステム的対応が必要と考えています。」と今後の要望をいただいた。

最後に中正氏から「私たちは子ども達に未来を見せる企業です。個性を引き出し、成長させて大人になってもらうために、最終的には小学校から大学までのボトムアップ式の今までの日本にはない教育環境を作りたい。子どもの人数が半分になり、競合先も増えそうなこの先を生き残るために「ヒト」に関するノウハウを貯めているところです。チームワークや個人のスキルを向上させて、少ない職員で運営できれば経営効率も高い。最適なチーム編成が見えるシステムを作りたい。その時までPCAクラウドにはお付き合いいただきたいですね。」と今後の展望を述べていただいた。

ピー・シー・エーから一言

PCA コメント

経営戦略に合わせたIT化に『PCAクラウド』をご採用いただきまして誠にありがとうございます。
特にIDカードと『就業管理クロノス』を組み合わせた園児の登降園管理は、専用システムを削減する賢明な運用方法だと思います。生徒管理が必要な業界でもご活用いただける応用例として参考にさせていただきたいと思います。

『商魂X』で園児を得意先マスターとして、通常保育・追加保育などのサービス内容を商品マスターで登録すれば、実績もわかりやすく、追加保育の時間等の集計・分析も行いやすくなりそうですね。
また、『商管X』は未払金の管理もできますので、各保育園での経費なども入力していただければ、『会計X』で保育所単位の損益管理も行いやすいと思います。

ご要望いただきました「有給休暇の比例付与入力」については、近年パートタイマー労働者数も増加したことから必要な機能だと認識しております。
比例付与に応じた付与日数の算出ができる機能追加を検討させていただきたいと思います。
対応時期やバージョンなどが決まりましたら、PCAコメントにて追伸させていただきたいと思います。

平成26年1月より開始されます合計1,000人以上の給与支払報告書の電子申告義務化については、年末リリース予定のRev4.02にて対応させていただきますのでご安心ください。
また、クラウドサービスの運用時間ですが、朝の1時間を前倒しし、午前6時からの運用となります（年内サービス開始予定）。ご希望の時間通りには改善できておりませんが、今後ニーズにご対応できるよう、徐々に検討させていただきたいと思います。