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PCAユーザーミートアップ責任者の戦略企画部宇野より「ユーザーミートアップを始めたきっかけはPCAのソフトやサービスをご利用されている皆様の成功体験やアイデアを共有する場を作りたい、という想いからでした」「今回は初の試みとなる『グループワーク』も開催しますので、総務・人事・経理の業務課題をユーザー様同士で共有いただき、課題解決へ向けたディスカッションも行っていただければと考えております」とご挨拶させていただきミートアップスタート！

株式会社サンウッドの矢澤様より『PCA会計・給与・固定資産hyper』の導入事例を情報システム担当者様としての視点からお話しいただきました。

株式会社サンウッド様は創立25周年を迎えるマンションデベロッパー。都心を中心に好立地でセキュリティにこだわったマンションをご提供。組織は4本部制で管理本部にて導入いただき半年ほどご利用いただいています。

2015年、都内データセンターにサーバーをハウジング、「ファイルサーバー」「バックアップ」「会計・給与システム（PCA Dream21）」を運用されていましたが、データセンターの利用料、ハード・ソフトの保守費用、人的リソース、ハードウェア入替え費用などが課題となっていたとのこと。そこで3ヶ年計画でデータセンターからクラウドーサービスへの移行を目指すことに。3年後の2018年「PCA Dream21」「ファイルサーバー」以外は移管が完了。
次は「PCA Dream21」の入替えの検討が始まり、要件としてプロジェクト管理ができること、会計・給与・固定資産管理ができること、「PCA Dream21」に操作感が近いものを探していたところ、2019年2月に「PCA hyper」のリリース情報を入手され、クラウド対応していてプロジェクト管理機能ができる、「PCA Dream21」に近いということで「PCA hyper」にご決定。導入の際にIT導入補助金を申請。
データ移行の際には「PCA Dream21」から「PCA hyper」への移行ツールが存在せず、費用を抑えるためにも社内で移行を実施いただきました。その際に過去の全仕訳データ移行にこだわらない方針を決められたそうです。
「PCA Dream21」から出力したデータを加工。このタイミングで補助科目の付け方も新しくされました。「PCA hyper」のデータ取り込みのマッピング機能があったのでスムーズに移行できたとのこと。給与データは弊社サポートセンターに電話でお問い合わせをいただきCSVデータで移行。

矢澤様から特に参加ユーザー様へおすすめいただいたのがIT導入補助金の活用です。最終的にシステム導入費用の約1/2が戻ってきたとのこと。
最後に今後のさらなる業務効率化のために「PCA給与hyper』とスムーズに連携できる『PCA人事管理hyper』や年末調整システムの導入を進めたい、とお話しいただきました。

続いてリベロ・コンサルティング代表 業務設計士・税理士の武内俊介様のゲスト講演が始まりました。
税理士の枠を超え、業務とシステムの設計や業務設計のパッケージ化、バックオフィスの運用代行など、幅広い活動をされている武内様ですが、最近はコンサルティング活動が多く、遠隔地対応も積極的にご活躍されています。

バックオフィスの効率化は難しく、「紙などのアナログな処理」「細かい業務やルールの見直し」「効率化の効果が見えにくい」という3つポイントがあり、担当部署・担当者は現状維持で精一杯になってしまう傾向があります。
そこで効率化に役立つデジタルトランスフォーメーション（DX）をわかりやすくご説明いただきました。
仕組みを根本から変えることが必要で、第1段階としてはペーパーレス化。紙が少しでもある時点で成立しないと考える、Excelはデジタルではあるがデータの点在・転記・集計などの手間がかかるので紙と同様に考えた方がよいとのこと。

業務フローの見直しはとても大変で、始めはきちんとしていても時間とともにバランスが崩れてしまうことが多いですが、武内様は「データの流れから業務フローを構築するのが一番。その際にデータベースは色々なところに点在させず一元管理すべき」とご指摘。
さらに色々なシステムにつながる「API」の活用を推奨。外部ソフトの機能を活用したり、情報のリアルタイム更新ができたりするなど、「API」には多くのメリットがあります。業務に合わせてシステムを作るのではなく、システムに合わせて業務フローを作る方がよいというお話に深く頷かれる参加者様も多くいらっしゃいました。

