【特別企画】PCA人事部インタビュー『PCA Hub 給与明細』『PCA Hub 年末調整』活用編

多様な職場環境に合わせて業務効率最適化を実現する
『PCA Hub 給与明細』『PCA Hub 年末調整』
その開発元であるPCAの人事部スタッフが語った
現場の実情とは
 

手に届く価格で手が届かなかった業務効率最適化を実現する『PCA Hub 給与明細』と『PCA Hub 年末調整』。その開発元であるPCA社内では、日常の業務の中でどのように活用されているのか。人事部スタッフに、活用のポイントや導入の効果、『PCAクラウド 給与』との連携など、「現場のリアルな声」を聞いた。

前編となる 【特別企画】PCA人事部インタビュー『PCAクラウド 給与』活用編 も、ぜひご覧ください。

■ 各種書類を電子配信できる『PCA Hub 給与明細』

前回の記事でご紹介したように、PCA人事部では自社サービスの『PCAクラウド 給与』を導入して業務の効率化・省力化を実現しているが、それだけに限らず様々なサービスを連携させて活用しているという。中でも注目したいのが、手に届く価格で手が届かなかった業務効率最適化を実現する『PCA Hub』シリーズの『PCA Hub 給与明細』と『PCA Hub 年末調整』だ。

まずは『PCA Hub 給与明細』から見ていこう。これはその名の通り、給与明細をデジタル配信できるサービス。『PCAクラウド 給与』側で一度設定をしておけば、毎月給与明細をアップロードするだけで自動で従業員宛に配信できる。従業員はスマホやPCからいつでもどこでも確認できるうえ、過去の明細も最大10年分保存されるため、紙のように紛失する心配もなく、必要に応じてさかのぼって閲覧できる。

▲ 給与明細書の配信イメージ。クリックするだけでプレビューが表示される。

「PCA人事部では、2023年3月のリリース当初から導入しています。それ以前に使用していた他社サービスは、『PCAクラウド 給与』のデータを読み込ませるせるために、別の変換ツールを使ってマスターを作成する手間が発生してしまうのが難点で…。『PCA Hub 給与明細』を導入してからは、そういった作業もなくスムーズです」（PCA人事部K）

『PCA Hub 給与明細』で電子配信できる書類は、給与明細や賞与明細、源泉徴収票など全部で9種類。添付ファイルの配信機能もあるため、社内報や内訳に関する書類を給与明細などと一緒に配信することも可能だ。住民税の特別徴収税額通知（納税義務者用）の配信にも対応しており、従業員側の端末に特殊な解凍ツール（AES-256対応解凍ツール）をインストールしなくても、パスワードを入力するだけでPDFファイルが開けるので余計な手間も必要ない。

▲ 給与明細書や源泉徴収票など、9種類の書類を配信できる。

「給与明細書データをアップロードしておき配信予約登録（例えば25日朝9時）をしておけば、その日時に自動配信されます。新しく社員が入った時も、最初に『PCAクラウド 給与』の社員マスターで給与明細に関する設定をしておけば、以後は設定不要です」（PCA人事部S）
 

■ 作業の手間や情報管理の煩わしさから「解放」

紙で配布していた給与関連書類を電子化したことによる業務改善効果はいろいろあるが、特に大きいのは住民税額の通知に関する作業負担の軽減だという。従業員が600人ほどいるPCAでは約130カ所の自治体から通知が届くそうで、全社員分の通知書を紙で管理・配布していた時代を想像するだけでも、その負担の大きさがわかる。しかも、住民税額の通知書類は氏名や住所、年収などが記載された「個人情報の塊」。再発行できないこともあって、保管や取り扱いには細心の注意を払う必要があった。そういった書類がHubサービス上で管理・配信できるようになったことで、担当者の負担は大きく削減されている。

「在宅勤務で出社してこない人に『どうやって渡せばいいの！？』と困惑することもありました。中には1年くらい取りに来ない人もいて…。それに、給与関連の書類って、全く興味のない人もいるんです。以前、ある社員の机の引き出しに、未開封の給与明細が大量に入っているのを偶然目にしてしまった時には『私たちの苦労は一体何だったんだろう』と虚しくなりました」（PCA人事部K）

紙の時代は、明細書を自社で印刷していた。1枚の紙に2人分の明細を印刷し、それを断裁して、拠点ごとに分類し、1人分ずつ封筒に入れて口を閉じ、発送していた。社員とパートでは支給日が異なるため作業も月1回では済まないし、賞与がある月はさらに作業が増えてしまう。同じ部署内でも複数の拠点に社員が分散している場合があるため、送り間違いがないよう注意が必要だ。

「紙の時代は給与支給日に間に合わせるため、振り込み手続きが終わってからのわずかな期間で作業を終わらせる必要がありました。スケジュールに余裕がないから、準備も大変。大量の紙に触れるから手はカサカサになるし、指を切ってしまうことも珍しくありませんでした。それが今では、前日の夕方に作業をしても間に合うくらい。休職者の自宅に郵送しなくていいのも助かります。煩わしさから解放されて時間に余裕ができ、ペーパーレスで地球環境にも優しい。いいことばかりです」（PCA人事部M）
 

