伝票のExcel出力

以下の伝票については、登録した伝票をExcelファイルとして出力できます。

見積伝票（見積書）、受注伝票、売上伝票（納品書）、発注伝票（注文書）

  • ※ 個別発注伝票入力ではExcel出力ができますが、一括発注伝票入力ではできません。

また、出力したExcelファイルをメールに添付して送信することもできます。

メールについて

○Excelファイルを添付してメールソフトを起動するまでを当機能で行えます。

送信操作はメールソフト側で行うことになります。

○対応しているメールソフトはMicrosoft社の「Outlook」だけです。他のメールソフトをお使いの場合、Excelファイル出力までを行い、添付についてはメールソフトを起動してから手作業で行ってください（OutlookはMicrosoft社がサポート中のバージョンに限ります）。

テンプレートファイル

出力されるExcelファイルは、汎用性を持たせるためにテンプレートを用意し、その書式に合わせて出力されます。したがって、お客様独自のExcelファイルを作成することができます。

下表に初期提供しているテンプレートファイルを示します。

インストールフォルダは「\Program Files\PCAOFC\Kon20SQL\OutputDesign\Kon20\Templates」です。

 

種類

サブフォルダ名

ファイル名

見積書

\MIT

PCA見積書(税抜).XLS

PCA見積書(税込).XLS

受注伝票

\JUC

PCA受注票(税抜).XLS

PCA受注票(税込).XLS

納品書

\SYK

PCA納品書(税抜).XLS

PCA納品書(税込).XLS

注文書

\HAC

PCA注文書.XLS

※拡張子「XLSX」形式で出力する場合、入力となるテンプレートファイルを「XLSX」形式で保存してからお使いください。

 

【注意】

ソフトの修正により、提供するテンプレートの内容も修正される可能性があります。この場合、ソフトを再セットアップするとテンプレートファイルは提供したものに置き換わります。お客様用に変更される場合、別フォルダにコピーしたものを使うかファイル名を変更することをお勧めします。

 

テンプレートの詳細については後述の「テンプレートファイルの作成方法」をご覧ください。

操作手順

  • ※ 売上伝票（納品書）を例にとり説明します。

1. 操作方法

(1)  登録した伝票を［検索］機能、または［前伝票］機能で呼び出します。

※納品書のように、新規登録後すぐにはExcel出力を行うことができません。

メニューバーの「ファイル」－「Excel出力」をクリックします。

(2)  次の画面が開きます。

○テンプレート

テンプレートファイルを指定します。

入力欄右の［参照］ボタンをクリックして当該ファイルを選択します。

※一度実行すれば、次回からは前回のフォルダ名・ファイル名が表示されます。

○出力先パス

出力するExcelファイルを指定します。

※一度実行すれば、次回からは前回のフォルダ名・ファイル名が表示されます。

※テンプレートファイルと同一の名前を指定することはできません。

別のフォルダに作成する場合でも同一の名前は指定できません。

 

入力欄右の［参照］ボタンをクリックすると以下の画面が開きます。

フォルダを選択し、「ファイル名」欄にファイル名を入力します。

拡張子はテンプレートファイルと同じものを入力します。入力しなかった場合は自動で同じ拡張子を付加します。［開く］ボタンをクリックすれば最初の画面に戻ります。

 

○出力ファイルを添付しOutlookを起動する

チェックマークを付けると、処理終了後に作成したExcelファイルを添付した状態でOutlookのメッセージ作成画面が開きます。得意先マスターにメールアドレスが登録されていれば「宛先」に代入されます。

※Outlookがインストールされていなければチェックボックスを操作できません。

 

