就業管理・勤怠管理システム導入のポイント

企業が従業員の就業状況を把握するために行われる勤怠管理は、労働基準法第108条で「賃金支払いに関係する事項は台帳などに記録しなければならない」と定められており、企業の義務となっています。しかし勤怠管理は記録する内容が多い分作業が煩雑になりがちで、担当者の方は多くの時間を勤怠管理に割くことになります。

そんな勤怠管理を効率化するためのシステムが就業管理・勤怠管理システムです。就業管理・勤怠管理システムを導入すれば、業務効率化だけでなくさまざまなメリットを得られます。

今回は就業管理・勤怠管理システムとは何か、そしてそのメリット、導入のポイントまで解説していきます。「就業管理・勤怠管理システムとはそもそも何か知りたい」、「就業管理・勤怠管理システム導入を検討しているが、メリットや導入時のポイントを知っておきたい」という方はぜひご覧ください。

従来の勤怠管理は、従業員に直接記載してもらったり、タイムカード用の打刻機器を利用しながら就業時間などを記録していました。そして記録した内容を担当者がまとめることで、1週間や1か月あたりの合計就業時間などを把握できるようになっていました。

しかし従業員が多ければ多いほど、記録される就業時間などのデータは膨大になっていきます。また就業時間には残業や有休などの項目もあるので、複数の項目をしっかり把握しながら正確にまとめる必要もあります。結果的に勤怠管理には膨大な時間がかかり、特に月末になると多くの勤怠管理担当者が時間を勤怠管理に割くようになります。

そういった勤怠管理の課題を解決するために開発されたのが、就業管理・勤怠管理システムです。就業管理・勤怠管理システムでは従来の勤怠管理をコンピューター上でシステム化することで、さまざまなメリットをもたらしてくれます。

就業管理・勤怠管理システム導入には、次のようなメリットがあります。

• 業務時間や人件費などのコストを削減できる
• 人的エラーが削減され、正確な勤怠管理が可能になる
• データ分析により社内環境も改善しやすくなる

先ほども述べたように、勤怠管理には膨大な時間と、多くの人件費がかかり、企業としては勤怠管理をスムーズに行い、自社のコア業務に集中したいというのが本音でしょう。

就業管理・勤怠管理システムでは勤怠管理の各工程を効率化できます。

例えば従業員はパソコンやスマホからのログイン、タイムレコーダーのICカード認証などで簡単に就業時間をシステムに反映できます。また記録された就業時間はシステム上にリアルタイムで記録され、自動集計してすぐに結果を出せます。さらに給与管理システムと連携させれば、残業手当などの給与に関する項目まで自動で計算可能です。

このように就業管理・勤怠管理システムを導入すれば勤怠管理における作業が一気に効率化され、無駄な時間が削減されます。また今までより人手も必要なくなり人件費も削減され、結果的に自社のコア業務に集中できるようになり、業務生産性も向上します。

勤怠管理を紙や「Excel」といった手作業で処理すると、計算間違いや記入漏れなどのミスが出やすくなってしまいます。就業時間の記載ミスは従業員の給与支払額にも影響を与えてしまうので、避けなければいけません。

勤怠管理では記録された勤務時間データを、自動で計算してくれます。残業など通常の業務外の勤務時間についても簡単に自動計算できるようになり、記入漏れが起こりにくくなります。また記録されたデータをもとに計算を行うので計算ミスも起こりません。

このように就業管理・勤怠管理システムを導入すれば人的エラーが削減され、正確な勤怠管理が可能になります。

就業管理・勤怠管理システムでは、今までの各従業員の就業時間を一つにまとめて可視化できます。

例えば1年間のうち残業時間が多すぎる従業員も簡単に把握できるので、働きすぎによるメンタルケアや、無駄な業務時間削減などの対策をすぐに打てるようになります。また休日出勤の回数が社内全体で多いか少ないかなど、他の知っておきたい項目も簡単に分析して把握できます。

「働き方改革一括法案」（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）が2018年7月に公布され、「働き方改革」が声高に叫ばれている中、適切な就業時間で従業員が働けるようにするのは企業にとって重要です。勤怠管理システムを使えば、正確なデータをいつでも確認して、業務体制の改善などに活かせます。

ここからは、就業管理・勤怠管理システム導入時に参考にしたいポイントを解説していきます。

• 自社に合った機能を持つサービスを選定する
• オンプレミス型かクラウド型かを選ぶ
• サポート対応の質なども確認しておく

基幹業務システム全体に言えることですが、就業管理・勤怠管理システムでも自社に合った機能や機器を持つ製品・サービスを選定する必要があります。勤怠管理システムにも様々な製品・サービスがあり、自社に必要な機能が搭載されていないものや、逆に不要なものまで搭載されているものもあるからです。

例えば複数の職種に対応しているシステム、自社独自ルールにもスムーズに対応できるシステムなど、システムごとに機能が変わってきます。そのため勤怠管理システム導入の際は、自社に合った機能を持つシステムを調査・選定しなければいけません。

就業管理・勤怠管理システムには、大きく分けて2つのタイプがあります。

• オンプレミス型・・・自社のサーバーにソフトウェアをダウンロード・インストールして使う
  
• クラウド型・・・インターネット経由で就業管理・勤怠管理システムを利用する

オンプレミス型はカスタマイズ設定がしやすくセキュリティを確保しやすい分、コストが高くなる傾向にあります。社内規定などで社外のサーバーは利用できない場合などに利用されます。クラウド型は共有が簡単でコストも抑えられる分、ベンダーの利用しているデータセンターやネットワークのセキュリティをチェックする必要があります。それぞれにメリット・デメリットがあるので、就業管理・勤怠管理システム導入の際はシステム提供タイプについても自社にとって適切なシステムを導入できるように調査をしておきましょう。

就業管理・勤怠管理システムに慣れていない段階やトラブルが発生した際は、スムーズなサポートが受けられると非常に助かります。しかしベンダーによっては電話対応ができないなど対応がスムーズでないこともあり、不安になる可能性もあります。

就業管理・勤怠管理システム運用について不安がある際は、サポート対応の質も重要です。就業管理・勤怠管理システム導入の際は、サポート対応の質もじっくり調べておくとよいでしょう。

今回は就業管理・勤怠管理システムの概要やメリット、そして導入時に押さえておきたいポイントなどを解説しました。

就業管理・勤怠管理システムを活用すれば、業務効率化や適切な勤怠管理などが可能になります。ただし就業管理・勤怠管理システム導入の際は、自社に合ったシステムを選定するなどのポイントを押さえておきましょう。

あなたの企業でも就業管理・勤怠管理システムを導入して、適切な勤怠管理を実現してみませんか？