外出先で見積作成・点検報告書を完結！

保守・メンテナンス業では、現場対応のスピードが顧客満足度を左右します。

一方で、「見積書は会社に戻ってから作成」「点検報告書をExcelへ転記」といった運用が残っている企業も少なくありません。

今回ご紹介するのは、kintoneとPCA商魂・商管 Web-APIを連携し、現場で見積作成から点検報告書の作成まで完結できるシステムを構築した事例です。

導入前の課題

保守担当者は日々お客様先を訪問し、設備の点検や修理対応を行っています。

しかし、システム導入前は次のような課題がありました。

• 見積書は事務所へ戻ってからExcelで作成
• 点検報告書もExcelで作成
• 現場で確認した内容を再度入力する必要がある
• 見積作成まで時間がかかり、お客様への回答が遅れる

つまり、「現場では仕事が終わっているのに、事務処理は会社に戻ってから」という状況でした。
担当者にとっては移動時間だけでなく、転記作業による負担も大きく、入力ミスが発生する可能性もありました。
 

解決策 ― kintoneとPCA商魂・商管 Web-APIを連携

そこで構築したのが、kintoneを業務アプリとして利用し、PCA商魂・商管 Web-APIと連携するシステムです。
現場ではタブレットからkintoneへアクセスし、その場で必要な情報を入力します。
入力されたデータはWeb-APIを通じてPCA商魂へ連携され、見積伝票として登録されます。
これにより、これまで帰社後に行っていた入力作業を現場で完結できるようになりました。
 

現場業務を支えるkintoneアプリ

今回構築したkintoneアプリには、保守業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。

点検カレンダー

担当者ごとの点検予定を一覧で確認でき、訪問スケジュールを把握できます。

設備マスタ

顧客設備の情報を一元管理し、現場でも必要な情報をすぐ確認できます。

メンテナンス入力

点検内容や作業履歴をその場で入力できます。

点検報告書

入力した内容をもとに報告書を作成できます。

トラブル報告書

設備の不具合や異常内容も現場から登録できます。

見積入力

現場で作成した見積内容は、そのままPCA商魂の見積伝票として登録されます。

PCA商魂・商管 Web-APIの活用ポイント

今回のシステムでは、PCA商魂・商管 Web-APIを活用して次のような連携を実現しています。

マスタ情報の取得

見積作成時には、

• 商品
• 得意先
• 倉庫
• 担当者
• 前回単価

などの情報をPCA商魂から取得し、常に最新データを利用できます。

見積伝票の登録

現場で入力した見積データは、そのままPCA商魂へ登録されます。

二重入力が不要となり、入力ミスの削減にもつながっています。

導入効果

システム導入後は、業務フローが大きく改善されました。

従来は事務所へ戻らなければできなかった作業が、現場だけで完結できるようになっています。

具体的には、

• 外出先で見積書を作成
• 点検報告書をその場で作成
• Excelへの転記作業を削減
• PCA商魂へのデータ登録を自動化
• お客様への見積回答を迅速化

といった効果が得られました。

また、現場で入力した情報がすぐ社内で共有されるため、業務全体のスピード向上にもつながっています。

まとめ

保守・メンテナンス業では、「現場で発生した情報を、いかにスムーズに基幹システムへ反映できるか」が業務効率化の鍵となります。
今回の事例では、kintoneとPCA商魂・商管 Web-APIを組み合わせることで、現場での見積作成や点検報告書作成を実現し、帰社後の事務作業を大幅に削減しました。
PCA商魂・商管 Web-APIは、販売管理データの登録だけでなく、商品や得意先などのマスタ情報を活用した柔軟なシステム連携も可能です。
「現場業務をもっと効率化したい」「kintoneと基幹システムを連携したい」とお考えの企業様は、ぜひPCA商魂・商管 Web-APIの活用をご検討ください。