明細を承認してから配信する

明細を承認してから配信することができます。

制限

承認機能の設定、承認依頼は PCA Hub 取引明細のシステム管理者のみが行うことができます。
承認・却下は PCA Hub 取引明細の明細承認者のみが行うことができます。

承認機能を使う準備をする

承認機能は初期設定で無効になっています。
承認機能を使用するには、設定が必要です。

明細承認者を設定する

承認者として設定したいユーザーを明細承認者に設定します。
明細を承認するには、明細承認者である必要があります。
明細承認者には、システム管理者を指定します。

(1) 明細承認者に指定したいアカウントを、システム管理者に設定します。
テナント管理者にシステム管理者の設定を依頼してください。

(2) システム管理サイトのサービス管理にアクセスします。

(3) 「取引明細明細承認者」が選択されていますので、 [編集] ボタンをクリックして任意のアカウントを追加します。
ここでは、取引明細システム管理者のみが検索されます。

(4) [保存] ボタンをクリックして設定内容を保存します。

ポイント

設定した人が見つからない場合、システム管理者に設定されていない可能性があります。
テナント管理者にシステム管理者の設定を依頼してください。
テナント管理者は、テナント管理サイトから明細承認者を設定することができます。
テナント管理サイトから明細承認者に指定した場合、明細承認者に追加できるユーザーはシステム管理者に限定されませんので、ご注意ください。
操作方法はシステム管理者の設定方法を参考にしてください。

承認設定をする

(1) システム管理サイトの設定にアクセスします。

(2) 最初は「承認機能」が無効なので、[有効]をクリックします。

「承認設定」が有効になり、金額設定が行えるようになります。

(3) 承認者の承認できる金額を設定します。

承認者の承認できる金額範囲を設定しない場合
承認者は金額に関係なくすべての明細を承認できます。
手順3は行いません。手順4に進んでください。
承認者の承認できる金額を設定する場合
金額範囲ごとに承認者を変えることができます。
1. [金額設定を追加+]をクリックします。
2. 金額設定行に、何円以上～何円以下を入力します。
例）10万円以下/10万円より大きい金額～50万円以下/50万円より大きい金額で分けたい場合

(4) 金額設定に承認者を設定します。

「承認者」ボタンをクリックします。
[編集]ボタンをクリックします。
この金額の範囲を承認できるようにしたい明細承認者を検索して追加します。
[決定]ボタンをクリックしたあと、画面を閉じます。
- ※ まだ設定は保存されていません。

(5) [保存] ボタンをクリックして設定内容を保存します。

保存ボタンが押せない場合
すべての金額設定に1人以上承認者を設定すると、保存できるようになります。
使わない金額設定がある場合は、ゴミ箱アイコンをクリックして削除してください。

ポイント

承認者にはシステム管理者かつ明細承認者のユーザーを設定することができます。
手順4で承認者に設定したいユーザーが見つからない場合は、システム管理者、明細承認者に設定されているかご確認ください。（明細承認者を設定する）
承認機能を有効から無効に変更すると、承認設定が削除されます。
また、承認されていない明細（承認依頼前、承認待ち）は公開されませんので、変更する際はご注意ください。

明細をアップロードする

通常通りのアップロードを行います。

明細の承認依頼をする

承認者に明細を承認してもらうには、承認依頼が必要です。
承認依頼をすると、承認者に承認依頼メールが送信されます。

(1) システム管理サイトの承認依頼にアクセスします。

(2) 承認依頼したい明細を選択し、「承認依頼」を行います。

(3) 明細は承認待ち状態になり、承認者あてに承認依頼メールが送信されます。

このあと、承認者が明細を承認します。

実行後、承認待ち状態になった明細は承認依頼前リストから削除されますが、検索して確認することができます。
明細が承認されると、公開日に自動的に公開されます。

却下された明細は公開されません。

却下された明細を確認するをご確認ください。

ポイント

承認依頼メニューに表示されている数字は、承認依頼していない明細の数です。
すべて承認依頼すると表示されなくなります。
承認依頼時に以下のメッセージが表示された場合

その明細の金額を承認できる承認者が設定されていない、または有効なアカウントではなかった場合など承認依頼を行えなかったときに表示されます。
設定 > 承認設定の承認者人数をご確認ください。
画像のように 0 になっている場合、承認者の設定を1人以上にすることで承認依頼を行うことができるようになります。
承認設定をするをご確認ください。
承認待ちの明細で再度承認依頼メールを送りたい場合は、「承認依頼」メニューで承認待ちの一覧を表示し、「承認依頼」を行ってください。
添付ファイルを承認することはできません。
承認待ちや却下など、どの状態でも明細を削除することができます。
公開日時までに明細が承認または却下されていない場合、一日一回、システム管理者あてに「公開日超過の未承認明細のお知らせ」メールが送信されます。

「承認依頼」メニューの承認待ちの一覧を確認し、配信しない明細は削除または承認者による却下を、配信する明細は承認者による承認を行ってください。
公開日時を過ぎた未承認明細があると、一日一回の「公開日超過の未承認明細のお知らせ」メールの送信は継続されます。

承認された明細を確認する

承認された明細は公開日を過ぎると自動的に公開されます。
明細は配信明細一覧で確認することができます。
明細を確認するをご確認ください。

ポイント

承認機能が無効な時に配信した明細も、配信明細一覧に表示されます。

公開日時を過ぎているが承認または却下されていない明細があるとき
- PCA 商魂・商管シリーズの「随時」-「配信状況の確認」の「公開済み」タブに表示されます。
  PCA 商魂・商管シリーズからは、承認状態を確認することができません。
  一覧で確認したい行を選択状態にし、右クリックまたはファイルメニューから「配信データの確認」を実行すると、選択行をプレビューすることができます。
  プレビューの詳細情報から承認情報をご確認ください。
- システム管理サイトでは、「承認依頼」メニューの承認待ちの一覧に表示されます。
  例）2025/03/06より前に公開されている明細を探したいとき

却下された明細を確認する

却下された明細は公開されません。

配信が必要な場合は対応が必要です。却下コメントを確認してください。

(1) システム管理サイトの承認依頼にアクセスします。

(2) 「却下」を選択します。

(3) 却下された明細が表示されます。
詳細情報を開いて却下コメントを確認します。

プレビューからも確認できます。

(4) 配信が必要な明細の場合、PCA 商魂・商管シリーズから明細を削除し、新しくアップロードします。

明細の削除方法はアップロードした明細を削除するをご確認ください。