【特別企画】PCA経理部インタビュー『PCAクラウド 会計 hyper』活用編

中堅企業の経理部門の負担を軽減できる
『PCAクラウド 会計 hyper』
その開発元であるPCAの経理部スタッフが語った
活用のポイントとは
 

中堅企業の会計業務を支援する『PCAクラウド 会計 hyper』。その開発元であるPCA社内では、日常の業務の中でどのように活用されているのか。実際に業務に携わっている経理部スタッフに登場してもらい、導入の経緯や日々の運用、活用のポイントや便利な機能など、普段は表に出ることがない「現場の本音」を聞いた。

■最大のメリットは「取引先マスター」の活用

PCA社内では以前から、会計業務には自社サービスである『PCAクラウド 会計』を活用していた。開発部から『PCAクラウド 会計 hyper』を実際に運用し、使用感などをフィードバックしてほしいと要請もあったこともあり、従来の『PCAクラウド 会計』から移行に至ったのだが、早速、大きな効果を実感したという。経理部スタッフが最大のメリットとして挙げたのは「取引先マスター」の存在だ。

「以前は、取引先への未払金や、社内スタッフへの経費精算分の支払を管理するために、未払金の勘定科目を振込用とそれ以外に分けて、取引先名や社員名を『補助科目』で紐付けていました。一口に未払金といっても一種類ではなく、例えばすずらんクリーン社はみずほ銀行への振込、毎朝ロジスティクス社はVISAのクレジットカード払い、社員の山田太郎さんには現金払い、などというように支払方法はバラバラ。ステータスとしても残りませんし、管理も煩雑になりがちで、ミスがないかチェックする手間も発生していました」（PCA経理部K）

▲移行前（イメージ）：支払先情報を補助科目で、支払種別は摘要欄で管理していた。

 

移行後は取引先の情報を『取引先マスター』で管理できるようになり、課題も解消。勘定科目はひとつでも、「支払先」と「支払種別」という、本来は全く別のカテゴリであるはずの情報が混在しなくなったおかげで、スッキリと整理されたシステムとなった。どのデータをどこで管理するのかが明確になっていれば混乱も少なく、ミスの不安も大幅に軽減できる。

▲移行後（イメージ）：支払先情報は「取引先マスター」に紐付け。支払種別などを補助科目に設定できるようになっている。

「未払金の管理の手間が大きく改善しました。未払金の情報に取引先の情報を紐付けるだけで済みますし、『取引先一覧表』を開けば各取引先への未払金残高が一覧で表示され、支払漏れの有無も一目で確認できて非常に便利。『PCA Hub 経費精算』と併せて運用しているのですが、連携もスムーズです」（PCA経理部T）

以前は、既存の取引先と数百名分の社員データで1000個をはるかに超えていた補助科目の数も、用途に応じて絞り込んだ結果、現在は10個程度まで激減したという。

▲移行前（イメージ）：経費精算の支払先である社員名も補助科目で管理していたため、その数は膨大に。

▲移行後（イメージ）：補助科目を必要なものだけに絞り込んだ結果、10個程度まで激減。

「それまで使っていた『PCAクラウド 会計』からの移行時も、目立ったトラブルはありませんでした。移行を機に取引先のデータを精査し、多少メンテナンスを加えてから汎用データとして取り込んだのですが、これは社内の運用上発生した作業。補助科目から『取引先マスター』へのデータ移行を支援する機能も用意されていますので、同様の移行を検討されている企業様ではこうした負担もないでしょう」（PCA経理部K）

■他システムとのデータ連携もスムーズ

現代のビジネスシーンでは、様々なITサービスを組み合わせて使用することが多い。PCA社内でも『PCAクラウド 会計 hyper』をはじめとした自社サービスを中心に、数多くのサービスやシステムを組み合わせて活用している。こうした複雑な運用状況下でこそ力を発揮するのが、『PCAクラウド 会計 hyper』の特長の一つであり、多くのお客様からも高く評価されている「データ連携のしやすさ」だろう。

「データの受け入れ・受け渡しのしやすさは以前の『PCAクラウド 会計』運用時から実感していたことですが、『PCAクラウド 会計 hyper』では先ほどお伝えした『取引先マスター』の活用もあり、一段と利便性が向上しました。会計業務では、いくつもの周辺システムとデータ連携することが必須となりますから、こうした使い勝手の良さは本当にありがたいです」（PCA経理部T）

導入時に必要な科目マスターや仕訳データは、『汎用データ受入』メニューから簡単に取り込むことが可能だ。Excelや他社ソフトから出力したデータなど、異なるフォーマットでもレイアウトの組み換え不要で『PCAクラウド 会計 hyper』の項目へ簡単にマッピングできるのも大きなメリットとなる。

