添付ファイルの送信

取引明細データと一緒に添付ファイルを送信する

ここでは、PDFデータやデジタルインボイスデータと一緒に送信する、添付ファイルについての注意点や操作手順を説明します。

※ 「『PCA Hub 取引明細』との連動」と「デジタルインボイスの配信」を合わせてご覧ください。

ヒントと注意事項

添付できるファイルは以下の拡張子のものに限ります。

pdf、xlsx、xls、docx、doc、txt、jpg、jpeg、png、csv
添付ファイルの大きさは5MB未満に制限されます。制限を超えたファイルを指定したときは、以下のメッセージを表示し添付できないようにします。なお、このサイズチェックは配信の直前にも行います。

“添付ファイルのサイズが上限(5MB)以上です。”
一つの取引明細データにつき、二つまでの添付ファイルを送信できます。
『PCA Hub 取引明細』に添付ファイルだけをアップロードすることはできません。必ず取引明細データと対でアップロードします。
『PCA Hub 取引明細』にアップロードする添付ファイル名は配信先単位で一意である必要があるため、ファイル名を変更してからアップロードします。
『PCA Hub 取引明細』の取引明細データ（配信データ）を削除するとき、添付ファイルも一緒に削除されます。
『PCA Hub eDOC』へのアップロードが指示されていても、添付ファイルを『PCA Hub eDOC』にアップロードすることはありません。
添付ファイルはリマインドメールの対象としません。
請求先は添付ファイルの内容を『PCA Hub 取引明細』で確認しますが、デジタルインボイスで請求書を受け取る請求先は『PCA Hub 取引明細』サイトを見ない可能性があるため、メール送信文に添付ファイルがあることを記載して案内することを推奨します。

添付ファイルのユーザー定義プロパティ

『PCA Hub 取引明細』で参照する添付ファイルの「ユ－ザー定義プロパティ」は以下のようになります。

請求書
プロパティ名	セットされる項目
取引日	請求日
請求先	請求先名
取引先	「会社基本情報の登録」で登録した「会社名」
書類名	添付ファイルの設定時に指示した書類名

添付ファイルの設定

(1) 取引明細配信設定画面

添付ファイルを一緒に送信するときは、［ファイル設定］ボタンをクリックして、開いた画面で配信データに添付ファイルを紐づけします。

(2) ファイル添付設定画面

添付ファイルを指示する画面が開きます。

項目	項目の説明
配信形式	配信データの中に、PDFデータとデジタルインボイスデータの両方があれば表示され選択可能になります。選択した形式のデータだけがこの画面に表示されることになります。 ※ 添付ファイルを指示した後に、画面に表示されなくなっても指示した内容は有効のままです。 ※ 後述の「一括設定」機能では、表示した配信データだけを対象として設定します。
請求先コード請求先名１、２回収予定額伝票No 期間債権額回収予定日	配信データの情報を表示します（表示のみ）。「回収予定額」は請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求締」かつ「印刷等も行う」にチェックマークが付いているときに表示されます。「伝票No」は請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求書発行」かつ発行対象が「都度請求」のときに表示されます。「期間債権額」と「回収予定日」は請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求書発行」のときに表示されます。
書類名１書類名２	添付ファイルの配信用ファイル名を全角15（半角30）文字以内で指示します。実際には、この文字列に実行時の日時（yyyyMMdd_HHmmss）を付与したファイル名になります。
ファイルパス１ファイルパス２	添付するファイルを指定します。手入力も可能ですが、通常は［参照］ボタンをクリックして、開いた画面からフォルダ、ファイルを選択します。 ※ ドラッグ＆ドロップでの指定はできませんのでご留意ください。
［検索］ボタン	クリックすると検索画面が開きます。入力した文字列で、表示されている配信データ行を部分一致検索し、該当する行があればその行に移動します。すべての列を対象として文字列を検索します。検索する文字列：全角20（半角40）文字以内です。大文字と小文字を区別する：チェックすると区別して検索します。検索する方向：現在フォーカスされている行から上方向または下方向に検索します。
［一括設定］ボタン	次項の「添付ファイルの一括設定」をご覧ください。

