有限会社オフィスオーエー様

導入事例

手書き・現金・待ち時間からの脱却。経費精算を変えたら、業務はここまで変わった

出張や外出が日常的に発生する業務の場合、経費精算の手間は想像以上に大きい。東北全域で業務ソフトの訪問指導を行う有限会社オフィスオーエーも、かつては手書きによる経費精算に課題を抱えていた。そうした状況を改善するために導入したのが『PCA Hub 経費精算』だ。紙や現金に依存した運用から脱却し、業務の効率化と負担軽減を実現している。

導入の狙いと効果

導入の狙い

手書き申請によるミスと再提出を解消したい。
承認者不在による処理停滞を解消したい。
現金管理・手入力による経理負担を削減したい。

導入の効果

スマホ申請・自動読取により、移動中でも申請完結。申請工数を約1/3にまで削減。
承認待ちを解消し、処理をスピード化。外出先から即承認でき、業務の滞留がゼロに。
自動仕訳と振込対応で、現金管理と手入力を解消。経理作業を約1/4に削減。

導入システム

PCAクラウド会計
PCAクラウド商魂
PCAクラウド商管
PCA Hub 経費精算

導入企業とプロフィール

有限会社オフィスオーエー

住所	〒983-0852 宮城県仙台市宮城野区榴岡四丁目3-20
設立	平成10年2月25日
業種	情報通信業
URL	https://ooa.co.jp/
業務内容	業務ソフトの導入支援、操作指導、インストール・データコンバート、マスター変換、入力代行、ネットワークシステム構築

導入前の課題と運用

手書き・現金・週次精算…。業務を圧迫していた経費処理の実情

有限会社オフィスオーエーは、東北全域を対象に業務ソフトの訪問指導や教育支援を手がけている。国産材を活用した置き型ワークブース「ウッドラボ」シリーズを自社開発するなど、少数精鋭ながら多角的な事業展開を見せる同社。しかし、その一方で業務の根幹を支える経費精算については、長らく手書きによる運用が続いていた。

同社のインストラクターは、東北六県という広大なエリアを日々飛び回っているため、交通費や宿泊費といった経費申請は、月間50枚以上にのぼることは珍しくない。同社はこれらすべての申請を「手書き」で行っていた。

「システムに頼った安易なシステム化は、データコピーや重複処理を招く恐れがあり、あえて手間のかかる手書きにすることで、ミスや不正を排除するという会社方針でした」（次長　杉山友美氏）

しかしこの手書き処理は、多忙を極める現場には大きな負担を強いていた。

「手書きだと、どうしても計算ミスや記入ミスが避けられません。ミスが見つかるたびに、インストラクターが他県から仙台の事務所に戻ってくるのを待って書き直しをしていましたが、担当者側もインストラクター側もお互いにとって負担でした」（ソリューショングループ長　黒川佐也佳氏）

課題は申請時だけにとどまらなかった。当時、同社では毎週1回の「週次精算」をルールにしていたが、承認者自身も出張で事務所にいないことが多く、承認プロセスが進まないこともしばしばだった。

さらに、当時は振込ではなく、一人ひとりの封筒に1円単位で現金を入れ、直接手渡しする運用を行っていた。

「金曜日の夜になると、事務所には大きな小銭ボックスが並びました。全員が帰宅した後の静かなオフィスで、一人で現金を数え、封筒に詰める作業を行ったこともありましたね」（ユースウェアグループ長　渡辺恵美氏）

非効率であることは誰もが認識していたが、長年の社内ルールを変えることは決して容易ではない。そんな「変えたくても変えられない」状態が続くなか、同社が解決の糸口として検討したのが『PCA Hub 経費精算』の導入だった。

[右]
有限会社オフィスオーエー
ユースウェアグループ長
渡辺恵美氏

[左]
有限会社オフィスオーエー
ソリューショングループ長
黒川佐也佳氏

選定のポイント

既存のPCA製品群との親和性――PCAユーザーだからこその選択

同社が数ある経費精算システムの中から『PCA Hub 経費精算』を選んだ最大の理由は、基幹システムとして長年『PCAクラウド会計』を活用していた点にある。同社では、給与明細の電子化（『PCA Hub 給与明細』）なども先行して進めており、経費精算についても、既存の環境を拡張する形で検討が進められた。

「PCAから経費精算のツールが出るのをずっと待っていたんです。リリースされたと知った時には、迷わず『始めよう』という雰囲気になっていましたね」（渡辺氏）

仮に、経費精算と会計が別々のシステムの場合、仕訳の二重入力や確認作業が発生するケースもある。しかし『PCA会計』を導入している企業にとって、『PCA Hub 経費精算』は既存の会計マスタをそのまま活用でき、仕訳データも直接連携できるため、他の独立した経費精算ソフトよりも導入・運用のハードルが低い。

操作性のシンプルさも重要なポイントだった。同社のインストラクターは日々外出が多く、経費精算に時間をかけることが難しい。誰でも直感的に操作でき、特別な説明がなくても使えることが、現場への定着を左右する。多機能すぎるシステムよりも、直感的に操作できる『PCA Hub 経費精算』のシンプルさが、現場には適していると判断された。

