PCA 商魂・商管シリーズから、明細を配信する

PCA 商魂・商管シリーズで出力した明細の配信を行います。

システム管理サイトから操作する場合はこちらをご確認ください。

制限

明細の配信や管理は PCA Hub 取引明細のシステム管理者のみが行うことができます。
明細が公開されると取引先に公開メールが配信されます。サーバーの状況により、指定された日時よりも遅れてメールが配信される場合があります。

明細をアップロードする

印刷指示の出力先の選択で「PCA Hub 取引明細」を選択して実行すると、「PCA Hub 取引明細」へアップロードすることができます。

請求書、支払明細書をアップロードする

(1) 「請求書」をアップロードする場合は、PCA 商魂・商管シリーズの「販売管理」-「請求」-「請求書」を起動します。

「支払明細書」をアップロードする場合は、「仕入管理」-「仕入締」-「支払明細書」を起動します、操作の流れは同様です。

(2) 条件を設定し、実行します。

請求書、支払明細書をアップロードするには、印刷等を行う必要があります。

請求形態を、以下のどちらかの組み合わせに設定します。

「本発行」「再発行」「仮発行」を選択する
「請求締切」「随時請求」を選択し、「印刷等も行う」にチェックを入れる

上記以外の組み合わせでは、アップロードできません。

請求形態や条件の詳細については、PCA 商魂・商管シリーズのマニュアルをご確認ください。

(3) 「出力先の選択」で「PCA Hub 取引明細」を選択して [実行] ボタンをクリックします。

「ファイル名に付加する項目」にてアップロードされるファイル名に任意の情報を付けることができます。

(4) 明細の配信設定を行います。

「メール送信文」で登録した、メール送信文を設定します。
PCA Hub 取引明細上で明細を公開およびメール配信したい日時を設定します。

公開日時は、PCA Hub 取引明細の契約期間内で設定してください。
明細以外に同時に配信したいファイルがあれば「添付ファイル」を会社ごとまたは一括で指定します。

詳細は、PCA 商魂・商管シリーズのマニュアルをご確認ください。

ポイント

添付ファイルはアップロード時に、ファイル名が添付ファイル設定上の書類名 + ( + 実行日時(yyyyMMdd_HHmmss形式) + ).拡張子に変更されます。
「配信データの確認画面を表示する」にチェックを入れると、アップロードする内容を確認できます。
PDF配信の場合はチェックを外すことで、確認を省略できます。
アップロード内容を確認し、[実行]ボタンをクリックします。

(5) アップロード処理が正常に完了すると配信結果ダイアログが閉じます。

納品書をアップロードする

「納品書」は一括アップロードする処理と、一枚ずつアップロードする処理があります。

一括でアップロードする場合は、PCA 商魂・商管シリーズの「販売管理」-「売上」-「納品書の一括発行」を起動します。
1. 印刷等を実行します。
  詳細は、PCA 商魂・商管シリーズのマニュアルをご確認ください。
2. 以降の操作は請求書、支払明細書をアップロードするの 3 以降と同様です。

一枚ずつアップロードする場合は、PCA 商魂・商管シリーズの「販売管理」-「売上」-「売上伝票入力」を起動します。
1. 「ファイル」-「納品書の発行方法」をクリックし、「その他の設定」-「印刷前に印刷指示を表示」にチェックを入れて設定してください。
  印刷前に「印刷指示」を表示することで、納品書の出力先に「PCA Hub 取引明細」を選択することができます。
  
  詳細は、PCA 商魂・商管シリーズのマニュアルをご確認ください。
2. 納品書の発行を行います。
  以下のどちらかの方法で発行します。
  詳細は、PCA 商魂・商管シリーズのマニュアルをご確認ください。
  - 売上伝票を表示し、ツールバーの「納品書」をクリックする。
  - 「納品書の発行方法」で「入力都度の発行」にチェックを入れて設定し、売上伝票登録時に自動発行させる。
3. 「出力先の選択」で「PCA Hub 取引明細」を選択して [実行] ボタンをクリックします。
  「配信先の分類」にて納品書を送る配信先を指定できます。
  「ファイル名に付加する項目」にてアップロードされるファイル名に任意の情報を付けることができます。
  詳細は、PCA 商魂・商管シリーズのマニュアルをご確認ください。
4. 以降の操作は請求書、支払明細書をアップロードするの 4 以降と同様です。

