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【書類を電子化して業務効率アップ!】EDIを導入するメリットとは

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業務書類のやり取りを効率化して、コストの削減をできる「EDI」とはどのようなものかご存知ですか? EDIの概要とメリット、デメリットについて詳しく解説します。

あなたの会社では、受発注書や納品書などの業務に必要な書類をどうやって管理していますか。紙ベースで管理していると、受発注相手に電話をしたりFAXを送ったりと業務が煩雑になってしまいます。また紙の書類の管理というのはややこしく、人員を多く割いている会社もあります。

「自社の業務書類のやり取りを効率化して、コスト削減できないだろうか」と悩んでいる企業の解決策になるのが「EDIElectronic Data Interchange)」です。EDIを導入すれば社内の業務書類取引がまとめられて、時間やコストの削減などにつながります。取引先が多い企業にこそ、EDIは適しています。

ここでは、EDIとは何か、メリットとデメリットを詳しく解説していきます。「EDIとは何か知りたい」「EDI導入で得られるメリットや、デメリットまで知っておきたい」という方はぜひこの記事をご覧ください。

EDIとは

EDIとは「業務書類を電子化して業務を効率化するためのシステム」です。紙ベースの書類をデジタル化してパソコンなどのデジタル端末で表示することで、さまざまなメリットが受けられます。

従来の文書を使った取引では電話やFax、郵送でのやり取りなど複数の取引方法が混在化しており、結果業務が煩雑になり時間もかかってしまうデメリットがありました。EDIを利用するとEDIに文書取引をまとめられるので、業務が一括化されやり取りの時間が短縮されるなどメリットがあります。

EDIには主に3つのタイプがあります。

 

・個別EDI

・標準EDI

・Web-EDI

個別EDI

個別EDIとは、自社と取引先間で、専用のEDIシステムを構築するタイプです。自社と取引間の細かいルールまで反映させてEDIを利用できるので、お得意様との取引がスムーズになるメリットがあります。

しかし指定した取引先用にパーソナライズされているため、汎用性に欠けるのが欠点です。例えば取引先ABCに対して個別EDIを設定する場合、ABC合計3パターン用のEDIを構築しなければなりません。これは構築の時間やコストがかかってしまうデメリットにつながります。

標準EDI

標準EDIは個別EDIの欠点を解消できるように工夫がされています。

標準EDIではEDIの元となるフォーマットが各取引先間で共通化されています。これにより標準EDIに対する自社のデータ変換のシステムを用意するだけで、複数の取引先との連携が可能になります。

Web-EDI

Web-EDIは、新しいタイプのEDIシステムです。一番の特徴はインターネット回線を利用してデータ送受信を行う点で、従来の電話回線でデータのやり取りをしていたEDIとは大きく異なります。

Gmail」などを思い浮かべると分かりやすいですが、Web-EDIGmailと同じようにウェブブラウザーが使える環境であればどこでもEDIにアクセスして各機能を利用できます。そして汎用性だけでなく、コストの面からもWeb-EDIは優れています。

既存のEDIでは電話回線でやり取りをしていたので、データの送受信ごとに通信費用がかかっていました。しかしWeb-EDIはインターネット回線の固定費のみで済みます。コスト面からも、Web-EDIは企業に優しいシステムです。

さらにWeb-EDIの多くは「クラウドサーバー(複数のユーザーが共用するサーバー)」を利用しています。メンテナンスはWeb-EDI提供側でやってくれるので、EDIに関するトラブルがあったときに自社で対応する必要がなくなります。

他にもインターネット回線を使うため、電話回線よりも高速であるなど、Web-EDIにはいろいろなメリットがあります。2024年に電話回線などが廃止されて、インターネット回線に一本化される状況を考えると、今後はWeb-EDIEDIの主力サービスになってくるでしょう。

EDI導入のメリット3つ

EDIを導入すると、次のようなメリットがあります。

 

・業務効率化により時間やコストを削減できる

・人的エラーが減少する

・売上拡大につながる

 

業務効率化により時間やコストを削減できる

紙ベースでの取引は複数の取引先とたくさん書類取引をしないといけないので、書類の処理や管理などに膨大な時間がかかります。その分、社内リソースを書類管理などに充てる必要があるのです。

EDIを導入すれば、あらゆる取引先に関する業務書類をデジタル化して一括管理できます。決まった処理はEDIの自動化機能を使えば、時間をかけずに完了させられます。

結果として書類取引がスムーズに行われるようになり、業務時間が削減されるのです。社内リソースを書類の処理や管理などに割かなくて済むので、人件費の削減にもつながります。

そしてEDIで業務書類を管理すると、紙代や印刷費などの各コストも削減できます。多く刷れば刷るほど紙代や印刷費もかさむため、取引先が多い企業にはうれしいメリットです。

人的エラーが減少する

EDIではシステム上で書類の管理をします。

紙ベースでの業務取引の場合、書類量がどうしても多くなり、混乱して発注数の桁を1つ間違えるなど致命的なミスが起きる可能性もあります。EDIでは業務書類がEDI上でまとめられます。そして紙ベースよりも発注数のチェックミスなどを減らせます。

またEDIには自動化機能もあります。定型データを自動で取り込み入力できるようにすれば、人間が直接データ入力すると発生しがちなエラーを防げます。

エラーが少ないとその分クライアントからの信頼性向上にもつながり、取引先とも安定した関係を作り出せるでしょう。

売上拡大につながる

EDIを導入すれば、自社の業務書類やり取りや管理に関する時間が削減できます。そして削減した分の時間は自社の売上に関わるコア業務へ集中させられます。

社内リソースをコア業務に割り振りやすくなる状況を作れば、それだけ生産性が向上し、自社の売上拡大にもつながります。

EDIのデメリット2つ

EDIを導入する際は、次のデメリットに注意しましょう。


・自社のEDIが取引先で使えない場合もある

・取引量が少ないとかえってコストがかかる


自社のEDIが取引先で使えない場合もある

EDIを導入している企業の中には、いまだに個別EDIを使っているようなところもあります。そして自社で用意したEDIと取引先のEDIのフォーマットが違う場合、EDIで文書取引ができず、取引先に合わせたEDI構築が必要になります。

EDIを導入する際は事前に各取引企業にどんなEDIを使っているか問い合わせ、自社でどんなタイプのEDIを導入すればすべての取引先と簡単に取引できるようになるか考えましょう。

取引量が少ないとかえってコストがかかる

EDIはあくまで取引量がそれなりに多い企業にメリットがあるシステムです。EDIの導入費用は決して安くはないので、事業規模が小規模で取引先が限られている場合、既存の作業をEDIに置き換えるとかえってコストがかかる場合もあります。

EDI導入の際は自社がどれだけの企業と取引をしているか把握して、EDI導入によりコスト削減などのメリットが得られるかをしっかりと確認しておきましょう。

まとめ

紙の書類を電子化することで時間やコストの削減などが狙えるEDIについて分かりやすく解説してきました。

取引先が多い企業では、EDIの書類電子化による一括化や自動処理といった一連の機能を活用することで、最終的に自社の売上拡大にまでつなげられます。また将来性からも、今後はWeb-EDIなどのインターネット回線ベースのEDI導入を検討した方がよいでしょう。

ただしEDI導入時は取引先でもしっかり使えるものかよく調査して、取引量までしっかり考えて決めましょう。