【特別企画】PCA人事部インタビュー『PCAクラウド 給与』活用編

中小企業に最適なクラウド型給与計算ソフト
『PCAクラウド 給与』
その開発元であるPCAの人事部スタッフが語った
活用のポイントとは

中小企業に最適なクラウド型給与計算ソフト『PCAクラウド 給与』。その開発元であるPCA社内では、日常の業務の中でどのように活用されているのか。実際に業務に携わっている人事部スタッフに登場してもらい、日々の運用方法やよく使う機能、活用のポイント、導入の効果など、普段は表に出ることがない「現場の本音」を聞いた。

■ 汎用データの「受け入れ」と「出力」を最大活用

PCAの人事部では、以前から自社サービスである『PCAクラウド 給与』を活用しており、現在はシステム内の領域を「役員」「社員」「パート社員」の3つに分けて運用を行っている。これは、1契約で複数の領域を使用できる『PCAクラウド 給与』ならではの運用方法だ。給与体系や締日・支払日が異なる従業員ごとに領域を分けたい場合や、給与担当者の操作・確認できる領域を管理したい場合、グループ会社ごとに領域を分けて本社で一括管理する場合など様々な使い方ができる。

「日常業務で頻繁に利用しているのが、汎用データの受け入れと出力です。当社ではクロノスの勤怠管理システムも導入しており、『X'sion（クロッシオン）』で集計された残業時間や有給休暇の取得日数などの勤怠データを月に1度、csv形式で『PCAクラウド 給与』へ受け入れています。給与計算の基になる情報の受け入れを自動化できているのは便利ですね」（PCA人事部K）

また、コロナ禍以降に在宅勤務が主流となったことを受け、通勤費の支給が定期代から実費へ変更となった。そのため、内製システムへ社員各自で毎月の通勤費を入力・申請してもらい、それらを自動集計した実費額のデータをcsv形式で受け入れている。ただ、効率化が進んだ一方で、期日までに入力されていないと処理ができないため、マニュアル作成や社内掲示による啓蒙、入力遅れや漏れのある社員への声がけなど、データが揃うまでのフォローは欠かせないという。

「給与改定のある7月には新たな給与のデータを、夏と冬の賞与時期には支給データを、それぞれ汎用データで受け入れています。確認が終わったデータの数値をそのまま取り込めるのでミスのリスクが減り助かっています。」（PCA人事部S）

■「社員情報の登録」で情報管理、大量登録もお手のもの

社員の情報は「社員情報の登録」で一括管理できる。氏名や住所、連絡先、所属部署など登録できる項目は多彩だ。新たに入社した人がいる場合には、既存の社員データを複製して必要な項目だけを手入力で更新・登録する方法もあるが、新卒入社のある4月など1度に大人数を登録しなければならないケースでは汎用データでの受け入れも可能だ。人手不足が日々ニュースになる中、幸いにもPCAは採用が好調で、今年度も4月だけで40人以上が入社した。

「手入力で登録できる人数には限界があるので、一気に登録できるのは非常に助かります。利用シーンごとに一括修正ができるナビ機能もあるので、システムに不慣れな方でも案内に従って操作していけばそれほど難しくないでしょう。来春も今年と同数以上の採用をする予定ですが、来年2 月頃には『PCA Hub 労務管理』がアップデートされ、マイナンバー収集機能が追加されて入社手続きによるデータの収集がさらに便利になると聞いているので、期待しています」（PCA人事部K）

▲「社員情報の登録」の画面（イメージ）。項目が利用シーンごとにタブで分かれており、処理がイメージしやすい。
 

汎用データの出力は、受け入れ以上に活用の機会が多い。例えば、年1回、家族手当の支給要件を確認する際に、支給者の一覧リストを出力して継続の可否を判断しているという。また、年度終わりになると有給休暇に関する情報を出力し、平均取得日数や取得率を計算しているほか、平均年齢や平均勤続年数などのリストも作成し、募集資料やホームページに掲載するなどして採用活動に活かしている。

「1年分の勤怠情報も毎年4月のタイミングで集計し、出力したリストを各部署に提供しています。また、拠点によっては病院から『健康診断の予約をまとめて』と依頼されることがあるのですが、その時のリスト作成も『PCAクラウド 給与』の汎用データを活用しています」（PCA人事部M）

■ 住民税の関連業務は電子化により大幅改善

他にも様々な活用方法がある。住民税に関する業務もその好例だ。一昨年から電子化された住民税特別徴収税額通知（特徴通知）のデータを各市町村から受け入れ、毎月、住民税の金額リストをチェック用に出力している。また、銀行のシステムを使った支払のために、自治体別と部課別のデータも汎用データで出力している。変更作業が集中しがちな6～7月は特に大変だ。

「社員に特別徴収税額通知書を紙で渡していた頃は、各自治体から届いたものを会議室で拠点ごとに分類する作業が大変で…。『PCA クラウド 給与』と『PCA Hub 給与明細』を連携すれば特別徴収税額通知書も配信できるようになったので、そうした手間がなくなったのは大きいですね。ただ、『PCAクラウド 給与』の区切りは1月～12月なのに対し、住民税では6月～翌年5月と異なるため、反映のタイミングには注意が必要です」（PCA人事部K）

