データの管理

データ領域と会社

『PCA hyper 会計シリーズ』や『PCA hyper 給与シリーズ』は、会計事務所が利用することを想定し、複数の会社（顧問先）のデータを扱えるようにしています。

これらのソフトは「期末更新」等の処理で新年度のデータ領域を作成していきます。

このとき作成されるデータ領域は“同じ会社”のデータ領域となります。

この仕様は『PCA hyperシリーズ』の共通仕様ですので、『債権・債務管理オプション』も同じ考え方になります。

この仕様の注意点として以下の事柄があります。

• データ領域を新規作成したときは必ず“別会社”の領域になります。

• 「データ領域のリカバリ」処理で新規領域を作成するとき、指示によって“同じ会社”の領域にすることができます。

• ※ 「システムツール」処理で、“別会社”や“同じ会社”のデータ領域に再編成することができます。

• ※ 領域複写は「データ領域の作成」処理の中で実行できます。

データの繰越

『債権・債務管理オプション』には、新年度用のデータ領域を作成する「期末更新」（繰越）のような処理はありません。

何年間でも1つのデータ領域で運用できるように設計されています。

もし、年度ごとにデータを管理したい場合は、以下に記載の手順を実行します。

• ※ 前期が終わってすぐに実行してしまうと、期をまたいだ請求ができなくなるなどの問題が発生します。

  前期が終わってから3ヶ月程度立ってから実行することをお勧めします。（例：3/31付で繰越処理を行う場合、実際の処理は6月末頃に行うなど）

• ※ データ量が多くなると、集計速度が必然的に遅くなってしまいます。

  その場合にも、以下に記載の手順を実行してデータを減らします。

操作手順

(1)  必ずデータのバックアップを実行します。

メニューの「ファイル」－「データ領域のバックアップ」を起動し、現在のデータのバックアップを行います。

(2)  データ領域を複写して複写先を前期のデータ領域として残します。

メニューの「ファイル」－「データ領域の作成」を起動します。

現在の領域を選択した状態で［複写］ボタンをクリックします。

表示された画面で、「新しい領域に複写する」を選択し、「会社名」と「フリガナ」には使用中のデータ領域と同じ内容を入力して、［複写］ボタンをクリックします。

(3)  複写が終わるとデータ領域の切り替え確認のメッセージが表示されます。

複写したデータ領域に切り替える場合は、［OK］ボタンをクリックします。

切り替えない場合は、［キャンセル］ボタンをクリックします。

(4)  『債権・債務管理オプション』を終了して、「システムツール」を起動し、複写したデータ領域の「変更後の会社」を複写元のデータ領域に変更します。

(5)  『債権・債務管理オプション』を起動して、メニューの「前準備」－「会社基本情報の登録」を選択します。

(6)  「会社名」を必要に応じて新しい期に合わせて変更します（例：PCA商事 2021年データなど）。

(7)  メニューの「ファイル」－「データの保守」－「設定」の「残高の締切」を選択して、［残高締切日］を前期の末日に設定します。

［実行］ボタンをクリックして処理を開始します。

(8)  残高締切日以前のデータを削除します。

削除は、メニューの「ファイル」－「データの保守」を起動し、「伝票」－［ データの削除］を選択し、［削除日］を前期の末日に設定して実行します。

(9)  以上でデータの繰越は終了です。