地域に根差して80年。山形のオフィス環境を支えてきたメコム

山形県に本社を構える株式会社メコムは、今年で創業80周年を迎えた。創業当時は図面などの複写事業から始まり、OA機器の販売・保守、現在の総合ITソリューション・DX支援事業と歴史を築いてきた。同社が地域企業から厚い信頼を集め、「何かあったらメコムさん」と呼ばれるゆえんは、その一貫した姿勢にある。

「かねてより、機械を売って終わりではなく、サービスやメンテナンスまで、伴走できる商材を取り扱うという考え方でやってきました」

次期社長として経営の舵取りを担う安部晃史郎氏はそう語る。時代と共に、顧客の課題は手書きからソフトウェアへ、そしてクラウド化や省力化へと変化してきた。同社はそうした時代の波の中で、常に地域企業のオフィス環境を最前線で支え続けている。

同社は、1996年のフロッピー版の時代から『PCA 給与』を使い続けている長年のユーザーでもある。自社の基幹業務で日々使い込み、その利便性を深く理解しているからこそ、顧客へ自信を持って提供できる。この「ユーザー」と「販売店」という2つの視点を持つ独自の立ち位置が、同社の提案力の源泉となっている。

約120名分の勤怠確認に一人で対応。給与業務の周辺に残る手作業が負担に

一方で、自社の給与業務に目を向けると、長年利用してきた『PCA 給与』 の周辺には、まだ手作業に頼る業務が残っていた。特に負荷が大きかったのが勤怠管理である。

現在、同社では約110〜120名分の勤怠データを扱っているが、以前はExcel®の出勤簿をもとに、担当者が一人で勤務時間や休暇の状況を確認していた。さらに、別のワークフローシステムで申請された内容を確認し、手動でCSVデータを作成して『PCA 給与』へ取り込む必要があった。

「整合性を確かめるのが目視だったので、見逃しのリスクもありました。今考えると、大変だったなと思います」と、給与業務を担当する押野麻里子氏は振り返る。

年末調整も同様だった。紙での回収が中心だったため、各拠点や関連会社を含む従業員から必要書類を集め、内容を確認し、不備があれば差し戻す作業が発生していた。

『PCA 給与』は基幹業務を支えるシステムとして定着していたものの、このように勤怠管理や年末調整、各種申請といった周辺業務が個別に残っていたことで、担当者の負荷や確認作業の煩雑さが課題となっていた。

『PCAクラウド 給与』を基盤に、勤怠・年末調整までつながる運用へ

属人化や手作業の解消に向けて、同社が動いたきっかけの一つが、グループ会社間でのシステム統一だった。グループ全体でシステムを共通化し、設定や運用を共有することで、業務効率を底上げしようという方針だ。

その際、システム選定の軸となったのは、長年使い続けてきた『PCA 給与』だった。クラウド導入で『PCAクラウド 給与』を基盤とし、シームレスにデータ連携ができる勤怠管理システム「クロノスPerformance　X'sion」と、クラウド労務手続きシステム「オフィスステーション 年末調整」の組み合わせだ。

「他社システムも比較しましたが、やはり給与システムと連携しやすいものが良いという結論に至りました」と押野氏は語る。

『PCAクラウド 給与』と「クロノス」の連携で、給与処理を効率化

現在、同社では『PCAクラウド 給与』を基盤に、勤怠管理には「クロノスPerformance　X'sion」、年末調整には「オフィスステーション 年末調整」を活用している。日々の勤怠データをクロノスで管理し、給与計算に必要な情報を『PCAクラウド 給与』へ連携することで、以前のようにExcel®の出勤簿を確認し、手作業でCSVデータを作成する運用から大きく変化した。

以前は、押野氏が約120名分の出勤簿と申請内容を照合し、入力漏れや不自然な時間がないかを目視で確認していたが、現在は、勤怠データをシステム上で管理できるようになり、確認作業の負担が軽減された。以前のように特定の日に休みにくい状況も緩和されている。勤怠データの確認や集計にかかる時間が抑えられたことで、担当者が一人で抱え込む負荷は軽くなった。

