基幹システムとどう違う？ERPとはどのようなもの？

皆さんの会社では、ITツールをどうやって管理していますか？　会計や営業など、部署ごとにシステムが分割されたままのところもあるかもしれません。しかしあらゆるデータを並べて見る必要も多くなった今の時代、社内でシステムが分散しているとさまざまな弊害が発生してしまうことも。

「ERP（Enterprise Resource Planning）」を導入すれば、社内で分割されているシステムを1つに統合して、業務を一気に効率化できます。しかし基幹システムとERPを混同してしまうなど、そもそもERPについてよく知らない方もいらっしゃいます。ERP導入を検討する場合は、ERPについてよく担当者が理解しておくと安心です。

そこで今回はERPとはそもそも何かを、混同されがちな基幹システムと比較しながら解説。さらにERPのメリット・デメリットや導入の際のポイントまで、幅広く解説していきます。「ERPとは何かよく知っておきたい」、「ERP導入担当だが、ERPのメリット・デメリットや導入時のポイントは何なのか事前に理解しておきたい」という方はぜひご覧ください。

ERPとは、直訳すると「企業資源計画」となり、もともとは社内の資産を効率よく管理するための概念でした。現在ではERP＝「ERPを提供するシステム」とみなされ、ERPシステムのことを直接ERPと呼ぶことも多いです。

ERP登場前は、各企業はそれぞれの業務に必要なシステムを部署ごとに管理していました。つまり会計ならば財務会計システム、人事ならば人事システムというような感じです。そして財務会計や人事など、企業が業務をする上で必ず利用しなければならないものを「基幹システム」と呼びます。

一昔前は、この体制でも業務に支障が出るようなことは特にありませんでした。しかし社会のIT化がどんどん進み企業に蓄積されるデータが増え、「ビッグデータ」時代と呼ばれるようになった今では、部門間にまたがってデータを比較したり分析したりする必要性が出てきました。

しかし従来の部門ごとにシステムが独立している体制だと、例えば営業と小売部門で同じデータを取り扱っているのにも関わらず商品ナンバーの付け方が違っていたり、そもそも重複しているのに部門ごとに同じデータを入力したりするなど、余計な手間までかかってしまいます。要するに部門ごとにシステム管理する体制は古い考えになりつつあるということです。

そこでERPが活きてきます。ERPでは財務会計や人事システムなど、社内の各システムが統合されています。そしてERPにアクセスすればいつでも社内の全部署のデータが簡単に調べられる環境を構築できます。

結果社内データから迅速な経営判断が可能になり、移り変わりが早い現代に対応できる最適な業務体制ができあがります。ここまでで違いをまとめると、

• 基幹システム・・・各部署で独立した、業務に必要なシステム
• ERP・・・各部署のシステムを統合し、素早く経営判断をくだせるようにしたオールインワンパッケージのようなシステム

といったところでしょうか。基幹システムの進化系がERP、というイメージを持ってもらえるとわかりやすいと思います。ちなみにERPには「MA（Marketing Automation）」ツールなど、業務に必要ではないが業務効率化が可能なシステム（情報システム）まで統合されているものもあり、多目的に使えます。

ERPには、次のようなメリットがあります。

• 情報が一元化・可視化され、処理や管理などが簡単に
• 正確な在庫管理などによるコスト削減
• 正しく、迅速な経営判断ができる

ERPを導入すると、社内の各種情報が一元化されてすっきりします。またすっきりするだけでなく、全体の経営状況がどうなっているかなどを可視化して俯瞰できます。

さらにERPでは情報が一元化されて管理されているので、従来行われていた別部所間で同じデータを入力するなどの余計な時間がかかりません。これにより業務にかかる時間も削減され、社員にかかる負担まで減らせます。そして空いた時間は、自社収益化に直接つながる重要な仕事に回して収益向上も狙えます。

ERPでは、社内データを適切に管理できます。

例えば同じデータは部署間で共有するため、1度だけ入力すればそれで済みます。そして1度限りの入力で済むということは、同じデータにも関わらず内容が部署間で食い違っているなどのトラブルも防止できるということです。

同じデータの食い違いやデータの抜け漏れなどは、システムを統合せずに別々に管理しているとありがちです。ERPを使えばこういった人的ミスを防げるので、正確なデータが社内で共有されます。そして資材の在庫数など、経営に必要な数字の管理も常に適切になり、在庫余りなどの収益にマイナスになる事態もなくなります。

ERPは業務効率化だけでなく、正確なデータ管理によるコスト削減まで可能にします。

ERPを利用すれば、常に社内全体の正しいデータを誰もがすぐ確認できます。例えば決算期に業績を素早く確認してすぐ次の施策を打つなど、迅速な経営判断が移り変わりの激しい今の世の中には求められています。

ERPを使えば部署間のデータが最初から一元化されているので、データを集めてそこから経営判断に必要な分を抜き出して分析する、など時間がかかる作業をせずにすぐ結果を見られます。そして迅速な経営判断がくだせるようになり、企業の収益にもプラスになります。

ERPには、次のようなデメリットもあります。

• セキュリティを確保しておかないと危険な場合も
• データ統合に時間がかかり、コストもかかる

ERPには、社内のあらゆるデータが統合されて保管されています。つまり万が一ハッキングなどの被害に遭うと自社データがすべて抜き取られてしまう危険性もあるということです。

特にクラウド型のERPは、社外にデータが保管されているため、社内にERPを構築するよりも厳重なセキュリティが必要です。セキュリティについては、導入検討時に各ERPの公式ホームページやサポートなどを利用して、不安点がないか確認しておきましょう。

ERPを利用するには、まず分散していた社内基幹システムの統合作業などが必要です。蓄積データが多いほど統合には時間もかかり、余裕を持って作業しないと業務に支障も出ます。

またERPには当然コストもかかります。そしてコストがかかればよいERPだとも限らないので、しっかり選定して質などを見極める作業も必要です。

ここからは、ERP導入時のポイントを解説していきます。

• サービスタイプを選ぶ
• 必要な機能などを事前に確認して、最適なERPを選ぶ
  

ERPには、主に2つのサービスタイプがあります。

• オンプレミスタイプ
• クラウドタイプ

オンプレミスは自社にERPシステムを直接配置するタイプで、自社でしっかりセキュリティ構築を行ったり、独自のカスタマイズを行ったりしたいときなどに選びます。そしてクラウドタイプは社外のサーバーにERPを配置するタイプで、中小企業でもコストを抑えてしっかり導入できる点などがメリットです。

ERP導入の際は、まずオンプレミスとクラウド、どちらのタイプでERPを構築したいか決めておきましょう。

ERPにはいろいろなシステムが統合されていますが、社内部門数などによって必要な機能は変わってくるでしょう。

ですから生産や会計など、自社に必要なシステムだけを機能として提供してくれているベンダーのERPを選んだ方がコストも安く済みますし、適切な運用ができます。ERPを導入する際はどの部門のシステムを統合したいかなどを事前に確認して、最適なERPを選べるようにしましょう。

今回はERPとは何か基幹システムとの違いを確認しながら、ERPのメリット・デメリットや導入時のポイントまでご紹介しました。

ERPは基幹システムの進化系とも言える存在であり、社内のシステムを一元化して効率的なデータ運用を可能にする、現代に合ったシステムです。もしあなたの企業がまだ部門システムを統合していない場合、ERP導入によって劇的な業務改善が可能になるでしょう。

ただしERPであれば何でも導入すれば成果が挙がる、というのは違います。ERP導入時にはサービスタイプや必要な機能などを確認しながら、最適なERPを導入できる準備をしておきましょう。