(3) 設定が終わったら［設定］ボタンをクリックします。「(1) 取引明細配信設定画面」に戻ります。

【設定ボタンクリック後のチェック】

※ 指定したファイルが存在しないとき先に進めません。
※ 指定したファイルに5MB以上のものがあるとき先に進めません。
※ 指定したファイルに許可されていない拡張子があるとき先に進めません。
※ 一つの請求先に同じファイルを設定しているとき、メッセージを表示し続行の確認を求めます。

添付ファイルの一括設定

「一括設定」は、添付ファイルを自動で配信データに紐づける機能です。配信先（請求先）ごとに異なる添付ファイルを紐づける方法と、一つの添付ファイルをすべての配信先（請求先）に紐づける方法があります。

■ 配信先（請求先）ごとに異なる添付ファイルを紐づける

項目	項目の説明
書類名	添付ファイルの配信用ファイル名を全角15（半角30）文字以内で指示します。実際には、この文字列に実行時の日時（yyyyMMdd_HHmmss）を付与したファイル名になります。
ファイル	請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求締」かつ「印刷等も行う」にチェックマークが付いているときは［請求先別ファイル］を選択します。請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求書発行」のときは［請求書別ファイル］を選択します。
対象フォルダ	添付ファイルが存在するフォルダを指定します。手入力も可能ですが、通常は［参照］ボタンをクリックして、開いた画面からフォルダを選択します。
添付ルール	フォルダ内にある添付ファイルのファイル名を検索し、一致したものを請求先（または請求書）に紐づけます。 ◇ 請求先コード先頭一致ファイル名の先頭を請求先コードにして添付ファイルを用意しているときに選択します。 ◇ 請求先名部分一致ファイル名に請求先名を含んで添付ファイルを用意しているときに選択します。請求先名１と請求先名２を繋げた文字で検索します。例）請求先名１が「AAA」、請求先名２が「BBB」のとき、「AAABBB」がファイル名に含まれていれば一致となります。 ◇ 伝票No一致（請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求書発行」かつ発行対象が「都度請求」のときに指定可能）ファイル名が伝票Noだけの添付ファイルを用意しているときに選択します。伝票No以外の文字があると一致としません（拡張子は除く）。
設定先	設定先を［ファイルパス１］と［ファイルパス２］から選択します。添付ファイルを二つ送信するときは、異なる「文書名」でこの設定処理を2回繰り返します。

■ 一つの添付ファイルをすべての配信先（請求先）に紐づける

項目	項目の説明
書類名	［請求先別ファイル］の説明と同様です。
ファイル	［共通ファイル］を選択します。
ファイルパス	ファイルパス添付するファイルを指定します。手入力も可能ですが、通常は［参照］ボタンをクリックして、開いた画面からフォルダ、ファイルを選択します。
設定先	［請求先別ファイル］の説明と同様です。
［請求先］ボタン［請求書］ボタン	請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求締」かつ「印刷等も行う」にチェックマークが付いているときは［請求先］ボタンと表示されます。請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求書発行」のときは［請求書］ボタンと表示されます。添付ファイルを送信する請求先（または請求書）を個別に指示できます。最初はすべての請求先（または請求書）に添付する設定になっていますので、添付不要な請求先（または請求書）があれば、開いた画面で指示します。請求書配信で、条件指示の処理の選択が「請求書発行」、発行対象が「都度請求」かつ一つの請求先に対して複数の請求書が存在している場合、各請求先のリスト上で一番上の請求書が選択された状態で画面を開きます。［請求書］ボタンで開いた画面例

［実行］ボタンのクリックで紐づけが始まり、終了すると「(2) ファイル添付設定画面」に戻ります。

※ 請求先別ファイル（または請求書別ファイル）を指示して実行したとき、フォルダ内のファイル数や設定される請求先（または請求書）の件数を開始前に表示し、実行確認を要求します。

【実行時のチェック】

※ 指定したファイルパスに、すでに添付ファイルが設定された請求先（または請求書）があったとき、メッセージを表示し一括設定を中止します。
※ 一つの請求先（または請求書）に対して、添付対象となるファイルが複数あったとき、メッセージを表示し一括設定を中止します。
※ 請求書配信で、添付ルールを［伝票No一致］として実行し、同じ添付ファイルを複数の請求先に設定する結果となったとき、メッセージを表示し一括設定を中止します。
※ 請求書配信で、一つの請求先に同じ添付ファイルを設定する結果となったとき、処理の続行または中止を求める確認画面を表示します。