サービス成長の裏で見えてきた、見積・請求管理の見直しポイント

人手不足が深刻化する中、企業にとって人材の確保と定着は大きな課題となっている。社員が長く安心して働ける職場を実現するには、社員が抱えるストレスの原因を早期に発見し、適切に対処する必要がある。

株式会社ドリームホップは、まさにこうした課題に応えるべく、ストレスチェックをはじめとする多様なソリューションを開発・提供している企業だ。近年、社会全体で職場のメンタルヘルスに対する関心が高まる中、同社の取り組みに対するニーズは年々大きくなっている。

同社では、以前から業務アプリ構築クラウドサービス「kintone（キントーン）」 を活用し、見積・請求管理や案件管理を行っていた。すでに広く知られているように、kintoneはノーコードで様々な業務アプリケーションを構築・カスタマイズできるツールで、実際に同社は見積・請求アプリを自社内で構築し運用していた。

「当初は、kintoneで十分に対応できていたんです。しかし、おかげさまで当社のソリューションのユーザーが増え、それに伴い、取り扱う情報量も増えたことで、運用を見直す必要が生まれました」（取締役 中村英俊氏）

具体的に見直したかった点は、kintoneの権限管理におけるセキュリティや業務統制の問題だった。もちろんkintoneにも権限管理の機能はあるが、一部に誰でも変更可能な箇所があるなど、要件によっては細かな制御が難しい場合があった。そのため、より一層、安全で確実な運用にしたかったという。

二重入力の課題を解消すべく、『PCAクラウド 商魂』とkintoneを連携

『PCAクラウド 商魂』を導入する前、同社はkintone上に構築した見積アプリと請求書アプリを運用していたが、この見積データを請求書アプリにスムーズに連携できない課題を抱えていた。その後、『PCAクラウド 商魂』を販売管理に加えたことで、見積作成はkintone、売上・請求管理は『PCAクラウド 商魂』、そして案件管理はkintoneというように、複数のツールを使い分ける業務体制となった。

こうした体制の中で、あらためて浮かび上がってきたのが、「kintoneと『PCAクラウド 商魂』の双方に同じ情報を入力する」という二重入力の手間だった。この課題を解決するため、同社は『PCAクラウド』とkintoneの連携を実行した。

同社が利用したAPI連携プラグイン は、両システム間のデータを自動連携できる仕組みを提供するツールで、たとえばkintoneで作成・管理している見積書や受注データを、ボタン操作ひとつで『PCAクラウド 商魂』や『PCAクラウド 会計』へ転送し、売上情報や仕訳データとして自動反映させることが可能になる。

このプラグインの大きな特長は、プログラミングの知識がなくても導入・設定ができる点だ。あらかじめ用意されたインターフェースを使い、kintone側のフィールドとPCA側のデータ項目を対応付けるだけで、スムーズで実用的なシステム連携が実現できる。

見積から請求までをシームレスに。連携による業務フローの最適化

この『PCAクラウド 商魂』とkintoneの連携によって、同社では次のような運用ができている。

まず見積書の作成はこれまで通りkintoneで行い、その後の受注処理や売上計上、請求書の発行といった工程は『PCAクラウド 商魂』で対応。API連携プラグインを活用することで、kintoneに入力された見積データを『PCAクラウド 商魂』に自動で取り込み、そのまま受注・売上・請求へとシームレスにつなげる体制を実現している。

「見積と請求の二重入力がなくなったことで、エラーの確認に費やす時間は減りました。請求書の発行漏れを減らすチェックリストも『PCAクラウド 商魂』で簡単に表示できます。官公庁の案件は依然として指定書式への対応が必要で、それに伴う作業は変わりませんが、それでも全体の業務効率は大きく向上しています」（HRtech事業本部 導入支援グループ 瀬川丈仁氏）

社会的使命を支える業務基盤へ。さらなる効率化とPCAへの期待

『PCAクラウド 商魂』とkintoneを連携させた販売管理体制は定着しつつある一方で、さらなる業務の効率化や自動化に向けた取り組みも視野に入れている。たとえば、見積書や請求書においては、案件ごとに記載内容や形式が異なることが多く、特に官公庁との取引では提出書類の様式に細かな指定があるケースも少なくない。こうした“個別対応の負荷”を軽減するため、PCA側への要望としては、AIを活用した帳票テンプレートの自動生成や、請求漏れを防ぐアラート機能など、さらなる機能強化を期待したいと同社は語っている。

同社の提供するサービスは、まさに今の時代に求められる“働く人を支えるインフラ”として、社会的な意義を担っている。こうした取り組みを継続・発展させていくためには、社内の業務基盤も効率的で柔軟性のあるものが求められる。その基盤を支えるパートナーとして、PCAにはサービスの質と働きやすさの両立を支援する存在として期待が寄せられている。