複数の支店を持つ企業の経理を、スピーディーに確実に処理したい

昭和59年の開設以来、30年にわたって「中小企業の経理をわかりやすく」をモットーに掲げてきた税理士笠原清明事務所。顧客の中には、本社以外に支店や営業所を持つ企業が少なくない。そのような場合、必ず問題になるのが支店の数字を本社の経理へ取り込むための手間と時間だ。

「A社の場合、20店舗のお店から本社へ出納帳がFAXで送られ、その数字を本社スタッフが再入力していました。しかし規模が大きくなるに連れ、事務量も残業も増える一方です。同様の悩みを多くの顧問先様から相談されていました」

このような事例の解決手段として、自社サーバーを利用したネットワーク化がある。しかし中小企業にとってサーバーの購入費用は高い。そこで「基本的にサーバーが要らない」＋「データを一元化でき、無駄な再入力をなくす」、それができるのが『PCAクラウド』だった。 同事務所ではPCAがクラウドサービスを開始して間もない2011年に導入したが、もちろん当初は不安や障害も大きかったという。

企業の特色に応じて、クラウドがもたらす効果も多様

このように顧問先のメリットを最優先に考え導入された『PCAクラウド』によって、次のような成功例を列挙していただいた。

B社の場合、社長夫人が経理を担当。家と会社のPCでUSBメモリを持ち運び処理を行っていたが、2台のPCを使うことでバックアップ・リカバリの手間もかかり、データが混ざって、最新の正確なデータがわからなくなってしまったことがあった。しかしクラウド導入によって、現在は最新データを確実に一元管理できている。

C社の場合、多くの営業社員が日本各地に出張しセールスを行っているが、旅費の精算はExcel®で作成し本社へ送信していた。本社経理スタッフはそのデータを会計ソフトに再入力していたが、会社規模が拡大し経理スタッフの負担はかなり重くなっていたという。そこで営業社員のノートPCに『PCA会計Ｘ クラウド』を導入。営業社員は自分の精算にかかる帳簿や勘定科目に直接入力でき、本社経理スタッフはその確認だけで済むようになった。営業社員からもExcel®データ作成の手間が省け、自動的に正しい数字が計算されるため便利だと好評だ。

D社では金融機関に急ぎで財務諸表を提出しなければならない場合でも、クラウドから印刷すればよいだけなので、すぐに準備ができることや、クラウド上のデータを会計事務所メンバーに確認してもらうことで、安心感が得られ高い評価をいただいている。

ほかにも『PCAクラウド』ならではのメリットはたくさんあると笠原氏は語る。例えば大きな会社の場合、経理部門が数字をつい抱え込んでしまう傾向がある。しかしクラウドならば、会計事務所側から数字を確認できるため、場合によっては不正防止の大きな歯止めにもなる。

会計事務所の場合、『PCA会計』や『PCA公益法人会計』などをクラウドで利用するケースが多いが、税理士笠原清明事務所では、『PCA商魂』『PCA商管』も積極的にクラウド利用を勧めている。同事務所が販売管理にも詳しいという背景もあるが、『PCA商魂』『PCA商管』が販売管理ソフトとして非常に優れているからだと笠原氏は評価しているからだ。

最後の重要な鍵は「会計事務所としての付加価値」

「経営トップの賢明な判断」「顧問先様のメリットを何よりも最優先」に加えて、もう一つ、会計事務所が顧問先へ『PCAクラウド』導入を勧める際の鍵になるのが、「会計事務所としての付加価値」だという。その一例が「ID設定（領域ユーザー、処理レベルの設定）」だ。

「クラウドでデータ共有できることは便利ですが、支店スタッフが本社の重要な経理データを見ることになっては困ります。そこで顧問先様のニーズや業種の特徴、会社規模など様々な点から、最も適切なID設定を行います。そして当事務所内でもダブルチェックを行い、実際に画面に入ってこのIDからは何と何が入力でき、何を閲覧できないかを再確認しています」

企業の経理担当者から「BPOプランの方がよいのか、それとも当社で直接『PCAクラウド』を契約した方がよいのか？」という質問を受けることもあるという。確かに台数によっては、直接企業が『PCAクラウド』を契約した方が安い場合もある。しかしBPOプランでは、このような会計事務所ならではの視点によるID設定、また同事務所では入力説明会等も開催しており、こういったノウハウを加えることで顧問先にメリットを与えられるのだと笠原氏は語る。

実際に『PCAクラウド』を途中でやめた企業がなく、毎月の使用料を高いと言う企業もない事実は、これらの付加価値がその要因だと考えられるだろう。

便利なツール有りきではなく、解決策の一つとしての『PCAクラウド』

笠原氏からは、今後のPCAのクラウドサービスに対する様々なアイデアや要望もいただいた。例えば、新しくBPOプランを始めることにした会計事務所にとって、不明点や疑問点は山のようにある。そこですでにBPOプランを開始している会計事務所が導入支援を行うこともできるだろう。

また、スマートデバイスをより多くの顧問先様に利用していただくために、業種に応じた『PCAクラウド スマートデバイスオプション』の機能があるとさらに便利に入力できるとも話す。そして「わかりやすさ」というキーワードは、常に意識してほしいと笠原氏は指摘する。

「正確さにこだわるあまり、技術者の言葉でマニュアルを作成しても、確かに表記のミスはありませんが一般の人には通じません。なるべく平易な言葉で、目的や疑問からたどっていけるようなマニュアル作りも期待しています」

『PCAクラウド』を便利なツールとしてとらえる以前に、顧客へのコンサルティングを重要視し、顧客の悩みや問題をじっくり聴き取り、その解決策の一つとして『PCAクラウド』があると考えている税理士笠原清明事務所。その姿勢がBPOプラン成功の大きな鍵になるのだろう。