エンジニアは客先に常駐。勤怠管理・給与など基幹業務をスムーズに行う方法は？

アイシス株式会社は導入支援などのシステムサポートや、業務アプリケーション開発などを中心に事業を展開している。同社のユーザーは約7000社以上にものぼり、わかりやすく丁寧な導入支援や、システム開発に携わるエンジニアの質の高さが評価されてきた。同時に社員の働きやすい環境づくりや、ライフイベントによってキャリアを途中であきらめなくてもよい体制をいち早く整えてきたホワイト企業でもある。

同社は以前、勤怠管理や給与、販売管理、会計などの基幹業務をそれぞれ別のメーカーのソフトで処理していた。これには同社の事業が影響している。

「当社は導入支援を専門的に行っており、社員がさまざまなソフトに触れ、その特徴や操作性を学ぶという方針がありました」（代表取締役 髙木紗綾香氏）

「一方でメーカーが違うためデータ連携ができないことから入力作業が度々発生し、時間もかかりケアレスミスの不安も抱えた状況でした」（経営管理部 部長 島崎恵利子氏）

同社はシステム開発も行っており、エンジニアが客先に常駐して仕事を行うケースがある。以前、もっとも手間がかかっていたのがこのケースの勤怠管理だった。

「約20名の社員がお客様先で開発業務を行うのですが、お客様それぞれに勤怠管理のフォーマットや締め日が異なります。締め日になるとフォーマットを私に提出してもらい、そのデータを社内のフォーマットにまた打ち込んでいました。エンジニアが社内にいないため不明点はメールで確認することになり、その返事を待つのにも時間が必要でした。そのため勤怠時間の集計のために、以前は5日間ほど時間を見ていました」（島崎氏）

「会計については私と島崎さんの2名体制で行っていましたが、販売管理ソフトで集計した売上をまた1件1件会計ソフトに入力していました。やはり勤怠管理・給与・販売管理・会計を連携させることで、ボタン一つで自動的に他のソフトにも連携できる運用がよいだろうと、業務システムを見直すことにしました」（髙木氏）

決算の精査を約10日も早く終了。『PCA会計』を経営戦略にも応用

『PCAクラウド 商魂』『PCAクラウド 商管』と『PCAクラウド 会計』との連携も業務時間短縮に役立っている。以前は売上データを会計に手入力するのに丸1日時間が必要だった。しかし仕訳の連携により、売上データをボタン一つで連携させることができるようになった。決算作業においては、連携していることで数字の正確さが確保できていることもあり、以前と比べて約10日も早く精査を終わらすことができたという。

これまで仕訳の手入力に使っていた時間が大幅に短縮されたことで生まれた時間は、『PCAクラウド 会計』の集計機能を利用した数字の分析に回すことができるようになった。

「部門配賦機能を使うことで、部門別一覧表で月次の部門ごとの売上や利益も確認でき、経営戦略にも役立てています」（髙木氏）

社内にPCA認定インストラクターがいる強み

業務のあり方を大きく変えた同社だが、その成功の裏には、サポート部 部長 小島智紀氏をはじめとするPCAソフトを熟知する社員の存在が大きい。操作で不明点があれば、社内のPCA認定インストラクターにいつでも聞くことができたと髙木氏・島崎氏は語る。PCA製品をよく知る小島氏はその特徴を次のように語る。

「どのメーカーのソフトもそれぞれに良さがありますが、PCAの場合は総じて検索性に優れており、スペックが充実しています。そのため大きな企業はもちろん、中小企業も自社に合った使い方を見つけることができます。充実した機能の中から必要な機能をチョイスして、大きな導入効果を実感できる使い方ができると思います」（小島氏）

PCAでは同社のように導入支援をサポートするパートナーが全国におり、導入企業それぞれに適切なサポートを行っている。自社にフィットした使い方を見つけることで、同社のように業務を大きく効率化させることが可能だ。

今回の『PCAクラウド』導入で、業務の負荷を体感的には以前の50％にまで下げられたと語る同社。「家でも会社でも、自分のタイミングですぐに開いて仕事ができる」ためストレスも減らせたそうだ。実際に業務の負荷が下がったことで、安心して休暇を取りやすくなったとも語る。

「少し前までは、総務・経理などの管理職はテレワークは不可能だという考えが一般的でした。しかし『PCAクラウド』によって当社は可能にしました。女性が働きやすい環境を実現することで、男性も働きやすい職場ができます。当社も代表は女性で、家族に料理をふるまう時間も持てています。今後も多くの企業のシステムをサポートすることで、楽しく仕事ができる人を増やすことに貢献していきたいです」（髙木氏・島崎氏・小島氏）