オフコンによる会計・給与システムの見直し

豊かな森林資源に恵まれた北海道北見市。この地で創業90年以上の歴史を持つ赤坂木材株式会社は、トドマツやカラマツなどの素材生産や造林、木材の販売事業を行っている。同社は以前、オフコンを利用して販売管理・会計・給与の一連の業務を行っていた。しかしそのメーカーのサポートが終了することになり、新しい会計システムを探す必要に迫られた。

「しかしこれが一筋縄ではいかないんです。私どものような木材販売業の販売管理にはある特殊な事情があります。それは取引先のお客様ごとに素材（木材）の単位そのものが違うことです。Aというお客様は立米（立方メートル・立方体の体積）でのお取引となり、Bというお客様はトン（重さ）で計算しお取引をされていたりと、お客様によって集計の仕方がそれぞれに変わってきます。以前のオフコンはこの複雑な単位の売上集計に対応できていましたが、そのサポート部門が北海道から撤退することになりました。販売管理だけでなく会計も給与もオフコンで処理していたので、早急に新しいシステムに切り替える必要がありました。そこで、一般社団法人北海道中小企業家同友会で一緒に活動している株式会社CNSの川口さんに相談しました」（赤坂木材株式会社 代表取締役社長 渋谷光敏氏）

度重なる制度改正も視野に入れPCAソフトに

木材販売業・林業は単位の使い方だけでなく、熟練度による手当の差や期間雇用など勤怠管理や給与計算も複雑になる。株式会社CNS 代表取締役 川口由美氏は、複数のメーカーが販売するソフトの特徴を巧みに組み合わせることで、赤坂木材株式会社に適したシステムが作れると提案した。

「じつは販売管理ソフトについてもPCAを検討したのですが、最終的には木材販売に特化したソフトに多少手を加えることにしました。そして会計・給与という重要な部分はPCAに統一しました。赤坂木材様の場合は以前自社の業務に合わせたオフコンを使っておられたので、パッケージソフトには最初は使いづらさを感じるだろうとお伝えはしていました。しかし『PCA給与DX クラウド』は導入してからわずか数カ月ですが、渋谷社長はほぼスムーズに使っておられます」（川口氏）

オフコンからパッケージソフトへの切り替えについて、導入した意味は大きいと渋谷氏は語る。その理由の一つが頻繁に実施される制度改正だ。

「じつは以前のオフコンはマイナンバー対応ではありませんでした。また源泉徴収票の様式もよく変更になりますが、それについても処理に間に合うかどうかのギリギリの時期まで対応できなかったりと、制度対応への不安が付き纏っていました。しかしPCAなら今後大きな制度改正・税制改正があっても柔軟に対応できると安心しています」（渋谷氏）

日報データと『PCA給与DX クラウド』を連携させスピーディーな給与処理

現在、同社では『PCA給与DX クラウド』を外部のシステムと連携させることによって次のように運用している。①植林や伐採の各現場で働く従業員の勤怠データを、株式会社CNSが作成した日報システムの画面に入力。→②日報データを『PCA給与DX クラウド』とCSV連携。→③各現場での日報入力と従業員の給与計算がCSV連携でスピーディーに処理可能に。
今後は『PCA会計DX クラウド』との連携も視野に入れており、給与データを会計側に仕訳データとして取り込むことで業務をよりスムーズに遂行できる。

「以前はこのような給与・会計の一体化した処理ができませんでした。勤怠データについては私自身が現場別に集計しExcel®に入力。その後に給与データに取り込んで計算していました。自社仕様にしたはずのオフコンでしたが、給与計算については林業ならではの多様で複雑な雇用形態が反映できず、結局私自身が集計していました。現在は日報データと『PCA給与DX クラウド』のCSV連携によって、確実でスピーディーに処理できています」（渋谷氏）

『PCA会計DX クラウド』の豊富な機能

『PCA会計DX クラウド』については、取材時にはまだ本稼働できていなかったものの、豊富な機能について期待している面は大きいと渋谷氏は語る。

「数日前のことですが、入力している最中に残高が合わなくなり、伝票を1枚1枚振り返ってチェックすることがありました。会計も給与も今は私一人で処理しているため、なるべくこのような時間は省きたいところです。すると川口さんが『PCA会計DX』には、そのような数字の再確認をしやすくする機能があると教えてくれました」（渋谷氏）

『PCA会計DX』にはズームイン機能があり、合計残高試算表の画面から参照したい勘定科目の元帳や補助科目一覧表を即座に表示でき、入力した数字の確認や修正を行いやすい。修正画面で入力されたデータはすべての帳票に反映される。

また摘要欄には全角128文字まで入力でき、摘要文をテンプレートのように登録でき、後からその摘要文をもとに科目別・補助科目別に集計することも可能だ。

「多くの摘要文が入力できることは便利ですが、出力した際の文字サイズを気にされるユーザー様もいらっしゃいます。そこで私どもはお客様にExcel®出力をお勧めしています」（川口氏）

『PCA会計DX』の特徴の一つにExcel®出力が簡単にできる点がある。独自の分析ツールなどに活用している企業も多いが、帳票の文字サイズが気になる場合にもExcel®出力し、その後見やすい文字サイズに設定して利用する方法もある。

『PCAクラウド』によって、より便利で安心できる運用に

ズームイン機能、柔軟に使える摘要欄、Excel®を利用した帳票出力やデータ分析など、いずれも以前のオフコンではできなかったことだと渋谷氏は振り返る。

「新しいシステムについて川口さんに相談したときに『これからは自前のシステムを作る時代じゃない。パッケージソフトをうまく使っていく時代だ』とアドバイスをいただきました。以前のオフコンは操作をしっかりと覚えていなければ入力できませんでした。しかしPCAソフトにしたことで、入社してくる従業員には基本的な部分を教えるのみで、その後は比較的簡単に入力操作ができると思います」（渋谷氏）

この操作性に加えて『PCAクラウド』を導入したことで、会計・給与システムをより便利で効率的に運用していける期待も大きい。

「当初は私自身が出張先から会計・給与データを確認するにはクラウドがよいだろうと考えていました。しかしメリットはそれだけにとどまらず、今後は各現場である程度まで入力ができるような体制も検討しています」（渋谷氏）

「社員が入力し社長がチェックするだけなら、2台運用のEasyNetwork版もありますが、PC故障の不安があります。また3台以上でwith SQL版を使う場合にはサーバーが必要になります。それを考慮するとやはり『PCAクラウド』になりますね。PC故障の場合でも大事なデータは守られますし、サーバーの買い替えも不要です。『PCAクラウド』についてはお客様からの関心も高く、セキュリティ面に関する質問をよく受けます。PCAは信頼できるデータセンターを国内に置いており、お客様の自社内で管理するよりもはるかに安心ですとお伝えしています」（川口氏）