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データ分析を効率化! BIツールを導入するメリットとは

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BIツールを導入すれば、誰でも簡単にデータを分析して、経営判断に活かせるようになります。今回はBIツールとは何か、そしてそのメリットやデメリット、さらには導入時のポイントなどもご紹介します。

企業が経営判断を行うには、社内のあらゆるデータをまとめて分析を行う必要があります。しかし1つ1つのデータがバラバラに管理されている場合、それらのデータを集めてまとめる作業は大変です。社内のデータを簡単に統合し、経営判断に活かせるツールが「BI(Business Intelligence)」ツールです。

BIツールを活用すれば、社内データの統合だけでなく、多角的分析や深堀した分析など、さまざまな方法でデータを分析して経営判断に活用できます。さらにシミュレーション機能をつかえば、会社の売上など重要な指標が将来どうなるかも簡単に確認できます。

今回はそんなBIツールとは何か、そしてBIツールを導入するメリットやデメリットまで解説していきます。「BIツールとは何か知りたい」、「BIツール導入を検討しているが、あらかじめメリットやデメリットを理解して検討のときに参考にしたい」という方はぜひご覧ください。

BIツールとは何か

BIツールとは、「経営判断に必要な社内データを統合して分析し、迅速な経営判断に活用する」ためのツールです。主に「データウェアハウス」や「データマート」など、社内に蓄積された大量のデータを統合し、分析作業を行います。

BIツールが提供され始めたのは1980年代、発祥はアメリカです。コンピューター処理能力向上やデータウェアハウスの確立など、BIツールを活用できる技術が同じ時期に実現したことでBIツールは一気に広まり、現在では用途に応じたさまざまなBIツールが各ベンダーから提供されています。

例えば支社のたくさんある大手企業用の「エンタープライズBI」、スマホ上でBIツールを操作して分析などが可能な「モバイルBI」など、自社に合わせた最適なBIツールを導入することで、最終的に売上拡大にも大きな効果が見込めます。

BIツール導入のメリット3つ

BIツールには、次のようなメリットがあります。

・専門家に任せなくても操作が可能である

・さまざまな分析を、無駄なく短時間で行える

・分析データから将来データがどうなるかシミュレーションも可能

専門家に任せなくても操作が可能である

BIツールのコンセプトとして、データ分析の専門家に任せなくても簡単に操作が可能であるという点が挙げられます。

例えばデータの統合から分析など、経営判断を下すのに必要な各データの処理工程をBIツールで自動化することで、難しい作業を操作担当者が行う必要がありません。また画面デザインも工夫されており、操作ボタンなども初心者が分かりやすいようになっています。

経営判断をくだすために使われるという性質上、経営層がBIツールを使うこともあります。そして経営層の人間が必ずしもIT分野に詳しいとは限りません。ですからBIツールでは、操作を覚えれば誰もがいつでも使える「可用性(必要なときにいつでも使えるという性質)」が求められるのです。

さまざまな分析を、無駄なく短時間で行える

BIツールを導入すれば、

・データレポーティング

・OLAP(OnLine Analytical Processing)分析

・データマイニング

といった各種機能で、いろいろな分析が可能になります。

データレポーティング

データレポーティング機能では、「ダッシュボード(BIツールのホーム画面のようなもの)」に現在のデータを表示してレポートします。データはグラフなどで分かりやすく表示されるので、誰でも簡単に概要を把握できます。

さらに必要なデータを可視化してサッと調べられるだけでなく、設定した目標に関する数値が急激に上がったり下がったりしたときもすぐ通知されるので、業績にかかわるトラブルにもいち早く対応できます。

OLAP(OnLine Analytical Processing)分析

「OLAP分析」は、関連データを複数紐づけながら分析するときに使います。

例えば指定された商品が月に何個売れているか、売れたときの店舗周辺の交通状況や天候などはどうなっていたかなど、関連させて調べたいデータをいっしょに分析してまとめます。これにより「7月は客足が鈍るから、キャンペーンを開催して顧客確保をしよう」など、新しい経営戦略を立てることなどが可能です。

データマイニング

「データマイニング」は、データを深堀して、新しい法則性を見出すときに使われる機能です。

特徴的なのは人的思考を介さずに、コンピューターのみの純粋な処理でデータ同士の関係性を発見する点です。これにより人間の思考では思いもつかないような新しいビジネスチャンスが見つかる可能性があります。

例えば「シャープペンを注文するユーザーは、名刺もいっしょに注文する可能性が高い」など、社内では思いもしなかったような有益な発見ができるようになります。

分析データから将来データがどうなるかシミュレーションも可能

BIツールの機能は、既存のデータを分析するだけではありません。将来データがどうなるのか予測する機能まで用意されています。

今までのデータをもとに各数値のパターンを把握。シミュレーションして将来的な予測をデータ出力可能です。例えば「自社の主力商品Aの売上が、5年後まで先取りしてどのように変化するのか知って、てこ入れが必要か調べたい」という場合にも、主力商品Aのデータをシミュレーションして、5年後の予測データを表示して経営判断に活かせます。

BIツールのデメリット2つ

BIツールには、次のようなデメリットもあるので注意してください。

・コストがかかる

・操作を覚える必要性はある

コストがかかる

BIツールは当然ソフトウェアの1種ですから、導入にはコストがかかります。自社に合った選定も重要なので、「とりあえず導入しておけば大丈夫」、など安直な考えで安いBIツールを導入するなど、意味のない行為をしないように注意しましょう。

操作を覚える必要性はある

BIツールは確かに初心者でも使いこなせるツールです。しかし初心者でも使えるのと、見ただけで簡単に使えるようになるのとはまた別の話です。

特にOLAP分析など、一部の分析機能はある程度操作に慣れないと使いこなすのは難しいでしょう。BIツールを導入するときは、操作者が使いこなせるレベルまでBIツールについて学習する必要もあります。

BIツール導入のポイント

ここからは、実際にBIツールを導入するときのポイントを解説します。

・自社に合わせたBIツールを検討する

・しっかりBIツールを活用できる環境を整える

自社に合わせたBIツールを検討する

BIツールには、特徴が異なるものが各企業からたくさん発売されています。ですからとりあえず導入しようではなく、「自社にこういう目的があり、その目的をクリアできるBIツールがないか検討する」という視点が重要です。

例えば「出先でもBIツールの操作が必要」という場合は「Android」や「iOS」に対応したアプリも配布されているBIツール、「ベンダーからサポートを受けたい」という場合はチャットサポートや電話サポートが充実しているBIツールなど、自社目的に合ったBIツールを選びましょう。

しっかりBIツールを活用できる環境を整える

BIツールは、経営層だけでなく部署ごとなど、社内全体で使うような場面も増えてきました。ですからBIツールを使うときは現場の意見も取り入れながら、どうすればBIツールをフル活用できるか考えてその環境を実現する必要があります。

くれぐれも現場でも使うBIツールを経営層だけで判断して説明もせずに導入するなど、後々トラブルにもなりかねない行為をしないようにしましょう。

まとめ

今回はBIツールとは何か、そしてそのメリットやデメリット、さらには導入時のポイントなどもご紹介しました。

BIツールを導入すれば、誰でも簡単にデータを分析して、経営判断に活かせるようになります。ただし多種多様なBIツールがあるので、導入にあたっては自社にどういう課題があって何を解決したいのかを設定するなど、導入前の前準備をしっかり行っておきましょう。

ぜひBIツールをあなたの会社でも導入して、有効な経営判断をくだせるようになってくださいね。