トヨタ関連企業の会計支援を、スムーズで確実に行うためのシステム選び

株式会社トヨタアカウンティングサービスは、トヨタ自動車グループの経理専門会社として1999年に設立された。顧客の多くはトヨタ関連で、その中にはグローバル展開している企業も多い。そのため米国企業改革法(SOX法)に対応できる内部統制監査サービスの提供や、トヨタ式の原価管理手法を活かした原価コンサルティング、さらに経理のエキスパートの人材派遣も行っている。

「当社のお客様はトヨタ関連企業がほぼ9割です。企業の規模も様々で、大きな企業もあれば、たった数名で運営している企業や団体もあります。小さな企業では1人の社員が経理・総務・人事を兼ねている場合があり、その一方で親会社からは、上場会社に求められるレベルでの決算開示を要求されます。そこで私どもがエキスパートとして会計業務支援を行っています」（経理事務サポート部門 Aグループ長 清水香与子氏）

経理のエキスパートが集結して誕生したトヨタアカウンティングサービスでは、設立時から『PCA会計』『PCA給与』が導入されてきた。選定時にはPCAソフトの「使いやすさ」「Excel®との互換性」が大きなポイントになったという。

そして2006年から導入されたのがSQLによるネットワークだ。同社と顧客を結ぶネットワーク対応のソフトウェアの選定においてPCAを選んだのは、料金を「会社数ではなく利用台数」によって決める料金体系が同社の考えと合致したからだという。

「当時、私どもはお客様がどんどん増えている時期でした。使用料を会社数ではなく台数で決めるPCAの料金システムなら、会社数がどんなに増えても大丈夫だろうと。そこでPCAのSQLネットワーク対応製品を導入し、お客様と同じPCA会計を使って確実な処理が行えるようにしました」（清水氏）

柔軟な検索機能を活用するため、摘要のキーワードを統一

検索性の高さも便利な機能の1つだと評価されている。会計データを同社のみが持っている場合、顧客から問い合わせがあった際には、『PCA会計』の特徴である柔軟な検索機能を利用することで、該当の仕訳を即座に確認し、素早く回答できる。同社の場合、摘要をうまく活用しており、決算時に備えてよく使うキーワードに統一して入力し、後から決算特有の仕訳が検索・集計しやすくなるように工夫している。また、元帳から確認したい仕訳（データ）を選択しズームインすると、該当する仕訳行を先頭に修正画面が表れ、修正や追加などが簡単に実施でき、その結果が瞬時にすべての帳票に反映される「仕訳・検索修正」も便利な機能だと語る。

「PCAソフトを使っていて実感するのは、その使いやすさとわかりやすさです。『PCA建設業会計』の場合も、建設業にとって最も重要な工事別の管理がとてもしやすく作られており、設定次第では一つの工事におけるすべてのデータを確実に管理できます」（清水氏）

入力画面がシンプルなため、余計な操作によるミスも減らせる

同社では自社の社員だけでなく、派遣社員の給与計算にも『PCA給与』を利用している。さらに顧客の給与計算も請け負っており、30ライセンスをアウトソーシング用、2ライセンスを社内用に使用している。複雑な計算式にも対応できる『PCA給与』だが、同社の場合はいたって給与計算はシンプルだ。

「当社は年俸制なので極端に言えば、4月に入力すれば3月まで、交通費の変動がない限りそのまま計算式は変わりません。ですからほとんど使わない機能もあります。そのような場合でも『PCA給与』は入力画面がとてもシンプルなので、使っている側としても余計な操作をする危険が少なく、心理的にもスッキリ使えます」（総括室 管理グループ 伊東和子氏）

クライアントの場合は、月給制の社員と時給制のアルバイトの両方を雇用している企業も多いが、残業代の計算などは問題なく処理できている。「細かな点になりますが、お客様の立場としては給与明細書のパターンをニーズに合わせて選べる点が、意外と好評だったりしますね」（清水氏）

なお、同社では『PCA人事管理』も導入しているが、なかなか本稼働には辿り着いていないのが現状だ。『PCA給与』によってある程度の人事データもカバーでき、また異動の履歴や資格を毎月確実に管理しなければならないという状況でもないからだ。

「当社の場合、様々な資格を持ったスタッフがいるのは確かですが、派遣社員を含めても120名程度の規模です。そのため資格や異動履歴を頭で覚えられるという面があります。人事管理ソフトについては、おそらく会社の規模によって効果の実感は変わるのでしょうね」（伊東氏）

経理未経験者にも使いやすいのがPCAソフト

なお『PCA会計』は現在11桁までしか入力できず、桁数が増えるとさらに使いやすいというご意見もいただいた。『PCA給与』については、社会保険改定においてのミスが発生してしまったことがあるという。先に改定後の等級を登録した後で保険料率の変更をしたところ、保険料率の変更が反映されていないということがあり、サポートセンターに連絡すると、登録の順番に問題があると言われました。『PCA給与』は使いやすい分、システム任せで処理を完了しがちなのですが、やはり確認は必要だなと思いました」（伊東氏）

とは言え、PCAソフトの「使いやすさ、わかりやすさ」は大きな魅力であることに変わりはないと、両氏とも異口同音に語る。総括室 管理グループ 柴田薫里氏はPCA以外に4種類の会計ソフトを使ってきた経験があるが「使いやすさではPCAが一番」だと評価している。清水氏も「経理未経験者でもすぐに使えるようになるのがPCAソフト。使い方がわからないという声は、今まで一度も出ていません」と語る。

ネットワーク化によるデータ一元管理。制度改正への対応も安心

同社にとって大きな転換点になったのは、やはりSQLによるネットワークへの切り替えだったと語る清水氏。かつては担当者の端末に保管していたデータだが、ネットワーク化によってデータ共有でき、一元管理することで、データ紛失のリスクも軽減できた。そして、PCAのパッケージソフトを使うことで次のような点も解決できたという。

「仮に自前のシステムだった場合、頻繁な制度改正や税制改正への対応は大変です。PCAならそれらへの対応が速く、通知もかなり前に届けてくれます。今後、マイナンバー制度の導入がありますが、PCAにはとても期待しています。またシステム要員が少ない当社においては、パッケージソフトにすることで助けてもらっている部分もあります」（清水氏）