(3)  ［実行］ボタンをクリックすれば処理が開始します。

2. テンプレートファイルの作成方法

テンプレートファイルはExcelで作成します。

作成したテンプレートファイルはExcel形式（拡張子XLS、XLSX）で保存してください。

作成における規則

○セルに“％”（全角）で囲んだキーワード（項目名）を入力します。

例）％商品名％、％単価％

キーワードに該当する、伝票上の項目・マスターの項目をセルに挿入するという仕組みです。

○キーワードは全角大文字で入力します。

キーワードは決められています。後述の「キーワード一覧」を参照してください。

○“％”で囲まない文字はそのまま出力されます。

タイトル・自社名などを入れるのに使います。

○自社名について。

「社名欄の登録」で登録した自社名を挿入するには、キーワード「％自社名１％」～「％自社名５％」を使います。

納品書は得意先マスターに設定した「納品書社名」を見て当該の社名を出力します。

受注伝票は見積書の社名を使います。

○事業者登録番号について。

「会社基本情報の登録」で登録した「事業者登録番号」を挿入するには、キーワード「％事業者登録番号％」を使います。

○罫線などもテンプレートに入れることができます。

○セルの書式もテンプレートに設定したものがそのまま使われます。

例）フォント（種類、大きさ）、右詰め・左詰め、小数点以下の桁数など。

※数量・単価で小数以下をご使用の場合、セルの書式で小数点以下の桁数を指定してください。

指定しないと、セルには小数以下まで格納されますが、表示は整数のみとなります。

○ヘッダー部・合計部は、同じキーワードを複数のセルに指定できます。

（同じ項目を複数のセルに挿入できます）

○明細部のキーワードは、出力する明細数分だけ行を変えて配置します。

上の行から1明細目と認識します。

※すべての明細行に同じキーワードを配置してください。配置しないと別の明細の内容が出力されます。

Excelファイルの制限事項

○テンプレートファイルに記述した明細数よりも伝票の明細数が多い場合、1シート内に複数ページのファイルを出力します（改ページ機能を挿入します）。

この場合、合計部の項目は最終ページにのみ出力されます。

○日付項目は「yyyy/mm/dd」（西暦）の形でセルに挿入されます。

テンプレート作成時にセルの書式設定で表示方法を指定すれば、「令和6年8月10日」のような表示も可能です。初期提供のテンプレートファイルは和暦で書式設定されています。

※見積書の「照会日」は「照会番号」と同じセルに配置した関係で和暦設定ができません。和暦設定をする場合は、セルの配置変更をして書式設定を行ってください。

○テンプレートファイルに複数シートがある場合、最初のシート（1シート目）だけを出力対象にします。

見積書キーワード一覧

ヘッダー部

明細部

合計部

％見積日％

％明細番号％

％箱数合計％

％照会日％

％商品コード％

％数量合計％

％成約日％

％商品名％　＊7

％金額合計％

％成約区分％　＊1

％商品名２％　＊7

％外税計％

％見積番号％

％規格型番％

％税込合計％

％見積番号内頁％

％色％

％内税計％

％照会番号％

％サイズ％

％原価金額計％　＊8

％得意先コード％

％単位区分％

％売価金額計％

％得意先名１％

％入数％

％標準金額計％

％得意先名２％

％箱数％

％粗利益計％　＊8

％得意先郵便番号％

％数量％

％総利益率％　＊8

％得意先住所１％

％単位％

％商品項目１計％

％得意先住所２％

％単価％

％商品項目２計％

％得意先ＴＥＬ％

％金額％

％商品項目３計％

％得意先ＦＡＸ％

％原単価％　＊8

％売上項目１計％

％得意先先方担当者％

％原価金額％　＊8

％売上項目２計％

％得意先敬称％

％売単価％

％売上項目３計％

％部門コード％

％売価金額％

％税率別内訳１％～％税率別内訳９％

％部門名％

％標準価格％

 

％担当者コード％

％標準金額％　＊3

 

％担当者名％

％粗利益％　＊8

 

％摘要照会者％

％利益率％　＊8

 

％摘要納入期日％

％備考％

 

％摘要納入場所％

％税区分％　＊4

 

％摘要支払方法％

％税込区分％　＊5

 

％摘要有効期限％

％原価税込区分％　＊5　＊8

 

％摘要要件％

％税率％

 

％見積金額合計％　＊2

％明細外税％

 

％先方担当者％　＊6

％明細内税％

 

％敬称％　＊6

％倉庫コード％

 

％見積番号２％

％倉庫名％

 

％プロジェクトコード％

％先方商品コード％

 

％プロジェクト名％

％商品項目１％

 

 

％商品項目２％

 

 

％商品項目３％

 

 

％売上項目１％

 

 

％売上項目２％

 

 

％売上項目３％

 

＊1：成約区分により「未成約「成約」「キャンセル」と出力します。

＊2：1ページ目のみに出力します（税込みの見積金額合計です）。

＊3：標準価格×数量で求めます。

＊4：明細の税区分により“税抜”“税込”“非課税”と出力します。

＊5：税込明細の場合“*”印を出力します。

＊6：伝票に登録した「先方担当者」とその敬称を出力します。

＊7：税率別内訳を出力するときは「％商品名／税率別内訳％」「％商品名２／税率別内訳％」と設定します。

＊8：原価・粗利益の出力を制限されたユーザーでは出力しません。「システムの基本仕様」－「原価・粗利益の出力制限」を合わせてご覧ください。

 