「紐付けた項目はパターン登録ができるため、最初の受け入れ時に設定さえ済ませておけば次回以降は自動でデータが取り込まれ、同じ作業が一切不要になるのも嬉しいですね。当社の運用上の都合で、一部のデータはcsv形式で出力したものに手を加えてから取り込んでいますが、それ以外の定期的な受け入れはほぼお任せ。もう、これがないと仕事にならないくらいです」（PCA経理部K）

■帳票類の視認性の高さと、ミスを防止する便利な機能

些細なミスも許されない会計業務。より正確な業務遂行のために、PCAの経理部スタッフが日々の業務の中でよく見ている帳票はどのようなものなのか。

「特によく使用しているのが『月次推移表』と『補助科目残高月次推移表』です。もし数字の差異が生じていればミスであることが分かるため、そのようなズレがないかチェックをしています」（PCA経理部T）

その他にも、「合計残高試算表」「補助科目残高一覧表」「取引先残高一覧表」は、月末や期末などに残高を確認する目的で目を通すことが多いという。

「例えば『取引先残高一覧表』であれば、月末に未払金残高がゼロになっていなければおかしいですよね。ここを確認してから翌月の未払金処理に進めばミスも防げます。また、残高や発生額の異常な増減、桁数違い、税区分違いなど、様々な条件設定により自動でエラーを検出してくれる『監査』機能も搭載されているため、目視だけに頼らなくて良い点も安心です。」（PCA経理部K）

『PCAクラウド 会計 hyper』が多くのお客様から支持されている点として、もう一つ、帳票そのものの見やすさがある。普段は意識することが少ない部分ではあるものの、業務の中で頻繁に確認する画面だけに、視認性の違いによる業務効率への影響は決して見過ごせるものではない。

「特に『月次予算実績比較表』は非常に見やすく、予算と実績でどこが大きくズレているのか一目でわかるのがいいですね。販売管理側の視点ではなく、会計側の視点で予算と実績を確認できるため非常に助かっています。手前味噌は承知で言わせていただくと、個人的には『非常に良い出来』です」（PCA経理部T）

▲月次予算実績比較表（イメージ）：勘定科目ごとに月次の発生分と累積分の予算・実績を一覧できるわかりやすい画面表示。

■業務を時短化する検索機能や嬉しいバックアップ機能も

誰にでも使いやすい、優れた操作性に定評がある点も『PCAクラウド 会計 hyper』の特長の一つ。会計本来の自動仕訳などはもちろん、様々な機能が搭載されていることはご承知の方も多いだろう。多数ある機能の中で、PCAの経理部スタッフは主にどのようなものを活用しているのだろうか。

「『振替伝票入力』メニューの「検索」で、前期領域中から該当する伝票を呼び出し、複写する機能はよく使用しています。例えば、決算や税金関連の仕訳は、頻繁ではない項目は詳細な内容まで覚えていないことも。そういったものでも簡単に呼び出せて、コピーと登録ができるためとても便利です」（PCA経理部K）

▲伝票検索画面（イメージ）：日付の範囲や管理仕訳区分などを選択し、当期または前期から伝票を呼び出すことができる。

「勘定科目や摘要、日付など、特定の情報に基づいて仕訳を検索できる『仕訳検索修正』も便利で、多用しています。『PCAクラウド 会計 hyper』では摘要欄に最大で全角128文字まで入力可能なため、関連しそうなワードで検索すれば、目的の仕訳はほぼ百発百中でヒット。よく使う文をあらかじめ摘要欄に登録しておくのもおすすめです」（PCA経理部T）

概算計上していた仕訳をまとめて呼び出し、逆仕訳をボタン一つで自動作成することも可能。手間を軽減するだけでなく、戻し忘れによるミスを防ぐこともできる。それに加えて、一般的なクラウドシステムには付いていないことも多い「バックアップ」の機能が、PCA製品には標準搭載となっている。経理担当者のタイミングでバックアップを取ることができ、万一の際にデータ受け入れ前の状態へ簡単に戻せるという安心感もストロングポイントといえるだろう。

■セグメントでの管理・分析も可能な「経営参謀」的存在

『PCAクラウド 会計 hyper』は、これらの他にも「セグメント分析」や「グループ会社管理」の機能を実装している点に特徴がある。例えば、製品サービスは『①クラウドサービス』『②保守サービス』『③ソリューション』、プロジェクトは『①展示会』『②プロモーション』『③広告イベント』、事業は『①新製品開発』『②法改正対応』『③機能改修』というセグメントで分類・管理すれば、『セグメント管理』をオンにするだけでセグメントごとの収支分析が一目瞭然となる。

