FAX・手書き伝票から現場入力へ！業務効率化を実現したSui導入事例

店舗から届く注文をFAXで受け付け、担当者がシステムへ手入力する。
営業先で記入した伝票を、帰社してからExcelへ入力する。

このような「現場で発生した情報を、後から事務所で入力する」業務は、入力作業そのものが負担になるだけでなく、その後の製造・出荷・販売管理などの業務にも影響します。

今回は、株式会社マインドレイの「Sui」を活用し、現場での入力に切り替えることで業務を効率化した2つの導入事例をご紹介します。

店舗からのFAX注文をタブレット入力に変更した事例

導入前：FAXで届いた注文を本部で手入力

1つ目は、お菓子屋さんの事例です。
路面店・百貨店を合わせて32店舗を展開しており、各店舗から本部へ注文を行い、本部で注文を取りまとめて製造、各店舗へ出荷する業務を行っています。
導入前は、店舗からの注文をFAXで本部へ送信し、本部では届いたFAXをもとにPCA商魂へ受注伝票を手入力していました。
その後、受注伝票から商品別集計表を出力し、その内容をもとに製造を行い、各店舗へ出荷するという流れでした。
 

導入前の業務の流れ

導入後：店舗からタブレットで発注

Sui導入後は、各店舗からタブレットを使って発注を入力し、本部へデータを送信する運用に変わりました。

本部では、送信されたデータをもとにPCA商魂の受注伝票が自動で作成されるため、これまで行っていた受注伝票の手入力作業がなくなりました。また、タブレットから入荷予定データを参照することも可能になっています。

導入後の業務の流れ

伝票入力の負担を減らし、製造・配送をスムーズに

Suiの導入により、事務所での伝票入力作業がなくなり、製造への指示も早くなりました。

その結果、配送までの時間短縮も見込まれています。

店舗からの注文を現場で入力し、その情報を本部での受注業務につなげることで、注文を受けてから製造・出荷するまでの業務をスムーズにしています。

手書き伝票とExcel管理を現場入力に変更した事例

導入前：訪問先で手書き、帰社後にExcelへ入力

2つ目は、水のルート販売における導入事例です。
個人・法人の契約先に水のサーバーを設置し、営業担当者が定期的に訪問して水のボトルを届けています。
導入前は、営業担当者が訪問先で補充した数量やサーバーメンテナンスなどの情報を手書き伝票へ記入し、受領書にサインをもらっていました。
その後、帰社してから受領書を確認し、売上数量をExcelへ入力。また、チケット販売管理簿への入力も行っていました。

導入前の業務の流れ

導入後：現場で入力し、その場で伝票を発行

Sui導入後は、営業担当者が現場で売上数量などを入力する運用に変更しました。
入力した情報をもとに、納品書と受領書をその場で印刷できます。

また、掛売上か現金売上かを選択して入力でき、現金売上の場合は領収書を発行する運用も行っています。なお、領収書の発行はカスタマイズによるものです。
チケット販売については、PCA商魂で管理しています。

導入後の業務の流れ

帰社後の入力作業をなくし、在庫もリアルタイムに把握

導入後は、帰社してから行っていた伝票入力作業が不要になりました。
さらに、在庫をリアルタイムで把握できるようになり、営業・事務双方の残業短縮にもつながっています。
現場で必要な情報を入力し、その場で伝票を発行することで、現場での業務から事務所での管理までをよりスムーズにつなげています。

「現場で入力する」ことで後工程の業務を効率化

今回ご紹介した2つの事例では、業種や業務内容は異なりますが、共通した業務改善が行われています。

1つ目の事例では、店舗からFAXで届いた注文を本部で手入力する運用から、店舗でタブレットから発注する運用へ変更しました。
2つ目の事例では、訪問先で手書きした情報を帰社後にExcelへ入力する運用から、現場で入力する運用へ変更しました。

つまり、どちらも、
「現場で発生した情報を、後から事務所で入力する」

という業務を、

「現場で入力し、その情報を後工程の業務に活用する」
形へ変えています。

 

現場での入力に切り替えることで、事務所での入力作業や帰社後の転記作業を減らすだけでなく、その後の製造・出荷・販売管理などの業務もスムーズに進められるようになります。

まとめ

FAXや手書き伝票、Excelへの入力など、現場と事務所の間で発生する入力作業は、日々の業務の中で大きな負担となることがあります。

今回の事例では、Suiを活用して現場での入力を実現し、PCA商魂の受注業務や販売管理業務につなげることで、これまで発生していた入力作業を削減しています。

「現場で入力した情報を、できるだけそのまま次の業務につなげたい」

そのような業務改善を検討する際の一つの事例として、参考にしてみてはいかがでしょうか。