税理士事務所に任せきっていた数字を、社内でタイムリーに管理したい

1997年に調剤薬局を開局し、その後順調に店舗数を増やしてきた株式会社みどり薬局。現在は訪問介護サービスや住宅型有料老人ホームなど介護事業も展開し、岩手県奥州市の地域医療・地域介護に欠かせない存在になっている。

これまで同社は給与支給の計算や会計処理全般を税理士事務所へ一任してきた。そのため正確な月次決算の報告には約1カ月の時間が必要で、売上や経費などを迅速に把握できていなかった。

「もともと当社は街の調剤薬局からスタートしました。おかげさまで店舗数は増えましたが、薬局の場合は処方箋をもとにレセコン^※3 に入力していくため、勤怠管理や売上などの数字管理は丸ごと税理士事務所へお任せしやすい環境でした。しかし介護事業やダイニングカフェなど事業が広がり、税理士事務所側にも負担をかける状況になっていきました。事業が広がったからこそ固定費などの数字を自分たちでタイムリーに確認できるシステムが必要だと考えました」（常務取締役 グリーンシティおおまち施設長 安藤正明氏）

• ※3「レセコン」：診療報酬明細書を作成するパソコンのこと

『PCAクラウド Web-API』により『kintone』との連携が可能に

同社では介護の仕事の全容をわかりやすく管理するために、サイボウズ株式会社の『kintone』を導入していた。主に訪問介護の現場における日報管理や利用者管理を行うアプリを利用していたが、介護スタッフの勤怠データも集計できることから、『kintone』のデータと給与ソフトを連携させる手段がないか、また同じく、会計の仕訳データを利用して予算実績管理ができないか検討し始めた。

「そして偶然が重なりました。私たちが『kintone』のデータと連携させられる給与・会計ソフトを探し始めた頃に、PCAが『PCAクラウド Web-API』のサービス開始を発表しました。そこで当社のシステム全般を担当しているICTラボラトリーズ株式会社に相談し、PCA導入を具体的に検討し始めました」（安藤氏）

ICTラボラトリーズ株式会社のSEである髙橋健悦氏は、『PCAクラウド Web-API』以外にも、他社を含めた様々なソフト、システムとの比較検討を行った。

「PCAを含めた各メーカーのソフトやシステムを、技術と予算の2つの軸で比較し一覧にまとめ、安藤さんと一緒に検討していきました。結論から言えば、PCAはAPI連携によって予算を抑えた中で、私たちが想定しているシステムにもっとも近いものを実現できそうでした。導入は2016年の夏頃でしたが、みどり薬局様が『PCAクラウド Web-API』×『kintone』を導入した最初のケースだったと聞きました。私たちのシステムの見直しと『PCAクラウド Web-API』のサービス開始が重なり、よいタイミングだったと思います」（髙橋氏）

Web-API連携によって、経営の鍵を握る固定費の内訳を早い時点で確認できる

現在、同社では『PCA給与Xクラウド』×『kintone』のWeb-API連携と『PCA会計Xクラウド』で、薬局6店舗以外にも訪問介護サービス、老人ホーム、ダイニングカフェなど全事業の会計・給与計算を実行できる環境だ。

従業員は自身の出退勤の時刻を『kintone』の勤怠管理アプリに入力。その勤怠データは勤怠管理アプリの「PCA給与連携ボタン」を押下することで、『PCA給与Xクラウド』に自動的に連携され、給与計算・銀行振込の処理まで実行できる。もちろん『PCA給与Xクラウド』単体でも勤怠データを入力することで給与明細出力までの処理はできるが、導入先の事情に応じて『PCA給与Xクラウド』にログインできる人や人数は限られる。

同社の場合、約70名にのぼる給与支払い対象者が各自で『PCA給与Xクラウド』に直接入力するわけにはいかない。そこで現場のスタッフに配布されるタブレットやスマートフォンから『kintone』に出退勤データを入力することで、一気に全員の勤怠データを集め、それを『PCA給与Xクラウド』に連携させる。

「当社のような薬局・介護事業は、今後、飛躍的な売上が見込める分野ではありません。薬も介護も厚生労働省によって値段は決められています。その中で収益を出すには、人件費や経費などの固定費を見直すことが必要です。ですから今回の『PCA給与Xクラウド』×『kintone』のWeb-API連携と『PCA会計Xクラウド』によって、当社にとって重要な部分にあたる固定費の数字をいつでも追えるようになり、早め早めの対策も打てるようになります」（安藤氏）

アウトソーシング事業者に入力を依頼し、効率的に数字を入出力し管理・把握

今回のPCAソフト導入に課された一番の目的は「税理士事務所に丸投げしていた数字を、自社でタイムリーに管理・把握すること」。今回その目的は達成できたわけだが、ここで一つ疑問も出てくる。それは、「今まで税理士事務所に一任していた状態から、いきなり社内で数字管理できるのか？」という従業員の能力・スキルに関する部分だ。同社の場合も社内に経理のエキスパートや会計ソフトに詳しい従業員がいる環境ではなかった。

「導入当初は『PCA会計X』『PCA給与X』を操作してみましたが、入力操作だけでなく用語や簿記の知識も必要で、なかなかスムーズにいきませんでした。そこで『PCA会計X』『PCA給与X』についてはアウトソーシング事業者に入力を委託することにしました。新しく人材を採用する場合とアウトソーシングを比べると後者の方が安く、本来の目的だった固定費削減にもつながります」（安藤氏）

アウトソーシング事業者とは『PCAクラウド』によって、いつでもどこでも最新の数字を共有できる。伝票はスキャンしてクラウドのフォルダに保存し、アウトソーシング事業者側はそれをもとに場所や時間を問わず入力し、安藤氏側は最終的な数字を効率的に確認できる。

「当社はまず、『PCA給与Xクラウド』×『kintone』のWeb-API連携と『PCA会計Xクラウド』で、コストを抑えた給与・会計の集計ができるようになりました。さらにアウトソーシング事業者にPCAソフトの入力を依頼することで、簿記や会計ソフトに詳しい従業員がいない中でも、確実な数字の入出力・管理ができるようになりました。固定費を増やさずに最善のやり方で目的を達成できています」（安藤氏）

次のステップとしては、同社独自の指標となる処方箋の発行実績や施設の利用者数と合わせ、会計の仕訳データをWeb-APIで抽出・集計し、『kintone』にて予実管理表を表示するといった予算実績管理を『PCA会計Xクラウド』×『kintone』連携で実現しようとしている。