導入事例
有限会社オフィスオーエー 様
『PCAクラウド』によって、自社の働き方改革とワークライフバランスの実現にも成功。会計と販売管理の完全連携で決算のスピード化と人的コスト削減も実行。
業務ソフトのインストラクターを東北全域に派遣している有限会社オフィスオーエー。少数精鋭のインストラクターと本社間との情報共有をはかり、さらに充実した顧客サービスを行うために導入されたのが『PCAクラウド』だ。クラウド導入によって販売会社とより厚い信頼関係の構築や、自社の働き方改革にも大きな効果が表れている。社員の働きやすさを支援できる『PCAクラウド』導入のメリットを伺った。
導入の狙いと効果
- 導入の狙い
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- 遠隔地から情報共有できる、育休中の社員が現場の感覚を失わない環境等社員が働きやすい環境を実現したい。
- 会計データと販売管理データを連携させ、重複したデータ入力など無駄な作業を省きたい。
- 出張先からも販売管理データをリアルタイムで確認しインストラクター業務に活用したい。またパートナー会社との協力関係を深めたい。
- 導入の効果
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- 情報共有によるチームワークの活性化や、育休中社員との情報共有、『PCAクラウド』によって、より良いワークライフバランスを実現。
- 『PCA会計DXクラウド』『PCA商魂DXクラウド』『PCA商管DXクラウド』を完全連携。ミスや二重入力の手間も削減。管理業務に携わる社員数を減らすことにも成功。
- 各自のパソコンやスマートフォンから『PCAクラウド』にアクセス。本社と同じ情報をリアルタイムで取得でき、インストラクター業務の質を向上。また得意先情報を充実させることにより、販売パートナーとの信頼関係を深め、お客様へのサービス向上を実現。
導入システム
- PCAクラウド BPOプラン （2GBモデル 10CAL）
- PCA会計 クラウド
- PCA商魂 クラウド
- PCA商管 クラウド
- PCAクラウド スマートデバイスオプション 商魂モジュール
導入企業とプロフィール
有限会社オフィスオーエー
| 従業員数 | 8名 |
|---|---|
| 主業種 | 情報処理サービス |
| 事業内容 | 訪問指導サービス、研修・教育・セミナー講師派遣、入力代行、操作指導、PCAクラウド導入支援 |
| 所在地 | 〒983-0852 宮城県仙台市宮城野区榴岡四丁目3-20 |
| 設立 | 平成10年2月25日 |
| URL | https://ooa.co.jp/ |
| 会社概要 | お客様の業務内容やご要望に合わせ、業務パッケージソフトに精通したメーカー認定インストラクターがシステムの提案、導入から訪問指導（ユースウェアサービス）まで担当し、お客様の大切な基幹業務のサポートをいたします。 |
導入前の課題と運用
出張の多いインストラクターと本社間のスマートな情報共有をはかりたい
仙台市に本社を構える有限会社オフィスオーエーは、業務ソフトのインストラクター派遣をはじめシステム提案や導入支援、システム稼働に向けた環境構築など、各種パッケージソフトの効率的な運用を支援している企業だ。現在同社には経験豊かで顧客から厚い信頼を寄せられているインストラクターが8名在籍しており、東北全域に点在する顧客を訪問し指導を行っている。
その中で課題となっていたのが、本社と各地に出張しているインストラクターとの間における情報共有の在り方だった。
「当社のインストラクターは各ソフトウェアの販売会社の社員と共にお客様先へ向かうことも多いのですが、その際にその販売会社と以前どのような仕事をご一緒にし、そのときの担当者は誰だったのかを確認できれば、共通の話題に繋がりチームとしての信頼関係も深められます。以前はその度に本社に電話やメールで確認を取るしかありませんでした」（リーダー 渡辺恵美氏）
