コストを抑え、リスクヘッジも可能なシステムに

社会保険労務士法人　小林労務はこれまでも数多くの顧問先企業を持ち、給与計算代行サービスの実績を築いてきた。スピード対応や人事労務のエキスパートによる柔軟な提案力など、同法人が信頼される理由はほかにも多々あるが、顧問先の様々な事情に寄り添う従業員の対応力も評価されている。

「給与を担当していた社員が急に退職し、社内に対応できる者がいないからと急いで当社に連絡してくるお客様もおられます。給与計算業務については悠長に構えている暇はなく、すぐに始められる環境が重要です。そういう意味でも、お客様先での導入の期間が短くスピーディーに給与計算代行を実行できるシステムである必要がありました」（代表社員 上村美由紀氏）

同法人では以前は自社内にサーバーを置き、他社の給与ソフトを用いて代行業務を行っていた。しかし専用サーバーの一部を交換しなければならない事態が発生した。

「サーバーの交換という時間とコストのかかる作業が発生しました。数百万の費用が必要でしたが、一旦はこれで進めたんです。しかしサーバーの交換が今後も必要になるのでは、資金繰りの面で厳しいと考えました」（上村氏）

またリスクヘッジとしての在宅勤務・テレワークについても、同法人はいち早く実現しようと考えていた。

「検討を始めた頃はまだコロナ禍の前で、地震などの災害を想定したリスクヘッジでした。社内にサーバーを置くのはリスクが大きいのではないかと。しかしクラウドなら、ノートPCなどの端末さえあれば、万が一の時にも、お客様に極力迷惑をかけることなく代行業務を継続できると考えたんです」（上村氏）

また当時は社内の会計処理を税理士事務所に一任していたが、なるべく社内で遂行できる環境にしたかったという。さらに顧客の一部から人事業務についての問い合わせもあり、会計・人事管理ソフトも含めたシステムの見直しを開始した。

多種多様な業種・職種の複雑な計算式に対応できる『PCA給与』

現在、同法人では約50～100社の顧客が、『PCAクラウド給与』を利用した給与計算代行サービスを利用している。利用中の顧客の業種はじつに多種多様だ。その中でも飲食業やホテル業などの接客サービス業、情報サービス業、医療法人の利用が多いという。飲食業やホテル業はシフト勤務が多く、手当も複雑な場合が少なくない。また情報サービス業は資格手当や別会社への出向が多く、これまた給与計算は簡単ではない。医療機関はいうまでもなく複雑な勤務体系・資格手当など給与計算の経験値が問われる。

「しかし、これまで『PCA給与』で対応できなかったお客様は、弊社では1件もありません。お客様が以前利用されていた給与ソフトから『PCA給与』に切り替える際に、若干調整するケースもあるのですが、基本的には従来の計算式をそのまま『PCA給与』に反映させられています」（企画開発部長 井上沙織氏）

『PCA給与』は複雑な給与計算を得意としている。100の給与項目を自由に設定でき、短時間勤務者への有休付与計算機能や、遡及計算処理も簡単にできる。多種多様な業種かつ大小様々な規模の企業で利用しやすい。

『PCAクラウド給与』のスムーズで正常な稼働が大きな力に

同法人のように代行業務を展開する士業事務所の場合、導入するシステムが問題なく稼働することが大前提となる。ソフトが入力途中でフリーズしたり、ネットワークが一時的に遅延するトラブルは、業務の遅滞を招く原因になる。

「以前使っていたシステムでは、ソフトの動きが遅くて入力に時間がかかったり、急に重くなってそのままダウンしてしまうことがありました。給与計算についてはタイトなスケジュールの中で、皆で協力して作業するので、こういう事態はなるべく避けたいんです。しかし『PCAクラウド給与』の導入後は、稼働が本当にスムーズです。入力しているソフトがスムーズに動く。個人的にはここがPCAの強みだと感じています」（井上氏）

ミスがないようにチェック作業も複数名で行っているが、『PCAクラウド給与』がスムーズに稼働することで、入力→確認→修正→確認という作業をどんどん進めていくことができる。

小林労務では給与計算代行サービスを利用する顧問先企業が、なるべく負担の少ない状態でサービスの利用を開始できるよう配慮している。仮に以前の給与ソフトを使い続けたいという希望がある場合でも、『PCA給与』なら他社ソフトから出力された汎用データ（CSV）をほとんどの場合は移行することが可能だ。このCSVデータの取り込みによって、顧客の利便性を維持しつつ、社員数の多い企業の給与計算代行にも対応できる。

電話対応のサポートセンターがあることの安心感

給与計算の経験豊富な人材が同法人には集まっているが、顧問先企業の数が多い分、企業の担当者から思いもよらぬ質問を受けることや、自社内での解決に時間を要するような疑問が出てくることもある。そのようなときはPCAのサポートセンターを頻繁に利用しているという。

「チャットやメールのみのサポートセンターが多い中、PCAのサポートセンターは電話で対応してもらえます。しかも返答が翌営業日ではなくその日のうちに返ってきます。給与計算は時間との勝負の面もあり、当社のお客様に品質の高いサービスを提供する上でも、サポートセンターの存在は大きいです」（管理部長 蜂須賀由佳氏）

同法人内でも同様に『PCAクラウド給与』によって、顧問先企業の担当者と同じ入力画面を見ながら、電話で疑問に答えたり、操作を指導することも多い。顧問先企業と併用して給与ソフトを利用できることは、社内での入力・確認作業を進めやすくするだけでなく、顧問先の給与担当者の安心感にも直結すると同法人は語る。

スピード感のある厳格な給与計算代行サービスのために

以前は税理士事務所に一任していた会計処理については、『PCAクラウド会計』によって税理士事務所と会計データの共有を行っており、データのやり取りについては負担が大きく減ったという。『PCAクラウド人事管理』については、今後、本格的な運用を検討しているそうだ。

小林労務は労務コンサルタント・社会保険労務士業務を行う社会保険労務士法人 小林労務と、e-Gov外部連携APIシステム「e-asy電子申請.com®」の開発・販売や産業医サポートなどを行う株式会社小林労務の2社体制で、企業の人事労務や働きやすい環境づくりを支援している。『PCAクラウド給与』についても、自社内の運用の効率化だけでなく、顧問先企業の利便性と安心感に結びつく点を最優先して導入し、顧客との信頼関係をさらに深める一助として利用されている。

「小林労務では『瞬』と『厳』を行動指針とし、スピード感のある厳格な給与計算代行を行っています。この共通認識を常に従業員が持ってお客様に対応しています。その結果、当社のサービスの品質の高さがお客様からも評価されています。この品質を維持・向上させるうえでPCAの製品・サービスにも今後も期待したいです」（広報チーム 阿部七瀬氏）