ポイント

納品書の発行では、公開メールをまとめる方法があります。
詳細は『PCA Hub 取引明細』にて複数の納品書を同じ配信先に配信する際にメールを1通にまとめる方法はありますか？をご確認ください。

アップロードできるファイルに関する制限

項目名	上限値	制限	備考
ファイル名	250文字	下記の記号を禁止・円マーク（¥）・スラッシュ（/）・コロン（:）・アスタリスク（*）・クエスチョンマーク（?）・ダブルクォート（"）・小なり（<）・大なり（>）・パイプライン（\|）	大文字と小文字や全角と半角を区別しません。
ファイルの種類		・.pdf ・.xlsx ・.xls ・.docx ・.doc ・.txt ・.jpg ・.jpeg ・.png ・.csv
サイズ	15MB未満 1 5MB未満 2		1 帳票 2 添付ファイル
添付ファイル数	2		1件の明細出力時に最大2件の任意のファイルを添付して配信することができます。

ポイント

明細の配信設定は、一度にアップロードされるすべての明細に対して同一の設定が反映されます。
「メール送信文」は、「前準備」-「メール送信文の登録」から登録します。

公開日時に関する注意事項

明細をアップロードする際は、公開日時をPCA Hub 取引明細の契約期間内に設定してください。
- PCA Hub 取引明細の契約期間内のみ、クライアントサイトおよび管理サイトを閲覧することができます。
  契約終了後は、明細の閲覧およびダウンロード等、全ての操作が行えません。
- 公開日時に契約終了後の日時を指定した場合でも、メールおよびデジタルインボイスが送信される可能性があります。
  契約終了後であるため、配信メールを受け取った配信先ユーザーは明細をダウンロードすることができません。
サーバーの状況により、指定された日時よりも遅れてメールおよびデジタルインボイスが配信される場合があります。
サーバーの状況により、メールの配信される日時とデジタルインボイスがダウンロード可能になる日時が前後する場合があります。

明細の公開日時を変更する

未公開の明細は、アップロード後に公開日時を変更することができます。

(1) PCA 商魂・商管シリーズの「随時」-「配信状況の確認」を起動します。

(2) 「未公開」タブを開き、変更したい明細にチェックを入れます。

(3) 「公開日時」ボタンを押し、公開日時を変更します。

アップロードした明細を削除する

(1) PCA 商魂・商管シリーズの「随時」-「配信状況の確認」を起動します。

(2) 削除したい明細のあるタブを開きます。

(3) 削除したい明細にチェックを入れ、「削除」メニューを実行します。

ポイント

配信データを削除しても、「Peppol ネットワーク」に送信されたデジタルインボイスデータはキャンセルまたは削除されません。
配信データを削除すると、添付ファイルも削除されます。
添付ファイルだけを削除する場合は、右クリックして「添付ファイルの詳細」か、[編集]–[添付ファイルの一括削除] を実行します。
詳細は、PCA 商魂・商管シリーズのマニュアルをご確認ください。

明細の配信状況を確認する

(1) PCA 商魂・商管シリーズの「随時」-「配信状況の確認」を起動します。

(2) 確認したい状況に合わせて「未公開」「公開済み」「リマインド」タブを開いてください。

(3) 添付ファイルがある場合、添付カラムにアイコンが表示されます。

ポイント

システム管理サイトでは既読状況での検索も可能です。明細を確認するをご確認ください。
明細を受け取った受信者が、明細をダウンロードしたかどうかを「公開済み」タブの「ダウンロード日時」列から確認することができます。
承認機能が有効な場合、以下のように表示されます。

承認機能については明細を承認してから配信するをご確認ください。
- 承認済み
  
  指定された公開日時を過ぎると「公開済み」タブに表示されます。
  
  公開日時前は「未公開」タブに表示されます。
- 承認依頼前、承認待ち、却下
  
  公開日時に関わらず「未公開タブ」に表示されます。
- 一覧で確認したい行を選択状態にし、右クリックまたはファイルメニューから「配信データの確認」を実行すると、選択行をプレビューすることができます。
  
  プレビューの詳細情報から承認情報をご確認ください。