受注伝票キーワード一覧

ヘッダー部

明細部

合計部

％受注日％

％明細番号％

％箱数合計％

％納期％

％商品コード％

％数量合計％

％受注番号％

％商品名％　＊6

％金額合計％

％受注番号内頁％

％商品名２％　＊6

％外税計％

％見積番号％

％規格型番％

％税込合計％

％得意先コード％

％色％

％内税計％

％得意先名１％

％サイズ％

％原価金額計％　＊8

％得意先名２％

％単位区分％

％売価金額計％

％得意先郵便番号％

％入数％

％標準金額計％

％得意先住所１％

％箱数％

％粗利益計％　＊8

％得意先住所２％

％数量％

％商品項目１計％

％得意先ＴＥＬ％

％単位％

％商品項目２計％

％得意先ＦＡＸ％

％単価％

％商品項目３計％

％得意先先方担当者％

％金額％

％売上項目１計％

％得意先敬称％

％原単価％　＊8

％売上項目２計％

％部門コード％

％原価金額％　＊8

％売上項目３計％

％部門名％

％売単価％

％税率別内訳１％～％税率別内訳９％

％担当者コード％

％売価金額％

 

％担当者名％

％標準価格％

 

％摘要％

％標準金額％　＊1

 

％直送先コード％

％粗利益％　＊8

 

％直送先名１％

％備考％

 

％直送先名２％

％明細納期％

 

％直送先郵便番号％

％税区分％　＊2

 

％直送先住所１％

％税込区分％　＊3

 

％直送先住所２％

％原価税込区分％　＊3　＊8

 

％直送先ＴＥＬ％

％税率％

 

％直送先ＦＡＸ％

％明細外税％

 

％直送先先方担当者％

％明細内税％

 

％直送先敬称％

％倉庫コード％

 

％先方担当者％　＊4

％倉庫名％

 

％敬称％　＊4

％先方商品コード％

 

％受注番号２％

％商品項目１％

 

％プロジェクトコード％

％商品項目２％

 

％プロジェクト名％

％商品項目３％

 

 

％売上項目１％

 

 

％売上項目２％

 

 

％売上項目３％

 

 

％ロット番号％　＊5

 

 

％ロット有効期限％　＊5

 

＊1：標準価格×数量で求めます。

＊2：明細の税区分により“税抜”“税込”“非課税”と出力します。

＊3：税込明細の場合“*”印を出力します。

＊4：伝票に登録した「先方担当者」とその敬称を出力します。

＊5：『PCA 商管シリーズ ロット管理編』で出力できる項目です。

＊6：税率別内訳を出力するときは「％商品名／税率別内訳％」「％商品名２／税率別内訳％」と設定します。

＊7：欠番

＊8：原価・粗利益の出力を制限されたユーザーでは出力しません。「システムの基本仕様」－「原価・粗利益の出力制限」を合わせてご覧ください。

 

納品書キーワード一覧

ヘッダー部

明細部

合計部

％本日日付％

％明細番号％

％箱数合計％

％売上日％

％商品コード％

％数量合計％

％請求日％

％商品名％　＊7

％金額合計％

％伝区％　＊1

％商品名２％　＊7

％外税計％

％伝票番号％

％規格型番％

％税込合計％

％伝票番号内頁％

％色％

％内税計％

％見積番号％

％サイズ％

％原価金額計％　＊8

％受注番号％

％単位区分％

％売価金額計％

％得意先コード％

％区％

％標準金額計％

％得意先名１％

％入数％

％粗利益計％　＊8

％得意先名２％

％箱数％

％商品項目１計％

％得意先郵便番号％

％数量％

％商品項目２計％

％得意先住所１％

％単位％

％商品項目３計％

％得意先住所２％

％単価％

％売上項目１計％

％得意先ＴＥＬ％

％金額％

％売上項目２計％

％得意先ＦＡＸ％

％原単価％　＊8

％売上項目３計％

％得意先先方担当者％

％原価金額％　＊8

％税率別内訳１％～％税率別内訳９％

％得意先敬称％

％売単価％

 

％請求先コード％

％売価金額％

 

％請求先名１％

％標準価格％

 

％請求先名２％

％標準金額％　＊2

 

％請求先郵便番号％

％粗利益％　＊8

 

％請求先住所１％

％備考％

 

