220名超の給与明細を、1名の社員で出力・袋詰め

東北地方を代表する住宅メーカーである株式会社ウンノハウス。まるで美術館のような本社家屋が物語るように、デザイン性の高いこだわりの注文住宅など同社の住まいは広く人気を呼んでいる。山形市の本社以外に米沢市・仙台市・福島市にも支店を抱えており、従業員数は社員とパートタイム勤務を含めて220名を超える。住宅メーカーのため設計・営業・施工管理・商品開発と職種も多岐にわたっており、職種によって休暇も異なるなど、給与関連業務は決して簡単ではない企業だ。

それにも関わらず、総務部の中で給与を担当する社員は1名。複雑な給与体系を完全に把握し、社員の家族の成長もすべて記憶している総務部主任の鈴木美紀氏が給与業務を行っている。同社のシステム関連を担っている株式会社ハイパーソリューションの武田圭司氏は「鈴木さんがお一人で多くの総務業務を抱えておられる状況を、何とか手助けしたかった」と語る。

給与に関する業務のうち、大きな負担になっていたのが紙の給与明細の発行だった。

「社員とパートさんの支給日をずらしていたため、月に2回は給与明細の出力とその袋詰めの作業が発生しました。出力作業の最中に他の用事が入れば作業を中断し、その間は個人情報がもれないように明細を注意深く片付け、再開する際はまた明細を広げ、一枚一枚切り取り線から外して糊付け部分を接着し袋閉じの状態に。支店の分も本社で一括して出力しており、それぞれの支店に郵送するか、もしくは本社に来た支店の社員に託していました」（鈴木氏）

不動産業界では火曜・水曜が定休日となるケースが多く同社も同様だ。一方で金融機関は土日休みのため、不動産業界の総務業務は平日で動ける日数が決まってくる。銀行への手続きも給与明細の発行も、念のため早めのスケジュールを組んで対応していた。

「今振り返ると、給与計算や給与明細の発行などの業務の手間よりも、限られた時間内で給与処理を確実に完遂できるかどうかの緊張の方が大きかったかもしれません」（鈴木氏）

給与明細の配信に特化したシンプルなシステムに

このような状況を改善するきっかけとなったのが、システム関連を担当している武田氏からの「給与明細をデジタル化する」という提案だった。当時の同社の総務業務の多忙さをよく知る武田氏としては、以下のような選定ポイントで同社に適した給与明細配信サービスを検討していた。

「まずは①シンプルなシステムであること。つまり使いやすくて、給与明細の配信に特化したシステムです。続いて②費用を抑えて導入できること。そして③既に利用していた『PCA給与』との連携ができること。この3つの条件に合致したのが『PCA Hub 給与明細』です。特にシンプルで使いやすいという点は重要で、ウンノハウス様の今後の運用イメージを描いたときに、あれこれ機能を付けるのではなく、出力・仕分け・封入（糊付け・袋詰め）・配布（郵送）の行程をざっくりと削減できる給与明細配信システムの方が適していると考えました」（武田氏）

2023年3月頃に導入についての最初の打ち合わせが行われ、7月分の給与から一部の社員を対象に『PCA Hub 給与明細』のテスト配信を実施。その後は数カ月様子を見る予定だったが、最初のテスト配信で何のトラブルもなくスムーズに運用を開始でき、翌8月の給与から本稼働となった。

1日がかりの袋詰め作業をまるごと削減。源泉徴収票もデジタルで配信

『PCA Hub 給与明細』の導入によって、鈴木氏の業務の形も変わったという。まずは給与明細の出力・仕分け・封入（糊付け・袋詰め）・配布（郵送）のプロセスをざっくりと削減できたことで、業務時間を大幅に短縮できた点だ。現在は『PCA給与』によって計算された給与明細データを、配信ボタンを押すだけで各社員のメールアドレスに電子交付。社員はパソコンやスマホ、タブレットからいつでもどこでも明細を確認できる。

「以前は別の用事を挟みながら明細の出力・袋閉じ作業をしていると、1日がかりになったことも。しかしこの作業を一切削減したわけですから、丸1日間というゆとりある時間を生み出すことができました」（鈴木氏）

現在はさらに1ステップ進んだ使い方を行っている。

「『PCA Hub 給与明細』によって源泉徴収票もデジタル配信を行いました。年末の源泉徴収票の配布は総務業務が最も忙しい時期の作業ですが、デジタル配信できたことで気持ちも軽くなりました」（鈴木氏）

給与明細・源泉徴収票以外にも標準報酬決定通知書・年末調整通知書・給与改定通知書など、8種の給与書類の配信が可能だ。

テスト配信は1度のみ。予定よりも早く本格運用ができた理由

給与明細を受け取る側の社員は、『PCA Hub 給与明細』によってスマホやパソコンでいつでもどこでも明細の確認ができる。紙の明細書のように紛失する心配はなく、過去の給与明細も手軽に確認できる。紙で保管したい場合はダウンロードして出力できる。実際に社員からは便利になったと評価する声の方が圧倒的に多い。

同社がここまでスムーズな運用開始ができたのにはいくつか理由がある。まずは武田氏の協力のもと、導入時に必要な操作をわかりやすく解説したマニュアルを作成。設定などはそのマニュアルを見ることで解決できることが多かった。また若い社員はあっさりと使いこなし、操作が苦手な人は周りの社員に聞くことで、社員全員があっという間に問題なく操作できるようになった。

「社員に給与明細電子化の同意を取り付ける必要があるのですが、それもテンプレートがすでに『PCA Hub 給与明細』の中にあるため、わざわざ作る必要もありませんでした。当初は慣れるまでに3カ月はかかると想定していたのですが、先述した通り、テスト配信の翌月には全社員がこの給与明細配信サービスを利用することができました」（鈴木氏）

株式会社ウンノハウスは家づくりにおいて顧客の声に耳を澄まし、その想いをすくい上げることから、高い品質の住まいを提供してきた。その結果、東北エリアで多くの人が知る人気の住宅メーカーに成長し、若い新卒社員も毎年10名ほど入社してくる。増える人材に対し、給与業務は限られた人員で今後も対応していくが、『PCA Hub 給与明細』の導入で今後も安心して給与明細の発行を行うことができる。どの企業においてもバックオフィス業務には今後も様々な効率化が求められるが、『PCA Hub 給与明細』は最も取り掛かりやすい対策の一つといえるだろう。