「8名で広大な東北一円を回っており、当社に指導を依頼されるお客様の数は1000件を超えています。仙台の本社側も忙しいですから、販売管理や顧客に関する情報はなるべく自力でスマートに得たいと考えていました。そこで外部にいてもパソコンやスマホで知りたい情報にアクセスできる環境を検討することにしました」（リーダー 杉山友美氏）
遠隔地からでもリアルタイムで本社と情報共有できる環境に加えて、もう一つ検討していたのが会計ソフトと販売管理ソフトとの連携だった。
「以前は会計データと販売管理データの入力担当者がそれぞれ異なり、出張も多いため担当者同士がまとまって処理する時間を作ることが難しく、入力ミスや計上漏れが発生しやすい環境でした。また同じデータを重複して入力するのも非効率だと感じ、会計と販売管理の連携も視野に入れました」（リーダー 渡辺恵美氏）
リーダー
渡辺 恵美 氏
リーダー
杉山 友美 氏
選定のポイント
震災を機に『PCAクラウド』導入を検討する企業が増加
①各地へ出張しているインストラクターが本社と同じ情報にリアルタイムでアクセスできること。②会計データと販売管理データの連携ができること。これらを条件に検討されたのが『PCA会計DXクラウド』『PCA商魂DXクラウド』『PCA商管DXクラウド』だった。導入のきっかけとして同社が『PCAクラウド』の取次店契約を交わしたことは大きいが、2011年の東日本大震災の後の顧客の反応も検討材料になったと振り返る。
「震災を機に『PCAクラウド』を検討し導入されたお客様が数多くいらっしゃいました。そのようなお客様の反応を拝見していると、やはり自分たちも『PCAクラウド』にした方がメリットは大きいのではないかと考えました」（渡辺氏、杉山氏）
同社の場合は以前から販売管理で『PCA商魂』を利用していた。そこで『PCAクラウド』導入を中心に考え、会計ソフトを他社製品から『PCA会計』へ切り替えることを決定。現在は『PCA商魂DXクラウド』『PCA商管DXクラウド』『PCA会計DXクラウド』によって、情報の共有やデータ連携などを実現させている。
導入後の効果
『PCAクラウド』によって仕事のパートナーとのチームワークが深まる
現在同社では各インストラクターがパソコンあるいはスマートフォンを利用して、各出張先から『PCA商魂DXクラウド』へ接続。知りたい販売管理データを外部からでも確認できるようにしている。同社では『PCAクラウド』導入を一つの契機として、まずは『PCA商魂DX』の取引先情報を充実させることから始めた。『PCA商魂DX』では得意先の登録画面があり、請求締めや請求条件などの登録はもちろんのこと、2048文字まで登録できるコメント欄を利用し販売店の担当者や担当案件などの情報も登録できる。
「担当案件の情報を外部から確認できるようになったことで販売店担当者へのアプローチがしやすくなりました。双方の信頼関係を深め、実際に指導を受けられるお客様へのサービス向上にも役立てられています」（杉山氏）
また、「『PCAクラウド』導入によってサテライトオフィス機能の充実が進みました。以前なら結局会社に戻って事務的な作業を行うことがありましたが、今はそのような作業を削減あるいは短縮できています。時短制度を利用している社員もいますが、自宅で見積書を作成できる環境を実現しています。遠方へ出張した日などは体調管理という点でもなるべく社に戻らずに自宅で作業できる方が効率的ですし、働き方改革の面で大きな導入効果を得られています」（渡辺氏）
会計と販売管理の連携によって決算のスピード化と人的コストの削減を実現
同社では『PCA会計DX』『PCA商魂DX』『PCA商管DX』を完全に連携させており、『PCA商魂DX』の売上・入金仕訳データと『PCA商管DX』の仕入・支払仕訳データが、『PCA会計DX』へと反映される。販売と仕入、会計をフル連携させたことで決算にかかる時間短縮など大きな効果が得られている。
「以前は会計と販売管理のソフトがそれぞれ別メーカーということもあり、データを突き合わせて確認する作業が大変でした。しかし現在はその作業は必要なく、連携によって数字の不整合そのものがなくなりました。完全連携によって無駄な作業が一切なくなりストレスフリーな環境です」（杉山氏）
