何かあった時のメンテナンスや、法令改正へ確実に対応できるシステムにしたい

森岡産業株式会社は70年以上にわたり精密冷間圧造（塑性加工）での金属加工を行ってきた老舗の企業だ。金型設計、冷間圧造、精密切削までの一貫した生産体制を構築しており、そのための最新型設備導入にも力を入れてきた。同社の高い技術力で生まれた高精度のネジは、日本を代表する自動車メーカーに納品され、さらにその技術を活かして製造されたギアは最新の自動ブレーキシステムに使用されている。

2006年には新工場も増設し、先進の設備を導入している工場では熟練した従業員たちが勤務している。約160名の従業員はそれぞれ複雑なシフトで勤務しており、その就業管理を行う総務部の担当人員は当時も今も約5名ほどだ。

「PCA導入前は、会計と給与は自社で組んだシステムを使って処理していました。私の上司がCOBOLなどの言語を用いて作った手組みのシステムで、それを私が引き継いで業務を行っていたのですが、このシステムをこのまま使い続けてよいのかと考えるようになりました」（総務部 次長 太田賢一氏）

太田氏が不安に思っていたのは主に次の2点だったという。

「まず1つめが、手組みのシステムはメンテナンスが難しい点です。COBOLは若い社員にはあまり馴染みがない言語ですし、常に私がこのシステムに付きっきりというわけにもいきません。そして2つめが毎年変わる法令への対応です。社会保険料率の変更や税法の改定があり、その対応が負担になっていました。上司と今後の業務を相談し、上司から『手組みのソフト、パッケージソフト、どっちを選ぶ？』と聞かれ、『パッケージソフトです！』と答えました」（太田氏）

『PCAクラウド』による複数名の同時入力で、給与の支払い業務を滞らせる心配が解消

現在同社では『PCAクラウド』をBCPに限らず、日常業務の効率化へと着実に活かしている。その最大のメリットが、どこからでも複数名が同時に入力できる環境だ。現在は同時接続台数3台で、川越工場事務所と本社事務所(名古屋)で運用している。

「主に会計を担当している役員が本社に出向くことも多く、本社からでも川越工場事務所からでも、操作できる範囲に差をつけることなく会計処理を進められるようになりました。以前なら川越工場事務所でしかできなかった管理資料の出力が、本社からもできるようになった点は大きいです」（太田氏）

「給与については、特にこの日までに処理を終えていなければならないという期限があるため、『PCAクラウド』によって場所を選ばず、業務を進められる意味合いは大きいです」（太田氏）

他にももう一つ大きな導入効果があったという。それは1名だけに負担や責任が生じる業務を、『PCAクラウド』によって分散できたことだ。

「『PCAクラウド』の複数名による同時入力によって、作業を分担できるようになりました。つまり1名だけで入力する状態を避けることができ、総務部の従業員が等しく入力スキルを持てることになります。誰かが体調不良などで休んだ場合でも給与の支払い処理をとめずに進められます」（太田氏）

就業時間の集計は丸1日から約1時間へ短縮。データ化し分析することで、より働きやすい環境へ

同社の工場の勤務体系は、交替制ではなくシフト制だ。勤務時間は従業員の希望や繁忙期など様々な条件によって変わるため、シフトを随時調整する必要がある。以前はこの複雑な勤務時間の集計を手作業で計算していたという。

「従業員1名ずつ勤務時間を手作業で計算していました。ある程度シフトは決まっており、前もって計算できる部分もあったから対応できていたのですが、そこに残業時間の計算を含めると集計時間はかなりかかりました。以前は丸1日かけてその計算を行う月もありましたが、『PCA就業管理Xクラウド』と『PCA給与Xクラウド』を導入してからは約1時間。丸1日から約1時間への短縮です」（総務部 経理 主任 市川裕也氏）

同社では『PCA就業管理Xクラウド』と『PCA給与Xクラウド』によって就業時間管理を100％データ化したことで、それを活かした分析データも作成している。中でも実労働時間と時間外労働時間、さらに申請された残業時間をそれぞれ部署別・個人別などの一覧にし、申告漏れなどをチェック、必要に応じて所属長へ注意を促している。

「他にも『PCA給与Xクラウド』のデータから、扶養家族の年齢なども確認でき、小学校入学を迎える子供を持つ従業員がどのくらいいるのかなども知ることができます。それによって手当なども検討し、従業員が安心して長く働ける環境づくりに活かそうとしています」（太田氏）

『PCA給与X』は直感的に操作でき、時間をかけずに入力に慣れる

『PCAクラウド』、『PCA就業管理Xクラウド』、『PCA給与Xクラウド』によって業務の効率化を確実に実現した同社だが、PCAサービスの印象について市川氏は操作のしやすさを挙げる。
「『PCA給与Xクラウド』はメニュー画面にはじまりその後の各入力画面の操作も含めて、開くとどこに何があるのかがわかりやすい為、直感的な操作ができます。私も含めて総務部の社員はPCAに切り替えて1カ月もたたないうちに操作に慣れました。サポートセンターを利用することもありますが、疑問もその場で解決することが多いです」（市川氏）

同社では導入時の導入指導サービスも受けており、「導入支援で目の前で教えてもらったことも大きい」（市川氏）と評価している。同社ならではの複雑なシフトによる就業時間や残業時間の計算式は、導入支援時にある程度組み、その後に新しい社員が入社した際はその計算式を応用してスムーズに運用している。