▲特別徴収税額通知データ取り込み（イメージ）
 

「住民税の基準となる給与支払報告書の情報は1月時点のものなので、通知が届く6月以降までの間に4月の異動で部署が変更になった人は、部署別に割り振っている社員コードが変わってしまい同一人物と認識されないケースが過去にはありました。今年からは名前でマッチングできる機能が追加されているため、そうしたミスの心配もなくなっています」（PCA人事部S）

「毎月勤労統計調査票資料」という機能があり、PCA人事部でも活用しているが、それ以外の基幹統計調査へ回答する際にも汎用データを活用し、必要に応じて加工するなどして対応している。また、健康経営優良法人認定制度のデータ申請時には、3年前と比較した数値を提出する必要があるが、過去の領域も出力できる『PCAクラウド 給与』なら何ら問題ない。

「社会保険料の算定は外部の社労士事務所にお願いをしているため、CSVデータを毎月お渡ししています。このように、あれもこれもと汎用データを活用しているのは、『PCAクラウド 給与』に入っているデータが一番正しいと考えているから。それくらい汎用データはいつも身近にある存在です」（PCA人事部M）

■ 都度のバックアップは「人事部の“お守り”」

業務のかなりの部分を自動化できている印象だが、イレギュラーで発生した処理はその都度、手入力もしている。例えば、健康診断費用や帰省旅費の補助、家族手当の遡及処理などがそれにあたる。また、社宅費用のように月割しなければならない項目では、転居を伴う異動が多い新年度には手入力の作業も増えてしまう。たとえ入力は簡単でも、そのための金額計算や書類の収集・確認は手間がかかるという。

「よく閲覧している帳票は、「給与勤怠支給控除一覧表」。給与を支払う際の添付資料としても活用しているので、支給と控除が正しくできているかチェックしています。同じ支給控除一覧表をもとに、経理部で使用している『PCAクラウド 会計』に入力するデータも出しているので、これが正しく出せることで、正しい支給、正しい伝票につながります」（PCA人事部K）

▲「給与勤怠支給控除一覧表」（イメージ）
 

運用上、現時点では『PCAクラウド 給与』と『PCAクラウド 会計』の仕訳連携は行っていないという。残業代と通勤費は翌月の給与での支給となるため、月末の締めの時点で未払金が発生することから、人事部側で前月分と当月分に分けた金額をExcelで用意し、その当月分を経理側で入力するという流れだ。機能的には連携可能なので、運用の工夫でより効果的に活用できる企業もあるだろう。

「賃金台帳も、毎月の育休・産休の給付金申請や、高年齢者の雇用継続給付金の申請などのために確認しています。退職者の離職票を発行する際にも過去13カ月分の賃金台帳を提出するため、年度をまたいで前年分まで範囲指定し、出力できるので便利。「社員情報の登録」も社員の連絡先や家族構成を確認する際によく閲覧しています」（PCA人事部S）

「バックアップは常に取るよう意識しています。特に退職者が出た場合に給与データが崩れやすいのですが、何か問題があっても過去のバックアップデータに戻って修正ができるので安心です。また、テスト用の領域を用意しておき、修正の結果を事前にシミュレーションしているため、ミスが重なることも防止できます。バックアップは私たちにとって『お守り』のような存在です」（PCA人事部K）

■ 業務効率化で生じた余裕を新制度の企画提案へ

PCAでは最近、人事部の発案による新たな制度が次々に導入されている。代表的なものが「シックリーブ休暇」だ。年間最大5日分の休暇を時間単位で取得でき、通院や検診、療養などのために活用できる。病から復帰して働く社員もいる中で、そうした人たちが通院しながら安心して働けるこの制度には、人事部スタッフの「優しさ」が込められている。

「社員数が大幅に増加する中で、シックリーブ休暇や時差勤務制度などエンゲージメント向上にもつながる新制度の企画・提案に、人事部の人員を増やさずに取り組めているのは、『PCAクラウド 給与』で業務のかなりの部分を自動化・省力化できているから。気持ちにも余裕が生まれ、落ち着いてミスなく業務を遂行できています。まだ発表できていない企画もあるので、これからも力を注いでいきたいです」（PCA人事部M）

近年では男性の育休取得も増えているが、分割して最大4回まで取得できる制度のため、社員にとっては嬉しい一方、人事スタッフにとっては作業が煩雑になる面もある。紙の時代であれば処理が追い付かなかったかもしれないそうした業務も、今は無理なく対応できているという。

給付関連は法改正や制度変更なども頻繁にあり、やらなければならない業務はますます増えていく。データの利活用による業務効率の改善は、企業にとって不可欠な視点だろう。
『PCAクラウド 給与』は近々、支給控除項目別で細かく人件費を確認できるよう機能追加が行われる予定だ。また、『PCA Arch』シリーズでは「AIエージェント」第2弾がリリースされ、『PCA Arch 人事労務』では勤怠統計などの分析なども可能になる。現場の状況に合わせてベストなサービスを選ぶことも活用のカギとなるだろう。