「完全連携をしてから初めての決算を昨年行いましたが、連携部分のチェックをしなくてもよいため時間を大幅に短縮できました。以前は4、5名で会計と販売管理の処理を行っていましたが、現在は3名程度で済んでいます。連携によって人的なコストも抑えられました」（渡辺氏）
集計が取りやすく知りたいデータの選択肢が多いのがPCA
さらに同社は『PCA商魂DX』の予算実績対比表や担当者別売上集計表を利用し、個人の売上目標管理に役立てるなど、分析ツールも活用し業務の質を上げることも実践している。
「多くの企業は販売管理データをより細かく見たいと希望されるため、PCAが持つ集計の取りやすさという特徴は魅力的です。例えば備考欄に登録したキーワードからも集計が可能で、お客様からはこんな部分の集計まで取れるの？という驚きの声を聞きます。どの項目を使いどんな集計を取ろうか。そのような選択肢が多いのがPCAです」（杉山氏）
また同社は『PCA公益法人会計DX』の操作支援を行うことも多い。多くの公益法人会計ソフトがある中で、もっとも法令を遵守しているのがPCAで「法令に則っているのでこういう動きになるとはっきり言えるソフト」（杉山氏）という評価もいただいている。
『PCAクラウド』なら長い視点でのキャリア形成にも効果が期待できる
今回の『PCA会計DXクラウド』『PCA商魂DXクラウド』『PCA商管DXクラウド』導入によって、働き方の面でさらに効果を実感できる部分があると同社は評価する。それは『PCAクラウド』だからできる内容だ。
「理想的な働き方の一つは、長いスパンでキャリア形成ができワークライフバランスも保てること。その一例が育休を取った社員が職場に復帰しやすいことだと思いますが、『PCAクラウド』なら育休中の社員も仕事の流れを確認でき、仕事の勘や現場の感覚を維持できます。働いている側もメリットがあり、新しい案件が出ると育休中の社員から連絡があり、過去にそのお客様を担当しどのような点に注意をすればよいのかなど貴重なアドバイスをもらえます。社員が長く仕事を続けていける環境づくりという点でも、『PCAクラウド』は有効だと思います」（渡辺氏）
今後の課題と展望
今後は顧客管理の一層の充実やFinTechサービスの導入なども検討している同社。同社のサービスの基盤とも呼べるインストラクターの多くは女性社員だ。女性ならではのきめ細やかでわかりやすい指導内容が高い評価を呼び、その結果出張先の範囲も東北一円へと広がってきた。
「今後も業務パッケージに精通したメーカー認定インストラクターが、その知見を活かしたシステム提案や導入支援、訪問指導を行っていきます。お客様の大切な基幹業務をサポートするためにも、今後も『PCAクラウド』の環境を活かしながら、さらに質の高いサービスを提供していきたいです」（渡辺氏、杉山氏）
様々な導入事例をまとめたガイドブックをはじめ
各製品の資料も是非ご覧ください。
ピー・シー・エーから一言
『PCA会計DXクラウド』『PCA商魂商管DXクラウド』をご利用いただき有難うございます。
早くからスマートデバイスオプションを活用され、外出先で情報を取得するなど、『PCAクラウド』ならではの利点を最大限に活用されており、感服致しました。
時短勤務や自宅でのお仕事などにも役立てて頂き、場所や時間にとらわれない働き方を実践される経験は、導入サポートで接する企業様への豊富なアドバイスとして活かされているものと思います。
今後とも引き続きPCAソフトをよろしくお願い申しあげます。
弊社の会計DXクラウド(クラウド製品)を御利用頂き、誠にありがとうございます。
また、公益法人会計に関してお褒めの言葉を頂き、とてもありがたく存じます。
これからも関連製品間でのよりスムーズで安全な連携ができるよう機能改善を行い、より作業効率の改善につながるような製品を開発していきたいと考えています。
引き続き、ご愛顧賜りますよう、宜しくお願い致します。
『PCA商魂DXクラウド』『PCA商管DXクラウド』をご利用いただきありがとうございます。
『PCA会計DXクラウド』と組み合わせる事で、スピード化とコスト削減を実現されたこと、また、集計表などの分類項目で様々な組み合わせが可能にしていることを、ご評価いただきましたことをうれしく思います。
今後も機能改善を続けてまいります。是非ご利用いただいて、便利だと思っていただけましたら幸いです。