その中で「PCAは自社ソフト間の連携はもちろん、外部システムとの連携も色々できるのでよい」というお言葉もいただきました。「会計はデータを集約する箱」という考え方を持ち、請求・給与などさまざまなデータを最終的に会計に集約することで、予実管理や資金繰り、事業計画など経営に役立ちます。業務プロセス・データを全社的に整えないと効果が限定的になってしまうため、経理など特定の部署だけが頑張るのではなく、経営者を含め全社一丸となり取り組むことでバックオフィスの効率化は可能である、とお話をいただきました。

10分間の休憩をはさみ、グループワークのスタートです。
「会計・経費」「給与・勤怠」「請求・支払」の3つの担当部門・業務に分け、そこから5グループに分かれていただきました。
今回は「効率化（特にペーパーレス化）」「周辺システムとの連携」の2つのテーマをご用意。

先ほどのゲスト講演に続き、武内様にモデレーターを務めていただきました。

① 課題出し（個人）：付箋に課題を具体的に書いていく（5分）
② 課題共有（グループ）：書記担当を決めて自己紹介を兼ねて課題を共有、付箋をグルーピング、課題を受けて取り組みたいことを話し合い、箇条書きで模造紙に書いていく（10分）
③ 発表（各グループ4分）

グループワークが初めての方も多く、自己紹介で緊張をほぐしながら、各グループが積極的にディスカッションをされていました。最後に代表者を決め発表していただきました。

・紙で確認する癖が根付いている。請求書が紙、通帳も記帳しないといけない
・ペーパーレスは法令との絡みが足かせになってしまうが考慮しながら課題を解決したい
・電子マネー、交通系ICなどの電子データを活用することで出張精算を効率化したい
・申請の添付書類が紙であることが多いのが問題
・古いデータも監査などのために残して置かなければいけない

・会議資料もシステム化で簡略化したい
・銀行の外部データを自動連携させたい
・ツールの一元化ができていない
・人事マスターの同期ができていない

・社員のITリテラシーの向上も課題の一つ
・間接部門に対して会社が積極的に投資をしないことも中小企業の課題
・仕組みを大胆に変える意気込みも必要

通常の会議などでは問題点を口頭で話し、書記担当がホワイトボードや文書にまとめ、議事録として共有することが多いと思います。グループワークも話す内容は同様ですが、付箋に書く→グルーピングする→並んだ課題に対して意見を集めていく→方向性をまとめる、という流れをアナログな手法で明確にし、参加者が課題や方向性を共有できます。今回は皆様にグループワークの入門編をわかりやすく体験いただきました。

最後に武内様から「紙の保管は必要だが、業務上全部デジタル化することで仕事が根本から変わる」「IT×バックオフィスはこれから稼げる分野」と効率化に取り組む皆様を後押しする言葉をいただきグループワークは終了となりました。

懇親会は立食形式。前回のユーザーミートアップにイベント責任者の宇野が宣言していた「おでんを振る舞いたい！」を実現することができました。テーブルにとらわれず、皆様に名刺交換やご歓談などをいただきました。PCAからはシステム開発部のプロジェクトリーダーも参加し、ユーザー様から直接貴重なご意見をいただきながらお食事とお酒をお楽しみいただけました。

グループワークで作成いただいた発表内容を壁に貼り出し、ひとつひとつじっくり読まれている方もいらっしゃいました。

ご歓談のメインイベントは豪華賞品が当たるビンゴ大会。
皆様一喜一憂しながらご参加いただき、幸運なユーザー様には「オーブントースター」「空気清浄機」「肩掛けスピーカー」などの賞品をプレゼント。

最後は参加者全員で記念撮影をし、弊社営業本部長の玉井より感謝のご挨拶をさせていただき第3回PCAユーザーミートアップはお開きとなりました。

第3回のPCAユーザーミートアップもユーザー様のお力をお借りし、笑顔に包まれながら無事終了することができました。事例発表をいただいたサンウッド様に具体的な取り組みを質問する方や、武内様に自社の課題を元にバックオフィスの効率化のアドバイスを受ける方もいらっしゃいました。
グループワークについても「おもしろかった」「自社でもやってみたい」というお声をいただいたものの時間が足りず、「もう少し時間をとってほしかった」「最後のまとめまでできなかったので残念」といったお声もいただきました。
早速イベント担当者の中でも「改善してまたグループワークを体験していただきたい」という声も出ています。

次回はまた半年後、としたいところですが、今年は東京オリンピック・パラリンピックという一大イベントが控えているため、8月を避けて調整し開催したいと考えております。開催が決まり次第ご案内させていただきますので、参加経験のある方も初めての方も、是非ご参加いただければと思います。

ご参加いただいたユーザーの皆様、ありがとうございました！