％請求先住所２％

％税区分％　＊3

 

％請求先ＴＥＬ％

％税込区分％　＊4

 

％請求先ＦＡＸ％

％原価税込区分％　＊4　＊8

 

％請求先先方担当者％

％税率％

 

％請求先敬称％

％明細外税％

 

％部門コード％

％明細内税％

 

％部門名％

％倉庫コード％

 

％担当者コード％

％倉庫名％

 

％担当者名％

％先方商品コード％

 

％摘要％

％商品項目１％

 

％直送先コード％

％商品項目２％

 

％直送先名１％

％商品項目３％

 

％直送先名２％

％売上項目１％

 

％直送先郵便番号％

％売上項目２％

 

％直送先住所１％

％売上項目３％

 

％直送先住所２％

％ロット番号％　＊6

 

％直送先ＴＥＬ％

％ロット有効期限％　＊6

 

％直送先ＦＡＸ％

 

 

％直送先先方担当者％

 

 

％直送先敬称％

 

 

％社店コード％

 

 

％分類コード％

 

 

％伝票区分％

 

 

％取引先コード％

 

 

％照合口座番号％

 

 

％先方担当者％　＊5

 

 

％敬称％　＊5

 

 

％伝票番号２％

 

 

％プロジェクトコード％

 

 

％プロジェクト名％

 

 

＊1：伝区により、“【現　収】”“【カード】”“【ｸﾚｼﾞｯﾄ】”“【仮納品】”“【契　約】”と出力します。

＊2：標準価格×数量で求めます。

＊3：明細の税区分により“税抜”“税込”“非課税”と出力します。

＊4：税込明細の場合“*”印を出力します。

＊5：伝票に登録した「先方担当者」とその敬称を出力します。

＊6：『PCA 商管シリーズ ロット管理編』で出力できる項目です。

＊7：税率別内訳を出力するときは「％商品名／税率別内訳％」「％商品名２／税率別内訳％」と設定します。

＊8：原価・粗利益の出力を制限されたユーザーでは出力しません。「システムの基本仕様」－「原価・粗利益の出力制限」を合わせてご覧ください。

 

注文書キーワード一覧

ヘッダー部

明細部

合計部

％発注日％

％明細番号％

％箱数合計％

％納期％

％商品コード％

％数量合計％

％注文番号％

％商品名％　＊5

％金額合計％

％注文番号内頁％

％商品名２％　＊5

％外税計％

％発注先コード％

％規格型番％

％税込合計％

％発注先名１％

％色％

％内税計％

％発注先名２％

％サイズ％

％商品項目１計％

％発注先郵便番号％

％単位区分％

％商品項目２計％

％発注先住所１％

％入数％

％商品項目３計％

％発注先住所２％

％箱数％

％仕入項目１計％

％発注先ＴＥＬ％

％数量％

％仕入項目２計％

％発注先ＦＡＸ％

％単位％

％仕入項目３計％

％発注先先方担当者％

％単価％

％税率別内訳１％～％税率別内訳９％

％発注先敬称％

％金額％

 

％部門コード％

％備考％

 

％部門名％

％明細納期％

 

％担当者コード％

％税区分％　＊1

 

％担当者名％

％税込区分％　＊2

 

％摘要％

％税率％

 

％先方担当者％　＊3

％明細外税％

 

％敬称％　＊3

％明細内税％

 

％直送先コード％

％倉庫コード％

 

％直送先名１％

％倉庫名％

 

％直送先名２％

％先方商品コード％

 

％直送先郵便番号％

％商品項目１％

 

％直送先住所１％

％商品項目２％

 

％直送先住所２％

％商品項目３％

 

％直送先ＴＥＬ％

％仕入項目１％

 

％直送先ＦＡＸ％

％仕入項目２％

 

％直送先先方担当者％

％仕入項目３％

 

％直送先敬称％

 

 

％先方担当者・直送先％　＊4

 

 

％敬称・直送先％　＊4

 

 

％注文番号２％

 

 

％プロジェクトコード％

 

 

％プロジェクト名％

 

 

＊1：明細の税区分により“税抜”“税込”“非課税”と出力します。

＊2：税込明細の場合“*”印を出力します。

＊3：伝票に登録した「先方担当者」とその敬称を出力します。

＊4：伝票に登録した直送先の「先方担当者」とその敬称を出力します。

＊5：税率別内訳を出力するときは「％商品名／税率別内訳％」「％商品名２／税率別内訳％」と設定します。