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ワークフローとは?業務効率を上げるためには

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「業務にムダな部分が多い」「コストに対して生産性が低い」といった課題を感じて、業務効率化したいとお悩みの方は多いかと思います。このような業務効率に関する課題は、ワークフローの確立や見直しによって解決できることが少なくありません。

業務効率を上げ、コストカットにもつながる「ワークフロー」とはどういうものなのか、意味やシステム導入などについてご説明します。

ワークフローとはどういう意味?

企業でのさまざまな業務には、滞りなく進行していくためのプロセスが確立しているものです。「ワークフロー」とは、業務を進行していく一連の流れのことを意味する言葉です。

例えば、単発の業務を外部の業者に依頼する場合、担当者が業者から見積もりをとって業者選定の後、稟議書を作成して申請。稟議書を上長が承認し、部門長など決裁権限者が承認した後、担当者が発注書を作成して業者に発注、というようなワークフローが一般的でしょう。

ワークフローは、各企業によって異なります。また同じ企業内でも、手順や必要書類、決裁が降りるまでに必要な承認のステップなどが変わってくるものです。例えば、発注内容や金額によっては上長の承認のみで発注できることもあるでしょうし、逆に部門長承認の後、さらに代表者の承認が必要になることもあるといった具合です。

「ワークフロー」という言葉は、一連の流れに沿って業務を処理すること自体を指して用いられる場合と、業務プロセスを図式化・可視化したルールのことを指して用いられる場合があります。

ワークフロー運用における課題

一つ一つの業務に対して、ワークフローを確立したり、ワークフロー見直しを行って最適化したりすれば、業務がミスなくスムーズに進行しやすくなるため、業務の効率化につながります。しかし効率化を目指すためのワークフローが、業務の進行を滞らせる原因になっているケースもあります。

現状、稟議など各種申請を、紙ベースの申請書類で行うワークフロー運用を行っている企業は少なくありません。紙ベースの稟議の場合、内容や金額によって承認者や決裁者が異なることも多く、それぞれ使用すべき申請書が異なるということもあるでしょう。担当者は、自分が稟議申請しようとしている内容の場合の承認ルートや決裁者を確認して、正しい申請書を選んで作成する必要があります。定期的に発生するような稟議であれば、どの書類を選んで誰に承認してもらえば良いか頭に入っているかもしれませんが、イレギュラーな稟議申請などの場合、承認ルートや正しい申請書を確認して選ぶ段階で、時間や労力を費やさなければいけないことも多いでしょう。

また、承認者や決裁者の不在や多忙、見落としなどといった原因で、承認ルートのどこかで承認が滞ってしまうケースもあります。決裁までの承認者が多い案件ほど、途中で滞る可能性が高くなり、申請から決裁までに時間がかかりがちです。

さらに、決裁後には該当の稟議書を、確認できるようファイリングして保存するという運用になっているケースが多く、この段階にも手間や時間がかかります。

本来ワークフローは業務効率化に役立つものであるはずなのに、アナログで運用しているために、業務が滞る原因になってしまっている面があるというわけです。

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、社内のワークフローを自動化するためのコンピューターシステムのことを言います。

紙の申請書類ではなく、パソコンで申請フォームに必要事項を入力し、申請ボタンを押すことで申請が完了。申請内容は、承認者のパソコンに通知され、承認者は内容確認のうえ、承認ボタンを押すことで承認が完了し、同様に次の承認者へと通知されます。最終的に決裁までの処理がすべてパソコン上の作業で完了するという仕組みです。そして、いつどのような申請が決裁されたかの情報はすべて、データとして自動的に保存されます

申請時に正しい申請フォームを選ぶ必要があるのは紙の申請書と同様ですが、選択画面から社内ルールなどを参照できるようにしておけば、決裁者や承認ルートに応じたフォームをすぐに確認することができます。

申請後のプロセスはすべて自動化されているためスムーズに進行します。インターネット経由で社内システムにアクセス可能であれば、承認者が社内にいない場合でも外部から承認できるなど、スピーディーに承認リレーが進行します。

ワークフローシステムは、紙ベースでのワークフロー運用における課題を解決し、より業務効率を高めるために有効なシステムであると言えるでしょう。

ワークフローシステムを導入するメリット

業務がスムーズかつスピーディーに進行する

先述のとおり、ワークフローシステムを導入することで、紙ベースでのワークフローと比較して業務が円滑に進行し、ワークフローのプロセス完了までの時間短縮が期待できます。これまで紙ベースで行っていた申請や承認をパソコン上の操作だけで行えるようになるなど、業務プロセス進行の自動化が進みます。結果として各プロセスに関わる人が自分の前後のプロセスを意識せず、自分の業務だけに集中して取り組めるため、全体的な業務効率の向上につながるのです。また、多くのプロセスが自動化されることで人為的ミスの発生を低減できるため、ミスによる時間ロスが生じにくくなる点もメリットです。

業務プロセスおよび進捗状況が可視化される

ワークフローの確立自体が、業務プロセスを可視化する取り組みであると言えます。ワークフローシステムを導入することで、紙ベースでは曖昧になることも多かった現時点での進捗状況なども可視化されるというメリットがあります。進行が滞っているとき、どの段階で停滞しているのかを関係者がすぐに確認し、進行を促しやすいため、業務の停滞を防いでスムーズな業務進行を実現しやすくなるはずです。

ペーパーレス化によるコスト削減

ワークフローシステム導入により、これまで紙ベースで運用していた業務プロセスがパソコン操作で運用できるようになります。すなわち業務のペーパーレス化が進むというわけです。これにより、書類用にかかっていた紙の購入費や印刷費、郵送費、FAX費などといった経費の削減につながります。また、ファイリングした書類を保管するためのスペースも不要になるため、オフィス空間の有効活用にも役立つでしょう。

内部統制の整備・強化につながる

内部統制とは、「業務の有効性・効率性」「財務報告の信頼性」「法令遵守」「資産の保全」を目的として業務内に組み込まれ、遂行されるプロセスのことを言います。

ワークフローシステムの導入により、組織内で必要な情報を必要な人に正しく伝達することが確保されます。また、決裁情報が電子情報として補完されるため、文書の改ざんなどといった不正の防止にも効果が期待できるでしょう。ワークフローシステムの導入は、内部統制の整備や強化にもつながるのです。

まとめ

ワークフローの意味と、ワークフローシステムとはどのようなものか、またシステム導入で得られるメリットなどについてご説明しました。ここでは主に稟議申請のワークフローシステムを例にご説明しましたが、現在は稟議以外にも経費や旅費経費精算、就業管理に関わるものなど、さまざまなワークフローシステムが登場しています。

ワークフローシステムを導入することで、業務停滞を防いで効率化の向上が期待できます。業務効率に課題を感じている方は、システム導入を検討なさってみてはいかがでしょうか。

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