紙とExcel、三重入力。手作業に縛られていた経理現場を変えたい

三重入力、二重マスター、出社前提の紙業務――そんな旧来型の経理運用の改善が、DXと新事業創出の出発点だった。

大阪府東大阪市に本社を構える八代製薬株式会社は、医薬品原薬の製造・開発を主軸とし、安全・安心な医薬品原料の提供を通じて社会に貢献してきた。同社への大きな信頼は長い歴史にもつながっており、そのため経理業務についても旧来型の仕組みからなかなか脱却できずにいた。

「入荷・出荷・売上・請求・支払という流れが、紙の伝票→Excel®→会計ソフトと、二重三重に入力していました。以前の販売管理ソフトと会計ソフトでマスターが別管理ということもあり、『この取引先、Excelには入ってるけど販売管理ソフトには漏れている』ということもしばしば。そのため月末は遅くまで数字の突合せをしていたこともあります」（総務部 経理課 喜田晃大氏）

受注をノートに手書きし、仕入はExcelで管理、請求書発行は印刷・押印・スキャンの手順。その後、会計システムに入力して仕訳を起こす。このように、出社しないと請求書を発行できない、在庫の状況をリアルタイムで把握できないという状況でもあった。そうした状況を大きく変える転機となったのが、2020年のコロナ禍だった。

「とにかく“会社に来ないと仕事ができない”という環境を変えたかったんです。請求書を発行するためだけに出社するような仕組みはやはり限界だと考えました」（喜田氏）

まず同社が着手したのは、取引データの集約と共有だった。この時に導入したのが、業務アプリ作成ツールkintoneである。

当初はExcelで分散していた受注・発注・勤怠といったデータをkintoneに集約し、社内の誰もがリアルタイムで確認できるようにすることで、属人的な運用から脱却する土台を整えた。

「まずは自分でアプリを作りました。プログラミングの知識なんて全然なかったのですが、『こうなったら便利だろうな』という発想から始めました。最初はちょっとした管理表の延長みたいなものだったんです。でも、入力を一元化するだけでも“こんなに楽になるのか”と実感しました」（喜田氏）

こうして始まった小さな改善が、のちに全社的な業務連携、さらには新規事業につながっていくことになる。

操作性と柔軟な契約体系でPCAを選定

業務の一元管理を進めていた同社にとって、次の課題は「経理処理のクラウド化」だった。「請求書を発行するためだけに出社する」という状況をなくすべく、会計システムの見直しを本格的に検討し始めたという。

「kintoneで日々の取引管理や勤怠などをまとめられるようになったので、次は販売や会計とつなげて、請求・入金まで一気通貫で見られるようにしたかったんです」（喜田氏）

検討段階では、複数の製品が比較され、最終的に選ばれたのが『PCAクラウド』だった。

「PCAは“古き良き経理”の操作感が残っていて、現場に馴染みやすいと感じました。加えて、うちは製造と販売の2法人を運営しているのですが、PCAなら1契約で複数法人を領域ごとに管理できます。その料金体系も大きかったですね」（喜田氏）

さらに、kintoneと『PCAクラウド』がAPIで連携できる点も決め手となった。当時はまだ専用プラグインが一部、整備されていなかったものの、APIを使うことで情報の二重入力を防ぎ、kintoneで入力したデータをそのまま『PCAクラウド 商魂』『PCAクラウド 会計』へ反映できるようになった。

このDXの中心を担ったのは、情報系出身でもSEでもない、体育大学卒の経理担当・喜田晃大氏だった。独学でkintoneアプリを構築し、1年かけて販売・会計・給与をつなぐ仕組みを完成させた。

現場から生まれた改善は、やがて社外にも広がる。自社で得たノウハウが評価され、他社から「うちも連携を手伝ってほしい」と相談を受けるようになったのだ。これをきっかけに、同社はグループ内で株式会社Hachidai Lab.を立ち上げ、kintoneやPCAを活用した業務改善支援を副業的に展開するようになった。

「自分たちの経験が他社の役に立つのは本当にうれしいです。泥臭く始めた改善が、まさか新しい事業になるとは思いませんでした」（喜田氏）

現場発の業務改善が新事業へと進化した“Hachidai Lab.”。それは、DXが単なるシステム導入ではなく、人の発想と行動から生まれる文化であることを示す象徴的な事例といえる。