さらに、「製品セグメント」×「拠点」 や、「各セグメント」×「グループ会社全体」で管理するなど応用は自在。多角的な分析による確かな数値に基づいた戦略立案を行うなど、企業経営に役立てることができる。『PCAクラウド 会計 hyper』は単なる「事務処理ツール」にとどまらず、頼もしい「最強の経営参謀」ともいえる存在なのだ。その一方で、入力の手間を削減するちょっとした「効率化ワザ」もあるという。

「伝票入力画面で2行目以降を入力する際、科目等の情報を空欄にしてEnterキーで進めると、上の行の情報をコピーしてくれる機能は、地味かもしれませんが非常に便利ですね。また、入力したい項目上にカーソルがある状態でF8キーを押すと、マスターの参照ウインドウが表示されるため、マウスに持ち変えることなくキーボードだけで操作可能です」（PCA経理部K）

この他にも、意外に知られていない便利な操作や入力方法は多数ある。ユーザーの皆様にとっては既知の内容かもしれないが、まだ知らない方向けに念のため共有しておこう。
 

◇その他の便利な操作・入力方法

●振替伝票入力：摘要の一括置換
メニューバーの「編集」から選択。「〇月分■■」のような仕訳が複数行ある場合、翌月に同じような仕訳を入れる際に、月の部分を一括置換するだけでよいため便利。
Q：振替伝票入力で摘要文を一括で変更できますか。

●振替伝票入力など：電卓機能
金額入力欄でキーボードの「+」や「-」を押下すると電卓機能が起動。計算した金額をそのまま入力できる。

●振替伝票入力：摘要入力欄のレイアウト変更
メニューバーの「表示」から選択。摘要入力欄の幅を「画面に合わせる」「印刷に合わせる」のいずれかから選べる。設定は他の関連する処理にも反映され、設定内容もユーザーごとに保存される。
Q：摘要入力欄の［画面に合わせる］と［印刷に合わせる］の違いを教えてください。

●振替伝票入力：差額入力
貸借の金額が一致しておらず差額が発生している場合、F4（差額）キーを押すと差額が瞬時に入力されるため、手打ちする手間も不要。

●合計残高試算表：内訳集計
「条件指示」の「集計種別」で「勘定科目別補助科目別」または「勘定科目別取引先別」を選択。「補助科目残高一覧表」を集計しなくても、「補助科目」または「取引先」を内訳として確認できるので便利。
Q：「合計残高試算表」で補助科目や取引先も表示・出力することができますか。

●データ入力：仕訳の一括変更
「勘定科目」「補助科目」「部門」を一括で変更可能。入力後に間違いに気付いた際、一括で修正できるため便利。
P-Tips ソフトワンポイント「Point 仕訳データの一括変更」

●推移帳票：集約期間の切り替え
月次、四半期、半期といった定番の期間の他にも、「直近2カ月」のように任意で集約期間を変えることが可能。
Q：前年比月次推移表を任意の期間で集計できますか。

●マイメニュー設定
ユーザーIDごとに、マイメニュー設定ができる。自分がよく使うメニューをアイコン化できるほか、日常的な処理の順番なども設定できるため、確認漏れや作業漏れの減少が可能。
Q：よく使うメニューをワンクリックで起動できるようにしたいです。

■効率化のカギは業務環境の把握と実務への落とし込み

従来の『PCAクラウド 会計』から『PCAクラウド 会計 hyper』へ移行し、業務効率の改善を大きく進めたPCA経理部。その導入効果をあらためて俯瞰した時、強調しておきたいのはどのような点になるのだろう。

「はじめにお伝えした『取引先マスター』に関連しますが、経費精算システムと併用していく中で、業務フローやデータの持ち方の構造をよりよい形に変えることができたのはやはり大きかったと考えています。個人の工夫でどうにか対応していた部分がシステム化され、間接的にデータ処理の煩雑さが解消。ヒューマンエラーの防止にもつながりました。システム化・効率化に伴い処理速度も向上しています」（PCA経理部T）

ワークフローや周辺システムなど、業務環境は企業ごとに少しずつ異なっている。自社にとって「できること」と「できないこと」は何かを把握し、どのように実務に落とし込むかを検討することも、『PCAクラウド 会計 hyper』を最大限に活用するために必要なことなのだろう。
 

後編となる 【特別企画】PCA経理部インタビュー『PCA Hub 経費精算』編 も、ぜひご覧ください。