■『PCA Hub 年末調整』開発は実務者目線で

続いて『PCA Hub 年末調整』について見ていこう。これも、以前は紙で行われていた年末調整業務の負担を大幅に削減できるサービスだ。従業員がPCやスマホからいつでもどこでも申請でき、そのデータはボタン操作で簡単にシステムに取り込めるため、申請書類の回収や入力作業が不要になる。過去の申請内容も8年分保存可能だ。PCA人事部では、以前は他社サービスを利用していたが、『PCA Hub 年末調整』の開発段階から1年ほどテストに協力していたという。

「実務担当者の目線から、主にUIについての改善要望をリスト化し、優先度の高い項目から対応していただきました。例えば、忙しい業務の中でも操作に迷わないよう、クリックする位置や色を明確にしたり、今年と前年の情報を比較する際に見やすいよう、両者の表示位置を近付けたりするなど、使い勝手はかなりよくなっていると思います。」（PCA人事部K）

従業員ごとの進捗も、開発時には時系列順で並ぶような仕様だったが、人事部からの要望で改善。それぞれ「依頼中」「入力中」「確認済」などステータスが表示されるようになり、誰がどのような状況なのかがわかりやすくなっている。これなら、長期間「入力中」になっている人がいれば、それに気付いて「送信ボタンを押し忘れていませんか」などと促すことも可能だ。

▲ 個別の進捗状況がステータスで表示されているので一目で把握できる。

「特にお願いして、全体の進捗状況を円グラフで表示する機能も追加していただきました。締切日へ向けて、完了した人の割合が少しずつ増えていく様子が見えるので、グラフの色が変わっていくと嬉しくて。忙しい業務の合間の、心の支えにもなっていました」（PCA人事部S）
 

■ 説明文のカスタマイズや絞り込み検索もOK

年末調整を紙で行っていた時代は「何をどのように記入すればよいのか分からない」という声も多かったが、デジタル環境ならそうした悩みも解消する。従業員はPCやスマホからいつでもどこでも申請できるうえ、ほとんどの項目を「はい」か「いいえ」で回答していくだけで申告が完了するので、とても簡単だ。控除の上限額以上には入力できないよう設定もでき、差し戻しの手間も削減できる。

▲ 従業員は、ほとんどの項目を「はい／いいえ」で回答するだけでよい。

「説明事項の文面をカスタマイズできるのも便利。締切日や注意すべきポイント、特定の事項の対象者などを入れておけば、入力時の勘違いやミスを防ぐことができます。例えば、当社では必ず全員が年末調整をすることになっているため『ご自身で確定申告をする場合でも、年末調整は必ず行ってください』と注意喚起するなど活用しています。承認した日を指定して検索できる機能もあるので、例えば『今日チェックした分だけを絞り込みたい』という時などに便利です」（PCA人事部S）

▲ 説明事項の文面も自由に変更できる。

全員分の年末調整データが集まり、チェック作業が終われば、あとはデータを『PCAクラウド 給与』に取り込むだけ。紙時代は人事部側で手入力する手間が大きかったが、今ではワンステップで終了する。それだけに、各従業員が年末調整の重要性を理解し、期日までに正確に記入することが必須になるだろう。

「配偶者の収入を把握していない人は多く、後日、税務署から追加徴収の連絡が届くことがあります。そうなると、人事部側でまず過去の年調データを再計算し、そのうえで給与から控除するなど、作業負担が発生してしまうのです。スムーズな処理のためにも、必ず自分の申請データに責任をもって正確に入力していただくよう、アナウンスは念入りに行っています」（PCA人事部M）
 

■ 電子化の余地が多く残る給与関連業務

ご紹介したようにPCA人事部では電子化による業務改善が進んでいるが、中堅・中小企業では人事が手がける給与関連の業務において電子化されていない領域も多く残っているという。実際、PCAが今年5月に行った調査でも、手当の申請・集計から明細配布に至る一連のプロセスでExcelや紙を介したアナログ運用が根強く残り、書類確認や手入力・転記といった作業が現場の負担となっている実態が明らかとなった。

▲ 明細と同時に配布する書類は「年末調整の案内」という回答が約3分の2を占めた。

▲ 今後電子化したい業務は、約3割が「年末調整」と回答して1位だった。

その点、『PCA Hub 給与明細』なら給与明細書や源泉徴収票などの各種明細書類の配信が自動化できるうえ、添付ファイルを同時配信できるため年末調整の案内を送ることも可能だ。また、『PCA Hub 年末調整』を導入すれば、従業員はほとんどの項目を「はい／いいえ」で回答するだけでよく、業務効率も大幅改善できる。年末調整の場合は他業務を行いながらの対応となるうえ、法改正も多く、限られた人員で対応するのは難しい。実施時期が近付くこの機会に、『PCA Hub 給与明細』『PCA Hub 年末調整』の導入による電子化・業務効率化を検討してみてはいかがだろうか。