中小企業がマイナンバーをどのように管理し、どのように維持していけばよいのか？

記帳代行・経理代行を提供しているナセル株式会社。同社は関連企業に税理士法人を持ち、公認会計士・税理士・社会保険労務士とのパイプがとても強い。そのコラボレーションを活かした提案型の経理代行では豊富な実績を持ち、かつ中小企業や個人事業主向けの低価格の経理代行まで提供している。

給与計算代行も行っている同社では、かなり早い段階からマイナンバー対策を検討してきた。

「マイナンバー通知が始まったのは2015年10月でしたが、当社では春頃には社内で税理士や社会保険労務士を交えた対策会議を開き、5月頃にはPCAに声をかけたと記憶しています。当時、10社以上のソフトウェアメーカーのマイナンバー向けサービスを何度も慎重に比較検討しましたが、その時点で一定水準の情報を提供し、デモンストレーションまでできるメーカーはPCAを含めた2社だけでした。他のメーカーが紙の上だけの説明にとどまっているのに対し、その2社は私どもが顧問先様にちゃんと説明できるだけの情報を発信していました」（代表取締役 吉田直美氏）

当時、顧問先から寄せられるマイナンバー制度に対する声は2極化していたと吉田氏は振り返る。一方は不安を感じ確実に運用できる方法を知りたいという声。もう一方はあまり関心を示していないケースだった。さらに吉田氏が気付いた点がもう一つあったという。それはマイナンバー制度について経営者はのんびり構えがちなのに対し、総務担当者や人事担当者の方が運用についての不安が大きいことだった。

「総務担当者や人事担当者が共通して不安に感じておられたことは、①社内でどこまで管理できるのか？②そしてそれを維持していけるのか？という点でした。人事担当者が変わらずに10年20年先まで社内にいて責任を持って番号を管理し続けられるのか。それは今の時代は難しいのが現実です。つまり社内（顧問先社内）に番号を持たない選択がよいという考えになりました」

『PCAクラウド』のマイナンバー管理は、中小企業のリスクを下げられる

マイナンバー向けサービスについて「PCAだからできたことがある」と吉田氏は評価する。それは『PCAクラウド』を利用したマイナンバー管理ができる点だ。※1
じつは吉田氏は当初“クラウド反対派”だったと語る。

「クラウドの安全性に確証が持てなかったこと。そして費用対効果の面で長い目で見た場合にコストが嵩むケースもあるのではないかと心配がありました」

その一方で、同じように長い目でマイナンバー管理を考えてみたという。すると中小企業における法令順守への対応力の難しさがはっきりと見えてきた。

「マイナンバーは管理の仕方を間違えると刑事罰が下されるほど責任が重いものです。しかし中小企業にとって細かく変わる法令に逐一対応することは非常に困難なのが現実です。しかし体系化されたシステムに合わせることができればリスクは減ります。『PCA給与X クラウド』なら細かく変わる法令へ対応できます。さらに『PCAクラウド』でマイナンバー管理をすれば、個人番号が顧問先社内のパソコンやサーバーに残らないため漏えいや不正が防げます。加えて当社の場合は税理士や社会保険労務士と一緒に顧問先様をお守りしていく体制ですから、1社についての情報を『PCAクラウド』で一元管理し、ワンストップで給与や税金を処理し確実に情報を守っていけます。つまり、『PCAクラウド』は中小企業にとってリスクを下げるシステムだと考えました」

『PCAクラウド』のマイナンバー管理では番号収集時期のみライセンスを増やすこともできる。また最少1台から利用できるサービスも用意しており、中小企業にとっての導入のハードルを下げている。

『PCA給与X』のExcel®変換機能を使って、個人情報を守りつつ経営分析に活用

同社では『PCA給与』をかなり以前から導入しており、業種を問わず汎用性が高い点を評価している。『PCA給与X』については複雑な給与計算に柔軟に対応でき、中小企業の視点から見た場合でも使いやすいと語る。

「中小企業の顧問先様の中には手当を細かく設定している企業様が意外と多いです。その場合どの社員に何の手当を付け、課税・非課税の設定など複雑になるのですが、そこに『PCA給与X』は問題なく対応できています。またExcel®との互換性を活かしたデータ加工も顧問先様からは好評です」

最近の企業はセキュリティを重視しており、社員の個人情報とりわけ給与データの取り扱いには細心の注意を払っている。そこで経営分析資料として給与データが欲しい場合に、社員名を隠したうえで様々な角度から集計されたデータをExcel®変換し加工して経営者に渡すことができる。権限設定も細かくできるため、『PCA給与X』はその会社に合わせた設計がしやすいと吉田氏は語る。

『PCAクラウド』やマイナンバー向けサービスで、顧客への提案の幅が広がった

PCAソフトはそれぞれの企業に合わせた設計・メニュー作りがしやすいと評価する吉田氏だが、それはPCAのサービス全般についても感じている部分だという。

「マイナンバーについてPCAは情報発信をかなりしてくれました。とても充実していたと思います。またマイナンバーに限らず、お客様の業種や企業規模、悩みに合わせたセミナーを頻繁に開催しており、サポートセンターも充実している印象です。そして繰り返しになりますが、やはり士業の内容を理解してくれる人がPCA社内にいることや、士業ならではの悩みをキャッチアップしてくれる人がいることは心強いです。今回、『PCAクラウド』を導入し、さらにマイナンバー向けサービスや『PCA給与X』を使うことで、顧問先様や新しいクライアントの方へ提案の幅が広がったと感じています」