導入のメリット

申請者も、承認者も、経理担当者も。「止まらない経費精算」を実現

『PCA Hub 経費精算』の導入は、申請者であるインストラクター、承認者、そして経理担当者それぞれの業務フローに劇的な変化をもたらした。

まず、現場のインストラクターのメリットは、場所を選ばずに申請できる点だ。スマートフォンを活用すれば、受領した領収書をその場で撮影しアップロードでき、AI-OCRの機能で取引日や金額は自動で読み取られる。

交通費精算においては経路検索機能が便利に利用されている。出発地と到着地を入力するだけで運賃が自動計算され、手書き時代に発生していた計算ミスや運賃の照合作業が不要となった。頻繁に訪問する顧客への移動については、過去の申請データを「複写」して作成できる。

「私は朝の通勤電車内のわずかな時間で、スマホのブラウザから精算を完結することもあります」（渡辺氏）

承認者側にとっても、業務環境は大きく改善された。これまでのように出社して書類を確認する必要はなく、外出先からでも内容を確認し、そのまま承認できるため、業務の滞留が解消された。処理が滞ることがなくなり、経費精算の流れがスムーズに回るようになった。

経理担当者の負担軽減も顕著だ。申請内容は『PCAクラウド会計』と連携され、仕訳データとして自動的に反映されるため、これまで必要だった手入力や転記作業が不要となった。確認作業も減り、経費精算にかかる工数は大きく削減されている。

手書きの申請書を読み解き、電卓を叩いて一文字ずつ手入力していた作業は過去のものとなった。入力ミスに伴う確認や修正作業も減少し、経理業務の正確性とスピードが同時に担保されている。

業務時間は体感で「7〜8割削減」。本来の業務に集中できる環境へ

『PCA Hub 経費精算』導入の最大の成果は「時間の創出」である。同社の場合は、経理の集計業務が4分の1、申請業務が3分の1に短縮。業務全体で7〜8割の工数削減を実現している。

「重い負担だった精算業務が軽減され、本来の業務に集中できる時間が増えたと感じています」（杉山氏・渡辺氏・黒川氏）

時間の削減は残業の抑制にも直結した。かつての「深夜の現金袋詰め」などの光景は過去のものになっている。

現金管理のリスクを最小化し、ペーパーレス化で保管コストを削減

効率化と並んで大きな成果となったのが、社内から物理的な「現金」と「紙」を排除できたことだ。

以前は小口現金を社内で管理していたため、盗難や紛失のリスクもあった。しかし『PCA Hub 経費精算』導入を機に、支払いを原則振込へと移行したことで、現金を扱う機会は激減した。

「以前は精算用の現金を金庫や鍵のかかる場所に保管し、不在の社員の分を預かっておく手間も発生していました。オフィスに現金を置くリスクを考えなくてよくなったことは、心理面でも安心感に繋がっています」（渡辺氏）

紙の管理コストも改善された。従来は大量の申請書が保管されていたが、現在はデータ化によってそれらの保管スペースは不要となっている。

『PCA Hub 経費精算』は、電子帳簿保存法に対応した運用が可能な仕組みを備えており、領収書データの電子保存にも対応している。これにより、紙での保管や検索の手間が削減され、経費管理の効率化と正確性の向上につながっている。

手書きミスを指摘する際の気まずさや、深夜に一人で現金を数える孤独な作業。こうした目に見えないストレスの解消については、数値以上の導入メリットともいえる。

今後の課題と展望

自社のバックオフィス業務を整え、社員が本来の仕事に集中できる環境を作る――。こうした同社の姿勢は、製品の開発にも反映されている。

国産材を活用した置き型ワークブース「ウッドラボ」シリーズの開発・展開もその一例だ。Web会議に適した防音性を備えたブースは、社内に大がかりな工事を行うことなく設置でき、同時に複数の打ち合わせを行うことも可能にしている。置き型の授乳室としても活用できる。

経費精算という日常業務を見直すことは、単なるコスト削減ではない。業務の流れを整え、無理や無駄をなくすことが、結果として組織全体の生産性向上につながる。『PCA Hub 経費精算』の導入は、これまで積み重ねてきた業務改善を、より確かな形にする取り組みの一つとなった。

ピー・シー・エーから一言

営業部コメント

ペーパーレス化と効率化によって生み出された時間を本来の業務に集中するために活用できる好例であり、多くのお客様にとっても参考になる事例かと存じます。

長年の経費精算の課題を『PCA Hub 経費精算』をはじめとしたPCAクラウド製品群の導入により見事に解決されました。外出先からスマホで簡単に申請できる利便性や、承認者が場所を問わず承認できる仕組みの導入により、業務の停滞がなくなった点は大変重要な成果だと感じております。
また経理業務の手入力や現金管理が大幅に削減され、操作のシンプルさも現場に定着した要因の一つかと存じます。

今後もお客様の業務改善に寄与できるよう、きめ細かなサポートと製品の改善に努めてまいります。
開発コメント

『PCA Hub 経費精算』をご導入いただき、誠にありがとうございます。

手書き申請や現金・通勤交通費精算の負担軽減を図り、業務効率化に大きく寄与できたことを大変嬉しく思っております。
また、経費処理の正確性向上やリスク軽減にも効果が見られたとのことで、大変光栄に感じております。

今後もさらなる機能充実でお客様の業務改善を強力に支援してまいります。
引き続きご愛顧賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。