1人のスペシャリストではなく、全員がスペシャリストになれる環境のために

現在、運送業を取り巻く環境は人手不足・燃料費高騰など、厳しい状況が続いている。その中でも、「社員が和気あいあいと働ける職場でありたい」と、働く環境に力を入れ、実際にそれを実現しているのが常陽運送株式会社だ。1人の社員にかかる負担を軽減でき、さらに運転手が安心して業務に従事できる環境を模索していたときに、『PCAクラウド』を知った。

それまで同社では、他社の会計・販売管理ソフトを1台の端末で使用していたが、不便も多く、さらに管理業務の将来を考えたときに不安があったという。

「以前は入力のたびに、事務員がわざわざ席を移動しなければなりませんでした。しかし『PCAクラウド』なら同時に同じデータにアクセスでき、作業効率も上がります。当然、『PCAクラウド』導入については費用対効果を厳しく判断させてもらいましたが、結果として便利に利用しています」（代表取締役 鶴田賢司氏）

「同じデータへの入力作業を数名の事務員が同時に行えることで、いろんな効果が生まれると考えました。以前ならそのソフトが入っている端末を使う社員が専門的に入力するしかありませんでしたが、クラウドによってすべての事務員がスペシャリストになれます。会計入力のスペシャリストが1人しかいない状況は、事務作業の遂行においていずれ大きな問題になる可能性がありました。『PCAクラウド』によって、そのリスクを取り除けたのです」（倉持氏）

①1人だけのスペシャリストを作らないこと。 ②経営者・管理者から見て作業の進捗がはっきりわかること。 ③事務作業全般の効率化。 の視点から『PCAクラウド』が選ばれ、2013年12月にテスト稼働。2014年4月から本稼働し、ほぼ半年が経過したが、「クラウドのメリットは大きい」（鶴田氏）と評価されている。

無制限に設定できるマスター登録で、運転手の適切で迅速な配置に活用

運送業ならではの、多様で複雑な資格や免許を管理する場合にも、『PCA人事管理X』は使いやすいという。

「大型免許・中型免許・大型トレーラーの牽引免許など、運送業ならではの様々な資格を管理しなければなりませんが、『PCA人事管理X』ではこれらの資格ごとに運転手を検索・抽出できる機能があり、当社ならではの項目も加えています」（倉持氏）

『PCA人事管理X』では様々なマスター登録ができ、追加するマスターの登録可能件数は無制限だ。一般的なメーカーや商社の場合は、学歴や語学レベル、あるいは出身地や趣味などの管理項目が使われ、商談に参加する社員の選出に利用できる。そして運送業である同社の場合は、免許や資格はもちろん、適性診断の結果やマイカー事情なども入力・登録されており、それぞれの運行にもっとも適した運転手を選ぶ際に活用している。

「なお、様々な入力項目が設定できるのはよいのですが、運送業の場合は資格や免許の種類がたくさんあり、その名称も複雑で長いものがあります。できれば項目の名称はもう少し長く設定でき、一般帳票（社員名簿）のレイアウトも、自由度が高いとさらによいですね」（倉持氏）

『PCAクラウド』だからできるスピード感のある人材活用

同社のように『PCA人事管理X』によって、多様で複雑な資格を管理している企業は多いが、倉持氏は『PCAクラウド』だからこそできる人事管理があると語る。

「Excel®でも、ある程度の人事管理データを作ることはできると思います。しかしExcel®のセルに入力していくのと、『PCA人事管理X』というソフトの画面に入力していくのとでは、使いやすさやミスの軽減などは大きく違ってくると思います。さらに『PCAクラウド』によって、常に最新の状況をつかめることに意味があります。Excel®データの場合、更新は月に1回程度になってしまう会社が多いかと思いますが、クラウドなら随時データを更新でき、運転手が新しい資格を取れば、すぐにその情報を活用でき、運送ルートに適した運転手を瞬時に検索できます。事務の人員は少ないですが、その分をクラウドでカバーしています」（倉持氏）

角度を変えた売上データを作成。気になる燃料費も細かく分析

同社では『PCA会計Xクラウド』『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』『PCA給与Xクラウド』も導入しており、効率的に運用されている。『PCA会計Xクラウド』は毎日の振替伝票入力などの基本的な入力から予算入力までほぼすべてのメニューが使われており、『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』では連携機能が上手に活用されている。

「以前の他社ソフトでは、この連携機能がなかったため入力回数も多く使いづらかったのですが、『PCA商魂Xクラウド』『PCA商管Xクラウド』を連携させることで販売管理がしやすくなりました」（倉持氏）

角度を変えた売上データを作成するために、「備考欄」もよく使われている。「備考欄に車両番号を入力することで、いろいろな集計がとれます。また、様々な部門に分けた集計ができ、期間を指定したうえで車両別・業者別での燃料費の計算などもしやすいですね。また、操作そのものがしやすいので、わからない部分も自分で触っているうちに解決することが多いです。それでもわからない場合はすぐにサポートセンターを利用していますが、対応もよくて説明もわかりやすいです」（事務担当 小池美香氏）

今後も、従業員の負担を軽減できるシステム作りに期待

業務のノウハウをすべての事務スタッフで共有しながら進めていける点。運送ルートにもっとも適した資格を持つ運転手を、最新データから迅速に配置できる点など、『PCAクラウド』のメリットを業務に巧みに活用させている同社。他にも、災害リスクを想定した場合の「安心感」もあるという。

「『PCAクラウド』のバックアップ機能があることで、もし仮に震災などでパソコンなどのハードが故障した場合でも、データは守られます。つまりこれはOS変更などの事情でパソコンを入れ替えた場合も同じで、最初に設定した台数であればどのパソコンからでも接続でき、バージョンアップ費も不要。ランニングコストの面でもメリットがあると考えました」（倉持氏）

代表取締役の鶴田氏から、運送業という仕事とPCA製品による効率化について、示唆に富んだ言葉をいただいた。

「運送業はお客様の元に荷物を届ける産業で、何かを創り出すという仕事ではありません。しかし物流が止まると人々の生活は成り立たなくなるとても必要な産業です。決して表に出て目立つ仕事ではありませんが、その中でも当社で働く人には和気あいあいと気持ちよく仕事をしてもらいたい。そのためにもPCAには今後も業務を効率化させ、従業員の負担を軽減できるソフト作りに期待しています」（鶴田氏）