メール送信文の登録

1. メール送信文の登録・修正

「メール送信文」を登録・修正する手順は以下のとおりです。

(6)  本文

メールの「本文」欄に表示する文言を入力します。

全角1,000（半角2,000）文字以内で入力します。

改行は［Ctrl＋Enter］キーを押します。

 

【編集文字の挿入方法】

本文中の挿入位置にカーソルを置いて、［編集文字］ボタンをクリックします。

「編集文字の配置」画面が開きますので、配置する項目をクリックして配置します。

クリックした時点で配置されますので、選択肢のある項目では先に選択をしておきます。

「編集文字」についての詳細は「編集文字について」をご覧ください。

書き換えが必要な文言のチェック

メール送信文のサンプルには、お客様側で書き換えることを想定した下記の文言が含まれています。

・件名の中の「○○社より」

・本文の中の「xxxxx@xxx.co.jp」

・本文の中の「○○（メールまたは電話番号）」

これらの文言がそのまま残っていると、登録時にチェックされ当該文言に背景色を付けた確認画面が表示されます。［キャンセル］ボタンをクリックして登録画面に戻し、お客様に合った内容に書き換えてください。［続行］ボタンをクリックすれば登録を行いますが、『PCA Hub 取引明細』の運用開始前には必ず修正してください。

• ※ このチェックは、「配信先の登録」処理での利用通知メール送信時や、請求書／納品書を配信するときの配信メール送信時にも行います。このときのチェックでは書き換えが済んでいないと処理を進めることができません。

2. メール送信文のプレビュー

編集画面に表示している「メール送信文」をプレビューすることができます。

［プレビュー］ボタンをクリックすればプレビュー画面が表示できます。

「編集文字」は以下のように置き換えて表示します。

・取引先名→○○株式会社 御中、○○支店 御中、○○様

・年月日→99年99月99日

3. メール送信文の複写

登録されている「メール送信文」を複写して、新しい「メール送信文」を作成することができます。

［複写］ボタンをクリックすると次の画面が開きます。

「複写元」から選択したメール送信文を「複写先」で選択した位置に複写します。

［実行］ボタンをクリックすれば複写が始まりすぐに終わります。

• ※ 「複写先」が(01)～(04)のとき（配信形式がデジタルインボイスのときは01～03）、「メールの種類」が「複写元」と同じでないと複写できません。

• ※ 「複写先」が編集中（編集画面に表示されている）のメール送信文には複写できません。

4. メール送信文の削除

登録されている「メール送信文」を削除できます。

削除したいメール送信文を「名称」欄で選択します。編集画面に登録内容が表示されます。

［削除］ボタンをクリックすると、“入力内容を破棄しメール送信文を削除します。よろしいですか？”とメッセージが表示されますので［はい］を選択すれば削除されます。

• ※ (01)～(04)（配信形式がデジタルインボイスのときは01～03）のメール送信文は削除できません。選択されているときは［削除］ボタンを無効にしています。