押野氏は「少なくとも給与関係では残業はありません」と話しており、システム連携による効率化が、日々の働き方にも表れている。

また、『PCAクラウド 給与』では、給与・賞与データのインポートや汎用データの受入・作成機能も活用している。給与や勤怠のデータについても、個人別・部門別など確認したい単位に応じて出力し、チェック作業に役立てている。必要な情報を取り出して確認できることも、給与計算前の確認を進めやすくしている。

「オフィスステーション 年末調整」で、用紙の回収・確認業務を削減

もう一つ、大きな効果を感じているのが年末調整だ。拠点や関連会社を含めて約120名分を取りまとめる作業は、担当者にとって大きな負担だった。しかし現在は、「オフィスステーション 年末調整」の活用により、従業員は画面の案内に沿って必要項目を入力できるようになった。前年の情報をもとに入力を進めやすく、従業員側にとっても、何をどのように記入すればよいか分かりやすくなっている。

また、クラウドサービスであるため、会社にいる時だけでなく、自宅からでも申請できる。催促を受けた従業員が、手元の情報を確認しながら入力できる点も、紙運用にはなかった利便性の一つだ。

「項目がある程度出てくるので、答えれば済むようになりました。クラウドなので、会社にいなくても家で申請できますし、ガイドがあるので分からなくても記入しやすい。従業員の満足度向上にもつながったのではないかと思います」 と、各拠点や顧客先への移動も多いエリアマネージャーの鍛治修氏も評価している。

申請・確認業務のデジタル化が、働きやすい環境づくりにも貢献

システム連携の効果は、給与業務の効率化だけにとどまらない。勤怠管理の仕組みが整ったことで、時間単位有休の運用もしやすくなった。

「1時間有休や中抜けといった申請がしやすくなったことで、働き方や従業員満足度の向上につながったのではないかと思います」と、インストラクターたちをまとめるマネージャーの和田吉史氏も話す。

同社ではテレワークを継続している。子育て中の社員がいる部門では、子どもの学校や家庭の事情により出社が難しい場面もある。そのような時でも、クラウド上で申請や確認ができる仕組みは、働き方の選択肢を支える基盤となっている。

加えて、社会保険の手続きも電子で対応できるようになり、従来のように窓口へ出向く必要が減った。有休管理についても、誰がどの程度休暇を取得しているかを確認しやすくなり、管理業務の負担軽減につながっている。

さらに、Excel®やCSV出力を活用し、会計用データの作成にも役立てている。同社では部門分けなどの都合上、出力したデータを自社の運用に合わせて加工し、会計仕訳に活用している。給与データを必要な形で取り出せることも、実務に合わせて使い続けられる理由の一つである。

「AIと共育する」――地域企業とともに進める“半歩先”のDX

株式会社メコムでは、AI活用に悩む県内企業を対象とした伴走支援型サービス「MECOM AI Lab」も開始。ヒアリングを通じて顧客の課題を共に探り、AIを活用した解決方法を提示するほか、体験、学び、導入企業同士のつながりまで支援する取り組みを進めている。

AIに関心はあっても「自社業務にどう生かせるのか」が見えず、踏み出せない企業は少なくない。だからこそ同社は、ツールの紹介にとどまらず、業務課題の整理から活用イメージの具体化までを支援する。AIを特別なものではなく、日々の業務改善に使える選択肢として捉えられるよう後押ししている。

同社が掲げるのは、「AIと共育する」という考え方だ。導入して終わりではなく、地域企業がAIを実務に生かし続けられる環境をつくることだ。80周年を迎えたメコムは、PCA製品の活用で培った経験も提案力の一つに加えながら、“半歩先”のDXを地域企業とともに進めていく。